Career Detail

Vacant 20 Hours Office Agent Class II – (Evening)

Position Description

Commission Scolaire New Frontiers

New Frontiers School Board

VACANT

OFFICE AGENT CLASS II (12-Months)

20 hrs/week (Evenings)

NOVA CAREER CENTRE

Please apply by June 20, 2022 by visiting our website at www.nfsb.qc.ca All applications will be directed through the Apply to Education platform.

NATURE OF THE WORK

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of relatively simple administrative duties according to established instructions, methods or procedures and requiring routine decisions based on a limited number of elements.

CHARACTERISTIC FUNCTIONS

The employee in this class of employment compiles data, performs simple calculations and prepares reports. The employee fills out forms, cards, purchase orders, form letters, notices or any other simple document of the same nature and forwards them, as required. He or she takes and transfers telephone calls; receives and forwards messages and facsimiles; provides information of a general nature on the telephone or in person; greets and, if necessary, directs visitors. He or she drafts notes concerning telephone or in person; greets and, if necessary, directs visitors. He or she drafts notes concerning telephone calls. He or she records answering-machine messages. The employee files documents, books and cards; he or she repairs damaged books; carries out; the loan of audiovisual documents, equipment and books; if necessary, collects fines.

The employee may be required to enter, in a computer, texts and various data from manuscripts or other sources; he or she verifies the accuracy of the data or any other data contained on a list or document. The employee may be required to carry out supervision in premises where aptitude tests are being administered. The employee may be required to receive, stamp, sort and file mail and ensures its distribution. If need be, he or she may photocopy documents. The employee uses a computer, the necessary software required to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets, and in-house programs; he or she uses e-mail. He or she may be required to help on occasion, colleagues with the common software and programs used.

The employee may be required to train new class II office agents.

If need be, he or she performs any other related duty.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Schooling and experience

Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority.

OTHER REQUIREMENTS

Have some knowledge of office automation.

BOARD REQUIREMENTS

Experience:

The employee organizes confidential student files, assessment reports and other confidential records.

He or she prepares and organizes meeting documents and materials.

He or she assists with the collection of data for statistics.

He or she photocopies, collates and organizes documents and exams

Written and oral proficiency in the two official languages

Experience with international student registration, an asset

Knowledge of Microsoft Office Suite

Good telephone skills

Good interpersonal skills

IMMEDIATE SUPERVISOR

Centre Director of Nova Career Centre in Chateauguay

WORK SCHEDULE

20 hours per week – Monday to Friday – 4:00 to 8:00 pm

EFFECTIVE DATE

July 1, 2022

REMUNERATION

$21.73 to $22.65 per hour in conformity with the salary scales set by the Ministry.

**“The New Frontiers School Board is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce, encouraging all qualified applicants to apply. We are committed to developing inclusive, barrier-free selection processes and work environments.”

POSTE VACANT

AGENT(E) DE BUREAU CLASSE II (12 MOIS)

20 HEURES PAR SEMAINE (SOIR)

CENTRE DE FORMATION PROFESSIONNEL NOVA

Veuillez poser votre candidature au plus tard le 20 juin, 2022 , par l’intermédiaire, d’Apply to Education en visitant notre site internet à www.csnf.qc.ca

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer diverses tâches administratives peu complexes selon des directives, des méthodes ou des procédures précises et nécessitant des choix routiniers basés sur un nombre limité d’éléments.

Attributions caractéristiques

La personne salariée de cette classe d’emplois compile des données, effectue des calculs simples et en produit des rapports.

Elle remplit des formulaires, des fiches, des bons de commande, des lettres types, des avis ou toute autre pièce simple du même genre et les expédie, au besoin.

Elle reçoit et transmet des appels téléphoniques; elle prend et transmet les messages et les télécopies; elle fournit les renseignements d’ordre général au téléphone ou en personne; elle accueille et, au besoin, dirige les visiteurs; elle remplit des rapports relatifs aux appels téléphoniques; elle enregistre des messages pour le répondeur. Elle classe des documents, des livres et des fiches; elle répare des livres; elle effectue le prêt de livres, d’appareils et de documents audiovisuels; au besoin, elle perçoit les amendes des retardataires. Elle effectue la saisie, à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de toute autre source; elle vérifie l’exactitude de ces entrées ou celles de diverses listes ou documents. Elle peut être appelée à exercer une surveillance dans les locaux à l’occasion de passation de tests d’aptitude. Elle peut être appelée à recevoir, estampiller, trier et classer le courrier et voit à sa distribution. Elle peut, au besoin, photocopier des documents.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe II.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS REQUISE

Scolarité

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

Autre exigence

Avoir des connaissances en bureautique.

EXIGENCES DE LA COMMISSION SCOLAIRE

L’employé organise les fichiers confidentiels des étudiants, des rapports d’évaluation et autres documents confidentiels

Gérer des dossiers et en particulier les dossiers de développement des étudiants internationaux

Il ou elle prépare et organise les documents et matériels nécessaire aux réunions.

Il ou elle aide à la collecte de données pour les statistiques.

Il ou elle photocopie, rassemble et organise des documents et des examens

Maîtrise orale et écrite dans les deux langues officielles

Expérience avec l’inscription des étudiants étrangers, un atout

Connaissance de la Suite Microsoft Office

Bonnes aptitudes téléphoniques

Bonnes aptitudes interpersonnelles

Connaissance des logiciels de bibliothèque

SUPÉRIEUR IMMÉDIAT

Directrice du Centre Nova á Châteauguay

HORAIRE DE TRAVAIL

20 heures par semaine – Lundi au vendredi – 16h00 – 20h00

DATE DE DÉBUT

Le 1e juillet, 2022

RÉMUNÉRATION

$21.73 – $22.65 de l’heure en conformité avec les échelles salariales par le ministère.

**“Comme employeur, la commission scolaire New Frontiers souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif en encourageant toutes les candidates et tous les candidats qualifiés à présenter une demande. Nous nous sommes engagés à créer un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et équitables.”

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