Office Agent, Class II
Position Description
Affichage : SEPB-UB2122.019 Affiché le 13 septembre, 2021: DATE LIMITE : LE 21 SEPTEMBRE, 2021 AVANT 16 H
La Commission scolaire Sir-Wilfrid-Laurier souhaite pourvoir un projet spécial à temps partiel d’agente ou d’agent de bureau pour l’école primaire Terry Fox.
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT
Le directeur d’école
HORAIRE DE TRAVAIL
Lundi au vendredi de 16 h 30 à 17 h 30
NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer diverses tâches administratives peu complexes selon des directives, des méthodes ou des procédures précises et nécessitant des choix routiniers basés sur un nombre limité d’éléments
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
La personne salariée de cette classe d’emplois compile des données, effectue des calculs simples et en produit des rapports.
Elle remplit des formulaires, des fiches, des bons de commande, des lettres types, des avis ou toute autre pièce simple du même genre et les expédie, au besoin.
Elle reçoit et transmet des appels téléphoniques; elle prend et transmet les messages et les télécopies; elle fournit les renseignements d’ordre général au téléphone ou en personne; elle accueille et, au besoin, dirige les visiteurs; elle remplit des rapports relatifs aux appels téléphoniques; elle enregistre des messages pour le répondeur.
Elle effectue la saisie, à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de toute autre source; elle vérifie l’exactitude de ces entrées ou celles de diverses listes ou documents. Elle peut être appelée à exercer une surveillance dans les locaux à l’occasion de passation de tests d’aptitude.
Elle peut être appelée à recevoir, estampiller, trier et classer le courrier et voit à sa distribution. Elle peut, au besoin, photocopier des documents.
Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.
Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe II. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente;
Posséder des notions en bureautique;
Avoir l’habileté de communiquer efficacement en français et en anglais.
SALAIRE
À déterminer en fonction de la convention collective en vigueur, de l’expérience et des documents à l’appui (min. 19,98 $ – max. 20,84 $ l’heure).
Posting: SEPB-UB2122.019 Posted September 13, 2021: CLOSING DATE: SEPTEMBER 21, 2021 AVANT 16 H
The Sir Wilfrid Laurier School Board is seeking to fill a part-time special project of Office Agent, Class II at Terry Fox Elementary.
IMMEDIATE SUPERVISOR
The School Principal
SCHEDULE
Monday to Friday from 4:30 pm to 5:30 pm
NATURE OF THE WORK
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of relatively simple administrative duties according to established instructions, methods or procedures and requiring routine decisions based on a limited number of elements.
CHARACTERISTIC FUNCTIONS
The employee in this class of employment compiles data, performs simple calculations and prepares reports.
The employee fills out forms, cards, purchase orders, form letters, notices or any other simple document of the same nature and forwards them, as required.
He or she takes and transfers telephone calls; receives and forwards messages and faxes; provides information of a general nature on the telephone or in person; greets and, if necessary, directs visitors. He or she drafts notes concerning telephone calls. He or she records answering-machine messages.
The employee may be required to enter, in a computer, texts and various data from manuscripts or other sources; he or she verifies the accuracy of the data or any other data contained on a list or document.
The employee may be required to carry out supervision in premises where aptitude tests are being administered. The employee may be required to receive, stamp, sort and file mail and ensures its distribution. If need be, he or she may photocopy documents.
The employee uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; he or she uses e-mail. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used. The employee may be required to train new class II office agents
If need be, he or she performs any other related duty.
Required Qualifications
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority;
Have some knowledge of office automation;
Have the ability to work effectively in French and in English.
SALARY
To be determined in accordance with the collective agreement in effect, the experience and supporting documents (between $19.98 and $20.84 per hour).