Career Detail

AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I / OFFICE AGENT, CLASS I

Position Description

Réussir dans les deux langues! – Success in both languages!

Ressources humaines ? Human Resources

AVIS NO 133 AFFICHAGE : 2022.02.14

AGENTE OU AGENT DE BUREAU CLASSE I (100 %)

REMPLACEMENT

Ce poste temporaire à temps plein (remplacement de congé de maternité) est disponible à partir du 7 mars 2022, et ce, jusqu’au 30 juin, 2022, avec possibilité de prolongation. Le bureau principal du Centre ACCESS-Cleghorn est situé au 163 rue Cleghorn à Saint-Lambert, avec possibilité de télétravail et de déplacements entre Centres.

NATURE DU TRAVAIL : Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.

TÂCHES : La personne salariée est responsable de l’inscription des élèves ainsi que le dossier des finances, incluant les achats, la petite caisse, les dépôts bancaires et la codification des factures. La personne salariée de cette classe d’emplois s’assure du respect des normes, règlements, directives, politiques, méthodes et procédures applicables et pour ce faire, selon le cas, elle rédige, dresse, confectionne, vérifie et effectue le suivi de factures, de bons de commande, de récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de taxation, les demandes de financement, des statistiques, des relevés, des formulaires, des inventaires ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce cadre, elle recueille, valide et compile les données qui lui sont nécessaires.

Elle effectue la tenue de livres comptables, entre les écritures dans les journaux, concilie des comptes, encaisse des paiements au comptoir, par courrier ou par mode direct, fait des paiements et des dépôts, codifie les dépenses, tient une petite caisse et effectue certains achats de valeur relativement peu élevée; elle compile les données budgétaires, collabore à l’élaboration du budget d’une unité ou d’un service et informe sur les soldes budgétaires.

Elle communique avec des personnes de la commission ou de l’extérieur pour obtenir ou fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les normes et les règlements et transmettre des décisions; elle rédige la correspondance inhérente à ses tâches.

Selon les instructions, elle effectue l’ensemble des opérations administratives reliées aux tests d’aptitude et fait passer des examens.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe I ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS : Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

AUTRES EXIGENCES :

Solides connaissances en bureautique.

Connaissances des applications Jade/Charlemagne et GRICS, un atout.

Excellente connaissance de la langue anglaise et française, à l’oral et à l’écrit.

Solides compétences pour le travail d’équipe, excellentes aptitudes en collaboration et en relations interpersonnelles.

HORAIRE : 8 h 00 à 16 h 00 avec une heure pour le repas

TRAITEMENT : 756,00 $ à 845,25 $ par semaine de 35 heures, selon qualifications et expérience.

LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES AU PLUS TARD LE 23 FÉVRIER 2022 À 16H PAR L’INTERMÉDIAIRE DE APPLY TO EDUCATION.

La Commission scolaire Riverside souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes présentant un handicap à poser leur candidature.

NOTICE NO 133 POSTING: 2022.02.14

OFFICE AGENT CLASS I (100%)

REPLACEMENT

This full-time temporary position (maternity leave replacement) is available starting March 7, 2022 to June 30, 2022, with a possibility of an extension. Primary office located at ACCESS Cleghorn, 163 rue Cleghorn in Saint-Lambert, with possibility of tele-work and travel between Centres.

NATURE OF WORK:

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties of a complex nature according to established methods and procedures.

CHARACTERISTIC FUNCTIONS:

The primary function in this position will be registration of students and servicing students and agencies as required. The employee in this class of employment ensures that the applicable practices, regulations, directives, policies, methods and procedures are respected. To do so, he or she drafts, prepares, creates, verifies and follows up on invoices, purchase orders, receipts, lists and various registers, such as payroll, absence, leave or taxation registers, funding requests, statistics, statements, forms, inventories and any other administrative report, table or document of the same nature; in this context, gathers, validates and compiles the necessary data.

He or she keeps accounting books, makes journal entries, reconciles accounts, receives payments at a counter, in the mail or by direct payment, makes payments and deposits, codes expenditures, keeps a petty cash and makes purchases of a nominal value; compiles budget data, participates in preparing the budget of a unit or a department and conveys budget balances.

He or she contacts persons in and outside the school board to obtain or provide information related to his or her duties, determines deadlines, makes practices and regulations known and conveys decisions. He or she drafts correspondence related to his or her duties.

As instructed, the employee carries out administrative operations related to aptitude tests and administers the tests.

The employee uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; he or she carries out research on the Internet; uses e-mail. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.

The employee may be required to train new class I office agents as well as to coordinate the work of support staff.

If need be, he or she performs any other related duty.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have one (1) year of pertinent experience.

OTHER REQUIREMENTS:

Excellent computer skills.

Excellent customer service approach.

Familiarity with Jade/Charlemagne and GRICS applications, an asset.

Excellent knowledge of English and French, spoken and written.

Knowledge of a third language, an asset.

Strong collaboration and team work skills, highly skilled in interpersonal interactions.

SCHEDULE: Monday to Friday 8:00 a.m. to 4:00 p.m. with a 60-minute meal break.

SALARY: $756.00 to $845.25 per 35-hour week, according to qualifications and experience.

APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED BEFORE 4:00PM ON FEBRUARY 23, 2022 THROUGH APPLY TO EDUCATION.

Riverside School Board has implemented an Equal Access Employment Program and encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and people with disabilities.

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