Secretary – Secrétaire
Position Description
Job percentage : 23% of 35 hours/week
THE POSITION
Joining our school means joining a community committed to education, inclusion, success and personal, social and academic growth. We are looking for a motivated, dynamic and reliable individual to perform a variety of secretarial tasks and represent our school during initial contacts with students and their families.
RESPONSIBILITIES
- Maintain files and registers and classify files and documents.
- Process and distribute mail to appropriate recipients.
- Write acknowledgements, letters and simple notes.
- Research and gather information to complete forms, reports, and correspondence.
- Participate in the purchase of school items and supplies, performing transcription and verification tasks.
- Loan and retrieve volumes and manage the sale of school supplies.
- Perform compilation, verification, and registration tasks.
- Use appropriate computer software for word processing and database management.
- Provide occasional assistance to colleagues in the use of specific software and programs.
- Introduce new secretaries to the job.
- Enter texts and various data into the computer from a variety of sources, presenting them in the form of letters, tables, reports, etc.
- Check texts for spelling and grammatical correctness and report any necessary corrections.
- Receive and route telephone calls, providing general information.
- Perform other related tasks as required.
Social Advantages
- Sick leave
- Insurance
- Paid holidays
- Dental insurance
- Employee Assistance Program (EAP)
- Pension scheme
- Holidays
- Free parking
- Continuing Education
- Recognition of years of service
- Reimbursement of mileage
The use of the masculine gender has been adopted in order to lighten the text and has no discriminatory intent.
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Pourcentage de la tâche: 23% de 35 heures.
LE POSTE
Intégrer notre école signifie rejoindre une communauté engagée dans l’éducation, l’inclusion, le succès et l’épanouissement personnel, social et académique. Nous sommes à la recherche d’une personne motivée, dynamique et fiable pour exécuter diverses tâches de secrétariat et représenter notre établissement lors des premiers contacts avec les élèves et leurs familles.
LES RESPONSABILITÉS
- Tenir à jour des dossiers et des registres, et effectuer le classement des dossiers et documents.
- Traiter le courrier et le distribuer aux destinataires appropriés.
- Rédiger des accusés de réception, des lettres ou des notes simples.
- Rechercher et recueillir des informations pour remplir des formulaires, des rapports et de la correspondance.
- Participer aux opérations d’achat d’articles et de fournitures scolaires, en réalisant des tâches de transcription et de vérification.
- Prêter et récupérer des volumes et gérer la vente d’articles scolaires.
- Réaliser des travaux de compilation, de vérification et d’inscription.
- Utiliser les logiciels informatiques appropriés pour effectuer le traitement de texte et la gestion des bases de données.
- Apporter une aide ponctuelle à des collègues dans l’utilisation de logiciels et programmes spécifiques.
- Initier les nouveaux secrétaires au travail.
- Saisir des textes et diverses données à l’ordinateur à partir de sources variées, en les présentant sous forme de lettres, tableaux, rapports, etc.
- Vérifier l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes saisis et signaler les corrections nécessaires.
- Recevoir et acheminer les appels téléphoniques, fournissant des renseignements généraux.
- Accomplir toute autre tâche connexe, selon les besoins.
Avantages sociaux
- Congés de maladie
- Assurance
- Congés payés
- Assurance dentaire
- Programme d’aide aux employés (PAE)
- Régime de retraite
- Vacances
- Stationnement gratuit
- Formation continue
- Reconnaissance des années de service
- Remboursement du kilométrage
L’utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d’alléger le texte et n’a aucune intention discriminatoire.