Temporary 5 Hours Secretary
Position Description
Commission Scolaire New Frontiers
New Frontiers School Board
Offre D’emploi: NFSB2021-022-171
POSTE TEMPORAIRE
SECRÉTAIRE
5 Heures par semaines
CENTRE DE FORMATION PROFESSIONNEL NOVA
Veuillez poser votre candidature au plus tard le 22 mars, 2022, en visitant notre site internet à www.csnf.qc.ca par l’intermédiaire, d’Apply to Education
QUALIFICATIONS REQUISES
Scolarité et expérience
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT
Directrice du Centre Nova située à Chateauguay
HORAIRE DE TRAVAIL
5 heures par semaine – du lundi au vendredi – 12h00-13h00
DATE DE DÉBUT
Immédiatement et jusqu’au 30 juin 2022.
RÉMUNÉRATION
$ 22.18 to $24.13 de l’heure en conformité avec les échelles salariales par le ministère.
EXIGENCES DE LA COMMISSION SCOLAIRE
Compétences écrites et orales dans les deux langues officielles;
Avoir de solides compétences interpersonnelles;
Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft et du traitement de texte;
Autre exigence
Avoir des connaissances en bureautique.
NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
La personne salariée de cette classe d’emplois effectue la saisie à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de diverses sources qu’elle présente sous forme de lettres, tableaux, rapports et autres; elle vérifie l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes qu’elle saisit et signale les corrections à apporter; elle reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements généraux; elle tient à jour des dossiers et des registres et effectue le classement des dossiers et des documents; elle prend connaissance du courrier et le remet aux destinataires; elle rédige des accusés de réception, des lettres ou des notes simples; elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans des formulaires qu’elle remplit ou dans des rapports et dans la correspondance.
Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle effectue des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général relativement à la suppléance du personnel enseignant ou, plus particulièrement avec les parents, concernant la fréquentation scolaire; elle participe aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification; elle prête et récupère des volumes; elle effectue les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires.
Elle peut être appelée à effectuer des travaux de compilation, de vérification et d’inscription.
Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle utilise le courrier électronique; elle effectue, au besoin, des recherches sur Internet. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
Job Offer: NFSB2021-022-171
TEMPORARY
Secretary
5 hrs/ week
NOVA CAREER CENTER
Please apply by March 22, 2022 by visiting our website at www.nfsb.qc.ca All applications will be directed through the Apply to Education platform.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Schooling and experience
Hold a Diploma of Vocational Studies (DVS) in secretarial studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have four (4) years of pertinent experience.
IMMEDIATE SUPERVISOR
Centre Director at Nova Career Center located in Chateauguay
WORK SCHEDULE
5 hours per week – Monday to Friday – 12h00 to 13h00
EFFECTIVE DATE
Immediately and until June 30, 2022.
REMUNERATION
$ 22.18 to $24.13 In conformity with the salary scales set by the MEQ.
BOARD REQUIREMENTS
Experience:
Written and oral proficiency in the two official languages.
Strong interpersonal skills.
Word processing and spreadsheet software.
OTHER REQUIREMENTS
Have a basic knowledge of office automation.
NATURE OF THE WORK
The principal and customary work of the employee in this class of employment consists in assisting one or more persons in carrying out secretarial tasks.
CHARACTERISTIC FUNCTIONS
The employee in this class of employment enters texts and various data in a computer from manuscripts or various sources and produces letters, tables, reports and other documents; verifies the spelling and grammar rules in the texts entered and identifies the corrections to be made; receives and transfers telephone calls and provides general information; updates records and registers and files records and documents; opens and forwards the mail to the persons to whom it is addressed; drafts acknowledgements of receipt, simple letters or notes; finds and collects information to be included on forms that he or she fills out or in reports and correspondence.
As instructed and within the limits of his or her function, the employee relays telephone messages and information of a general nature concerning supply teachers or, more specifically, to parents, concerning school attendance; takes part in bulk purchases of school supplies and articles by carrying out transcription and verification duties; loans and retrieves books; carries out duties related to the sale of school supplies.
He or she will be required to compile, verify, and enter data.
He or she uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets, and in-house programs; uses e-mail, and carries out research on the Internet. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.
The employee may be required to train new secretaries.
If need be, he or she performs any other related duty.