|
Traitement et administration de la paie
- Effectue des tâches administratives et techniques liées au traitement et à l'administration de la paie.
- Collecte, vérifie, saisit et met à jour les informations sur la paie et l'emploi des employés dans les systèmes de paie et de ressources humaines.
- Traite les affectations, les changements de statut, les changements de salaire, les congés, les retours au travail, les licenciements et d'autres transactions liées à l'emploi.
- Vérifie les feuilles de temps, les heures supplémentaires, les primes, les allocations, les déductions et d'autres informations liées à la paie.
- Traite et valide les changements des employés affectant le salaire, les avantages sociaux, les cotisations à la retraite et d'autres déductions sur la paie.
- Effectue des calculs liés aux ajustements de salaire, paiements rétroactifs, paies de vacances, congés, trop-perçus, recouvrements et autres transactions de paie.
- Prépare et traite les demandes de chèques post-paie pour les ajustements salariaux, paiements rétroactifs, corrections, remboursements et autres transactions liées à la paie.
- Effectue des audits de paie et des rapprochements afin d'identifier et de corriger les écarts.
- Fait le suivi des informations en cours et veille à ce que les transactions de paie soient complétées dans les délais établis.
Retraite et rapports gouvernementaux
- Prépare et soumet la déclaration annuelle à Retraite Québec, assurant l'exactitude et l'exhaustivité des revenus dignes de pensionné, du service et des informations sur les employés.
- Prépare les relevés d'emploi (RE) pour la fin d'emploi, les congés parentaux, les mises à pied cycliques et d'autres situations nécessitant un RE.
- S'assure que les RE sont exactes et soumises dans les délais prescrits.
- Communique régulièrement avec Service Canada concernant les RE, les demandes liées à l'assurance-emploi, les corrections et les demandes d'informations supplémentaires.
- Fait un suivi auprès des agences gouvernementales pour résoudre des divergences ou des problèmes liés à l'emploi des employés et aux informations sur la paie.
- Aide aux activités de paie de fin d'année, y compris la préparation et la vérification des bulletins de revenus et des documents connexes.
Assurance collective et avantages sociaux
- Administre les dossiers d'assurance collective des employés, y compris les inscriptions, les changements, les licenciements et les ajustements de primes.
- Maintient des informations précises sur la couverture des employés et les assurances dans les systèmes appropriés.
- Garantit que les déductions sur la paie reflètent fidèlement la couverture d'assurance collective des employés.
- Communique avec les employés, les assureurs et les départements internes pour résoudre les questions et demandes liées à l'assurance.
- Fournit de l'information et de l'aide aux employés concernant les prestations, les déductions, les cotisations à la retraite et d'autres questions liées à la paie.
Soutien aux employés et à la direction
- Répond aux demandes des employés, gestionnaires, écoles et départements concernant la paie, le salaire, les déductions, les congés, les avantages sociaux, les pensions et les questions connexes.
- Fournit de l'information et de l'aide concernant les relevés de paie, les documents fiscaux, les cotisations de pension, l'assurance collective et d'autres documents de paie.
- Prépare la correspondance, les formulaires, les rapports et la documentation liés à la paie, aux avantages sociaux, à la retraite et aux transactions d'emploi.
- Collabore avec les ressources humaines, les finances, les écoles et d'autres ministères pour résoudre les problèmes liés à la paie et au dossier d'emploi des employés
Conformité, rapports, systèmes et contrôles de qualité
- Veille à ce que les transactions de paie respectent les conventions collectives, les grilles salariales, les politiques d'emploi ainsi que la législation et la réglementation applicables
- Applique des dispositions relatives aux salaires, primes, allocations, congés, avantages sociaux, déductions et autres conditions d'emploi.
- Aide à la mise en œuvre des procédures de paie et des modifications résultant de règlements de convention collective, d'exigences législatives ou de programmes gouvernementaux.
- Maintient des registres exacts, complets et confidentiels de la paie et des avantages sociaux des employés.
- Assure la confidentialité et la sécurité des renseignements sur la paie et les employés conformément à la législation, aux politiques et aux procédures organisationnelles applicables.
- Prépare des rapports, des listes, des calculs et des informations statistiques nécessaires à l'administration de la paie et aux rapports financiers.
- Participe aux tests et à la validation des changements du système de paie et identifie les problèmes de saisie de systèmes ou de données.
- Aide aux mises à jour du système, à l'amélioration des processus et à la mise en œuvre de nouvelles procédures de paie.
- Collabore avec les auditeurs externes en leur fournissant les documents, rapports et renseignements justificatifs liés à la paie, répond à leurs demandes de renseignements et contribue au suivi et à la résolution des éléments soulevés dans le cadre des audits.
- Maintient la documentation appropriée et les systèmes de dépôt pour les transactions liées à la paie.
Responsabilités administratives générales
- Organise et priorise le travail pour respecter les échéances récurrentes de paie, de gouvernement, de pension, d'assurance et financières.
- Coordonne avec les départements internes et les organisations externes pour obtenir les informations requises et compléter les transactions liées à la paie.
- Fournit un soutien administratif et technique aux services de paie selon les besoins.
- Effectue d'autres tâches connexes conformes aux responsabilités du poste.
|
|
Scolarité
Rencontrez l'un des profils suivants :
- Détenir un diplôme d'études collégiales en Techniques de l'administration générale (administration des affaires) ou dans un autre programme technique approprié
- Détenir un diplôme ou une attestation d'études reconnue comme équivalente par l'autorité compétente
Expérience et autres exigences
- Bilingue, français et anglais (oral et écrit)
- Expérience en administration de la paie, en gestion des ressources humaines ou en fonctions techniques similaires
- Maîtrise de la suite Microsoft Office, en particulier avec Excel, Word, SharePoint et Teams ainsi que l'environnement Google
- Grande attention aux détails et à la précision, capacité à analyser l'information
- Solides compétences organisationnelles, capacité à gérer plusieurs priorités et échéances récurrentes strictes
- Excellentes compétences en communication et en service à la clientèle
- La connaissance du GRICS, en particulier du système Paie et GRH et du module Postes, serait considérée comme un atou
Le processus d'évaluation pour ce poste peut inclure des tests administratifs.
|
