AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I / OFFICE AGENT, CLASS I
Position Description
Réussir dans les deux langues! – Success in both languages!
Ressources humaines ? Human Resources
AVIS NO. 129 AFFICHAGE: 2022.02.08
AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I (40%)
PROJET SPÉCIAL
Ce poste temporaire à temps partiel est présentement disponible et ce, jusqu’au 30 juin 2022 , aux bureaux administratifs de la Commission scolaire Riverside situés au 7525 chemin de Chambly, à Saint-Hubert.
NATURE DU TRAVAIL:
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer diverses tâches administratives selon des directives, des méthodes ou des procédures précises et nécessitant des choix routiniers basés sur un nombre limité d’éléments.
TÂCHES :
La personne salariée de cette classe d’emplois compile des données, effectue des calculs simples et en produit des rapports; remplit des formulaires, des fiches, des bons de commande, des lettres types, des avis ou toute autre pièce simple du même genre et les expédie, au besoin.
La personne répond aux demandes faites au service des archives.
Elle reçoit et transmet des appels téléphoniques; prend et transmet les messages et les télécopies; fournit les renseignements d’ordre général au téléphone ou en personne; accueille et, au besoin, dirige les visiteurs; remplit des rapports relatifs aux appels téléphoniques; elle enregistre des messages pour le répondeur et remplace la réceptionniste sur une base quotidienne;
Elle effectue la saisie, à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de toute autre source; vérifie l’exactitude de ces entrées ou celles de diverses listes ou documents.
Elle peut être appelée à exercer une surveillance dans les locaux à l’occasion de passation de tests d’aptitude.
Elle peut être appelée à recevoir, estampiller, trier et classer le courrier et voit à sa distribution; peut, au besoin, photocopier des documents.
Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; utilise le courrier électronique.
Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.
Elle peut être appelée à apporter une aide à des collègues en cas de débordement de travail.
Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe 1.
L’employé sera appelé à soutenir le bureau du directeur général et celui du secrétaire général.
L’employé sera tenu de répondre à la correspondance reçue via info@rsb.qc.ca.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES :
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.
AUTRES EXIGENCES :
Avoir des connaissances en bureautique.
Avoir une excellente connaissance de l’anglais et du français, parlé et écrit de la langue française et anglaise, à l’oral et à l’écrit.
HORAIRE : Mardi et jeudi de 8h30 à 16h30, avec une pause repas d’une heure.
TRAITEMENT : 302,40 $ à 338,10 $ par semaine de 14 heures, selon qualifications et expérience.
LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES AU PLUS TARD LE 17 FÉVRIER 2022 À 16H PAR L’INTERMÉDIAIRE DE APPLY TO EDUCATION
La Commission scolaire Riverside souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes présentant un handicap à poser leur candidature
NOTICE NO. 129 POSTING: 2022.02.08
OFFICE AGENT, CLASS I (40%)
SPECIAL PROJECT
This temporary part-time special project position is currently available until June 30, 2022 , at the administrative offices of Riverside School Board located at 7525 chemin Chambly, Saint-Hubert, Quebec, J3Y 0N7
NATURE OF THE TASK:
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties according to established instructions, methods or procedures and requiring routine decisions based on a limited number of elements.
CHARACTERISTIC FUNCTIONS:
• The employee in this class of employment compiles data, performs simple calculations and prepares reports; fills out forms, cards, purchase orders, form letters, notices or any other simple document of the same nature and forwards them, as required;
• The employee responds to requests made to the Archives Department;
• The employee takes and transfers telephone calls; receives and forwards messages and facsimiles; provides information of a general nature on the telephone or in person; greets and, if necessary, directs visitors; drafts notes concerning telephone calls; records answering-machine messages and replaces the Receptionist as needed daily.
• The employee may be required to enter, in a computer, texts and various data from manuscripts or other sources; verifies the accuracy of the data or any other data contained on a list or document.
• The employee may be required to carry out supervision in premises where aptitude tests are being
• administered.
• The employee may be required to receive, stamp, sort and file mail and ensures its distribution. If need be,may photocopy documents.
• The employee uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; he or she uses e-mail.
• The employee may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.
• The employee may be required to help, on occasion, colleagues with overflow of work.
• The employee may be required to train new class 1 office agents.
• The employee will be required to support the office of the Director General and that of the Secretary General
• The employee will be required to respond to the correspondence received via info@rsb.qc.ca
• If need be, he or she performs any other related duty.
REQUIRED QUALIFICATIONS:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have at least one (1) year of pertinent experience.
OTHER REQUIREMENTS:
Have a basic knowledge of office automation.
Excellent knowledge of English and French, spoken and written.
Excellent organizational skills and the ability to relate well with the public and staff are important assets.
SCHEDULE: Tuesday and Thursday, from 8:30 a.m. to 16:30 p.m. with a one-hour meal break.
SALARY: $302.40 to $338.10 per 14-hour week, according to qualifications and experience.
APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED BEFORE 4:00PM ON FEBRUARY 17, 2022 THROUGH
APPLY TO EDUCATION.
Riverside School Board has implemented an Equal Access Employment Program and encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and people with disabilities.