Career Detail

AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I / OFFICE AGENT, CLASS I

Position Description

Réussir dans les deux langues! – Success in both languages!

Ressources humaines ? Human Resources

Avis no. 180 à 189 Affichage: 2022.06.21

Agent de bureau, classe l

Ces postes sont disponibles à partir du 1er juillet 2022 dans les différents départements, écoles ou centres Access de la commission scolaire Riverside.

Veuillez indiquer le numéro de poste auquel vous postulez.

AVIS

#

École

Centre ou

Département

Statut du

Poste

Heures/

semaine

Horaire

Information sur le poste

180

Services

Complémentaires

Commission scolaire

Régulier

35

Lundi à vendredi

08H30 à 16H30

Pause repas – 60 minutes

Selon le plan de la classification

181

ACCESS

Cleghorn

Remplacement

temporaire

35

Lundi à vendredi

08H30 à 16H30

Pause repas – 60 minutes

Selon le plan de la classification

182

ACCESS

Brossard

Temporaire

projet

spécial

1 an

35

Lundi, mercredi, vendredi

8H00 to 16H00

mardi & jeudi 12H30 to 20H30

pause repas – 60 minutes

En plus des responsabilités décrites dans le plan de classification, l’employé sera appelé à valider l’admissibilité des étudiants en fonction des règlements prédéterminés du ministère de l’Éducation ;

Ils ouvriront les dossiers physiques des étudiants, entreront avec précision les données des étudiants dans le logiciel Jade, répondront aux demandes de renseignements des étudiants en plus de prendre les rendez-vous et les paiements ;

Ils aideront à la préparation et à la surveillance des examens ainsi qu’aux dossiers financiers tels que la petite caisse ;

L’employé sera également chargé de répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel ;

Connaissance des applications Jade/Charlemagne et GRICS, un atout.

183

ACCESS

Cleghorn

Temporaire

projet

spécial

1 an

35

Lundi à vendredi

08H00 à 16H00

Pause repas – 60 minutes

En plus des responsabilités décrites dans le plan de classification, la fonction principale de ce poste sera l’inscription des étudiants du campus en ligne d’ACCESS, la saisie des notes et le service aux étudiants ainsi qu’aux agences, selon les besoins ;

Connaissance des applications Jade/Charlemagne et GRICS, un atout ;

Connaissance d’une troisième langue, un atout.

184

ACCESS

Cleghorn

Temporaire

projet

spécial

1 an

35

Lundi à vendredi

08H00 à 16H00

Pause repas – 60 minutes

En plus des responsabilités décrites dans le plan de classification, la fonction principale de ce poste sera l’inscription des étudiants du campus en ligne d’ACCESS, la saisie des notes et le service aux étudiants ainsi qu’aux agences, selon les besoins ;

Connaissance des applications Jade/Charlemagne et GRICS, un atout

Connaissance d’une troisième langue, un atout.

185

Étudiants

Internationaux

Commission scolaire

Temporaire

projet

spécial

1 an

35

Mardi à samedi

13H00 à 20H00

Pause repas – 60 minutes

En plus des responsabilités décrites dans le plan de classification, l’employé doit avoir accès à un véhicule car il peut être amené à visiter des écoles et/ou des familles d’accueil.

186

ACCESS

Brossard

Temporaire

projet

spécial

1 an

35

Lundi à vendredi

08H30 à 16H00

Pause repas – 60 minutes

Selon le plan de la classification

187

bureau du Directeur général et du Secrétaire général

Commission scolaire

Remplacement

temporaire

35

Lundi à vendredi

08H30 à 16H30

Pause repas – 60 minutes

En plus des responsabilités décrites dans le plan de classification, l’employé devra soutenir le bureau du directeur général et celui du secrétaire général ;

Il sera tenu de répondre à la correspondance reçue via info@rsb.qc.ca

(travail en présence uniquement)

188

ACCESS

Cleghorn

Remplacement

temporaire

35

Lundi à vendredi

08H30 à 16H30

Pause repas – 60 minutes

En plus des responsabilités décrites dans le plan de classification, la fonction principale de ce poste sera l’inscription des étudiants, l’entrée des notes et le service aux étudiants et aux agences selon les besoins ;

Connaissance des applications Jade/Charlemagne et GRICS, un atout ;

Connaissance d’une troisième langue, un atout

189

St. Johns

École secondaire

Remplacement

temporaire

15

Lundi à vendredi

08H30 à 11H30

Selon le plan de la classification

NATURE DU TRAVAIL :

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.

TÂCHES :

La personne salariée de cette classe d’emplois s’assure du respect des normes, règlements, directives, politiques, méthodes et procédures applicables et pour ce faire, selon le cas, elle rédige, dresse, confectionne, vérifie et effectue le suivi de factures, de bons de commande, de récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de taxation, les demandes de financement, des statistiques, des relevés, des formulaires, des inventaires ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce cadre, elle recueille, valide et compile les données qui lui sont nécessaires.

Elle effectue la tenue de livres comptables, entre les écritures dans les journaux, concilie des comptes, encaisse des paiements au comptoir, par courrier ou par mode direct, fait des paiements et des dépôts, codifie les dépenses, tient une petite caisse et effectue certains achats de valeur relativement peu élevée; elle compile les données budgétaires, collabore à l’élaboration du budget d’une unité ou d’un service et informe sur les soldes budgétaires.

Elle communique avec des personnes de la commission ou de l’extérieur pour obtenir ou fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les normes et les règlements et transmettre des décisions; elle rédige la correspondance inhérente à ses tâches.

Selon les instructions, elle effectue l’ensemble des opérations administratives reliées aux tests d’aptitude et fait passer des examens.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe I ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS :

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

AUTRES EXIGENCES :

Avoir des connaissances en bureautique.

