Position Description

Réussir dans les deux langues! – Success in both languages!

Ressources humaines ? Human Resources

POSSIBILITÉ D’EMPLOI –

SECRÉTAIRE D’ÉCOLE

POSSIBILITY OF EMPLOYMENT –

SCHOOL SECRETARY

La Commission scolaire Riverside est à la recherche de personnes

disponibles pour faire du remplacement de personnel comme secrétaire d’école,

sur appel. L’embauche pourrait éventuellement mener à un emploi régulier.

Riverside School Board is seeking available individuals to replace

personnel as school secretary, on call. The

hiring could eventually result in a regular position.

NATURE DU TRAVAIL:

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe

d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la

bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la

responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de

l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation

professionnelle.

NATURE OF WORK:

The principal and customary work of employment

consists in assisting one or more persons in carrying out secretarial tasks. As

well as ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth

operation of the school or centre by assuming the responsibility and

coordination of the administrative tasks or school or adult education or

vocational training centre secretaries.

TÂCHES:

Planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que

l’école se conforme aux diverses obligations administratives, fait le suivi et

effectue les rappels appropriés. Répond aux demandes et doléances et apporte

des solutions dans la mesure de sa compétence; informe sur les décisions et

directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés. Collige

les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son

élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes

budgétaires; effectue la tenue des livres comptables de l’école et des

activités parascolaires, le paiement des factures et les dépôts bancaires;

concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour

diverses activités ou campagnes de financement. Compile les demandes de

matériel du personnel de l’école, vérifie les disponibilités budgétaires et les

prix auprès des fournisseurs; procède aux achats ou remplit les bons de

commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution. Dresse la

liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et

voit au remplacement du personnel absent. Responsable de la tenue de registres

et dossiers concernant l’inscription des élèves, l’assiduité du personnel et

des élèves, la paie du personnel temporaire, les bulletins, la déclaration de

l’effectif scolaire et le transport scolaire; vérifie les données nécessaires,

les saisit, produit et transmet les rapports; remplit divers formulaires.

Répond aux besoins des élèves; au besoin, prodigue les premiers soins. Examine

le courrier, prépare les réponses, achemine le tout à la personne concernée et

en assure le suivi; prépare la synthèse des problèmes et questions complexes

avant de les transmettre à la personne concernée. Rédige, à partir

d’indications sommaires, des notes de service, des infolettres ou des

communiqués; participe à l’élaboration du système de classement; archive les

documents de l’école selon la politique en vigueur. Utilise les logiciels Word,

Excel, Dofin, Achat et GPI. Peut être appelé à maintenir le site web de l’école

et à coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.

CHARACTERISTIC FUNCTIONS:

Plans and organizes secretarial work so that the

school complies with administrative obligations, carries out the follow-up and

the appropriate reminders. Responds to requests and complaints and tries to

resolve problems within his or her competence; provides information on the

decisions and directives normally applicable to the problems reported to him or

her. Compiles the necessary information for the preparation of the budget,

participates in preparing it, monitors it and prepares reports on the budget

balances; keeps the accounting books of the school and of extracurricular

activities, pays invoices and makes bank deposits; reconciles accounts, keeps a

petty cash and collects funds raised during fund-raising events. Compiles

requests for materials from school staff, verifies budget allocations and

prices with suppliers; purchases goods or fills out purchase orders as well as

receives and distributes goods. Prepares the list of teachers available for

substitution and ensures that absent employees are replaced; responsible for

keeping registers and files on student registration, staff and student

absences, temporary staff payroll, report cards, declaration of student

enrolment and student transportation. Verifies the necessary data, enters it,

produces and forwards reports and fills out forms. Responds to students’ needs;

if necessary administers first aid. Handles the mail, prepares a draft

response, forwards it to the person concerned and ensures the follow-up;

prepares a summary of complicated problems and issues before forwarding them to

the person concerned. Drafts, from brief notes, memorandums, newsletters or

bulletins; takes part in setting up a filing system; archives school documents

according to the policy in effect. Uses Word, Excel, Dofin, Achat and GPI. May

be required to maintain the school website and coordinate work of the support

staff. If

need be, performs any other related duties.

QUALIFICATIONS:

DEP en secrétariat ou diplôme de 5e secondaire ou diplôme ou attestation

d’études dont l’équivalence est reconnue et quatre (4) années d’expérience

pertinente.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

Diploma of Vocational Studies

(DVS) in secretarial studies or Secondary School Diploma or diploma or

attestation of studies recognized as equivalent and four (4) years of pertinent

experience.

AUTRES

EXIGENCES:

Connaissance en bureautique.

Excellente connaissance de la langue anglaise et française, parlée et

écrite.

Titulaire d’un document datant d’au plus trois (3) ans, attestant la

réussite d’un cours de secourisme général d’une durée minimale de huit (8)

heures ou un cours d’appoint d’une durée minimale de six (6) heures visant la

mise à jour des connaissances acquises dans le cadre du cours de huit (8)

heures.

OTHER REQUIREMENTS :

Basic knowledge of office

automation.

Excellent English and French

language skills (written and spoken).

Certificate dated no more than

three (3) years attesting to the successful completion of a standard first aid

course of a minimum eight (8) hour duration or a refresher course of a minimum

six (6) hour duration updating the skills acquired in the eight (8) hour

course.

LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE

SOUMISES PAR L’INTERMÉDIAIRE DE

APPLY TO EDUCATION.

Pour obtenir de l’aide avec

apply to education, veuillez appeler leur service à la clientèle au 1-877-900-5627

ou à info@applytoeducation.com

APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED THROUGH

APPLY TO EDUCATION.

For assistance with apply to education, please call their customer

service department at 1-877-900-5627 or info@applytoeducation.com

La Commission scolaire Riverside souscrit à un

programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités

visibles et ethniques, les autochtones et les personnes présentant un handicap

à poser leur candidature.

Riverside School Board has

implemented an Equal Access Employment Program and encourages applications from

women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and people

with disabilities.

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