Office Agent Principal Class
Position Description
NOTICE OF VACANCY PLEASE POST
ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED
Applicants are invited to apply for this vacancy. Please submit your letter of application and current curriculum vitae NO LATER THAN 4:30 P.M. ON April 7, 2021,to the attention of Martine St-Pierre, Assistant Director – Department of Human Resources. Please mention the posting number when applying.
OFFICE AGENT PRINCIPAL CLASS
HUMAN RESOURCES
1925 Brookdale, Dorval, Quebec
Director: Alana Quinn-Leroux
Status of post: Regular full-time
Start date: Immediate
Working Schedule: 35 hours per week
Qualifications:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have six (6) years of pertinent experience.
AND
Have a thorough knowledge of office automation.
Other Requirements:
Must possess excellent written and verbal skills in both French and English
Must have strong mathematical and problem-solving analytical skills
Must have knowledge in Microsoft Office, Access, Excel and Word
Testing required
Excellent interpersonal and communication skills
Above-average ability to deal with public in a professional manner
Above-average organizational skills and the ability to meet strict deadlines for payroll
Ability to multi-task and work effectively under pressure
Ability to work as part of a team
Able to carry out the responsibilities and duties of the job with minimal supervision
Be willing to work flexible hours during very busy periods
Knowledge of GRICS payroll system would be an asset
Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :
$23.12 To $28.31 per hour
Nature of the work
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in organizing, coordinating and monitoring the work performed by his or her team composed of administrative support staff. This class of employment also includes employees who perform principally and customarily highly specialized work characterized by the complexity1, expertise2 and autonomy3 required.
Daily Tasks/Dossiers:
Processing Transaction Forms (payroll)
Daily assistance to school secretaries and daycare technicians
Daily assistance to employees
Provide Legal Counsel with payroll information requested in Subpoena received for an employee
Creation of wage slip jobs in Paie and supporting secretaries/daycare technicians in how/when to enter payments
Generation and transmission of ROE
Running of lists in Access before each pay calculation
AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER
LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.
Les candidats sont invités à postuler pour ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, D’ICI 16h30, LE April 7, 2021 à l’attention de MartineSt-Pierre, directrice adjointe – service des Ressources Humaines. Veuillez mentionner le numéro de poste lors de la demande.
AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE PRINCIPALE
SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
1925, avenue Brookdale, Dorval, Québec
Directrice: Alana Quinn-Leroux
Statut du poste : Régulier à temps plein
Horaire de travail: 35 heures par semaine
Date de début: Immédiatement
Qualifications requises:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.
ET
Avoir des connaissances approfondies en bureautique.
Autres exigences:
Posséder d’excellentes compétences à l’écrit et à l’oral en français et en anglais
Faire preuve d’un solide esprit mathématique et analytique en résolution de problèmes
Avoir une connaissance des logiciels Microsoft Office, Access, Excel et Word
Examens exigés
Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et communications
Avoir une capacité supérieure à la moyenne pour traiter avec le public de manière professionnelle
Avoir des habiletés d’organisation supérieures à la moyenne et la capacité de respecter les échéanciers serrés de la paie
Avoir une capacité d’exécuter plusieurs tâches à la fois et de travailler efficacement sous pression
Avoir la capacité de travailler en équipe
Être capable d’assumer les responsabilités et les tâches de l’emploi avec une supervision minimale
Accepter de travailler selon un horaire flexible lors des périodes très occupées
La connaissance du système de paie GRICS serait un atout.
Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES:
23.12 $ à 28.31 $ par heure
Nature du travail
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son équipe composée du personnel de soutien administratif.
Cette classe d’emplois comprend également les personnes salariées qui, de façon principale et habituelle, effectuent des travaux hautement spécialisés qui se caractérisent par la complexité1, l’expertise2 et l’autonomie3 qu’ils requièrent.
Tâches quotidiennes/Dossiers
Traiter les formulaires de transactions (PAIE)
Aider quotidiennement les secrétaires d’école et aux Techniciens en services de garde
Aider quotidiennement les employés
Fournir au conseiller juridique l’information de la paie demandée dans les assignations reçues pour un employé
Créer des tâches de traitement de fiches de paie et aider les secrétaires/techniciennes en service de garde sur le moment et la manière d’entrer les paiements
Produire et transmettre les relevés d’emploi
Exécuter les listes dans Access avant chaque calcul de la paie