Avoir une excellente connaissance de l’anglais et du français, parlé et écrit de la langue française et anglaise, à l’oral et à l’écrit.

TRAITEMENT : 782,60 $ à 875,00 $ par semaine de 35 heures, selon qualifications et expérience.

LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES AU PLUS TARD LE 28 JUIN 2022 À 16H PAR L’INTERMÉDIAIRE DE APPLY TO EDUCATION.

La Commission scolaire Riverside souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes présentant un handicap à poser leur candidature.

NOTICE no.180 TO 189 POSTING 2022.06.21

OFFICE AGENT, CLASS l

These positions are available starting July 1, 2022, within the Riverside School Board offices, schools and Access Centres.

Please indicate the posting number you are applying for.

Notice

#

School

Centre or Department

Status of position

Hours/

week

Schedule

Information on the position

180

Board

Complimentary services

Regular

35

Monday to Friday

08H30 to 16H30

meal break – 60 minutes

As per the Classification Plan

181

ACCESS

Cleghorn

Temporary replacement

35

Monday to Friday

08H30 to 16H30

meal break – 60 minutes

As per the Classification Plan

182

ACCESS

Brossard

Temporary

Special project

1 year

35

Monday, Wednesday, Friday

8H00 to 16H00

Tueday & Thursdday

12H30 to 20H30

Meal break – 60 minutes

In addition to the responsibilities outlined in the classification plan, the employee will be required to validate student eligibility based on predetermined Department of Education regulations;

They will open student physical files, accurately enter student data into the Jade software, respond to student inquiries in addition to making appointments and payments ;

They will assist with exam preparation and proctoring as well as financial records such as petty cash ;

The employee will also be responsible for answering phone and email inquiries ;

Knowledge of Jade/Charlemagne and GRICS applications an asset.

183

ACCESS

Cleghorn

Temporary

Special project

1 year

35

Monday to Friday

08H00 to 16H00

Meal break – 60 minutes

In addition to the responsibilities outlined in the classification plan, the primary function of this position will be ACCESS online campus student registration, grade entry, and service to students as well as agencies as needed;

Knowledge of Jade/Charlemagne and GRICS applications a plus;

Knowledge of a third language, a plus.

184

ACCESS

Cleghorn

Temporary

Special project

1 year

35

Monday to Friday

08H00 to 16H00

Meal break – 60 minutes

In addition to the responsibilities outlined in the classification plan, the primary function of this position will be ACCESS online campus student registration, grade entry, and service to students as well as agencies as needed ;

Knowledge of Jade/Charlemagne and GRICS applications, an asset

Knowledge of a third language, an asset.

185

Board

International students

Temporary

Special project

1 year

35

Tuesday to Saturday

13H00 to 20H00

Meal Break – 60 minutes

In addition to the requirements outlined in the Classification Plan, the employee must have access to a vehicle as he or she may be required to visit schools and/or visit host families. As per the Classification Plan

186

ACCESS

Brossard

Temporary

Special project

1 year

35

Monday to Friday

08H30 to 16H30

Meal break – 60 minutes

As per the Classification Plan

187

Board

DG Office

Temporary replacement

35

Monday to Friday

08H30 to 16H30

Meal break – 60 minutes

In addition to the responsibilities outlined in the classification plan, the employee will be required to support the office of the Executive Director and the Office of the Corporate Secretary;

Will be required to respond to correspondence received via info@rsb.qc.ca

(in presence work only)

188

ACCESS

Cleghorn

Temporary replacement

35

Monday to Friday

08H00 to 16H00

Meal break – 60 minutes

The primary function in this position will be registration of students, mark entry and servicing students and agencies as required;

Familiarity with Jade/Charlemagne and GRICS applications, an asset;

Knowledge of a third language, an asset.

189

St. Johns

High school

Temporary replacement

15

Monday to Friday

08H30 to11H30

As per the Classification Plan

NATURE OF WORK:

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties of a complex nature according to established methods and procedures.

CHARACTERISTIC FUNCTIONS:

The employee in this class of employment ensures that the applicable practices, regulations, instructions, policies, methods and procedures are respected. To do so,

he or she drafts, prepares, creates, verifies and follows up on invoices, purchase orders, receipts, lists and various registers, such as payroll, absence, leave or taxation registers, funding requests, statistics, statements, forms, inventories and any other administrative report, table or document of the same nature; in this context, gathers, validates and compiles the necessary data.

He or she keeps accounting books, makes journal entries, reconciles accounts, receives payments at a counter, in the mail or by direct payment, makes payments and deposits, codes expenditures, keeps a petty cash and makes purchases of a nominal value; compiles budget data, participates in preparing the budget of a unit or a department and conveys budget balances.

He or she contacts persons in and outside the school board to obtain or provide information related to his or her duties, determines deadlines, makes practices and regulations known and conveys decisions. He or she drafts correspondence related to his or her duties.

As instructed, the employee carries out administrative operations related to aptitude tests and administers the tests.

The employee uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; He or she carries out research on the Internet; uses e-mail. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.

The employee may be required to train new class I office agents as well as to coordinate the work of support staff.

If need be, he or she performs any other related duty.

REQUIRED QUALIFICATIONS:

Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have one (1) year of pertinent experience.

OTHER REQUIREMENTS :

Have a basic knowledge of office automation

Excellent knowledge of English and French, spoken and written.

SALARY: $782.60 to $875.00 per 35-hour week, according to qualifications and experience.

APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED BEFORE 4:00PM ON JUNE 28, 2022 THROUGH

APPLY TO EDUCATION.

Riverside School Board has implemented an Equal Access Employment Program and encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and people with disabilities.

Return to Careers Listing