Secrétaire De Gestion / Executive Secretary
Position Description
Réussir dans les deux langues! – Success in both languages!
Ressources humaines ? Human Resources
AVIS NO 195 AFFICHAGE : 2022.06.21
SECRÉTAIRE DE GESTION
Ce poste régulier à temps plein sera disponible au centre administratif de la Commission scolaire Riverside, au département des ressources financières, à compter du 1 juillet, 2022.
NATURE DU TRAVAIL :
Le rôle principal et habituel de l’employé de cette classe consiste à remplir, de façon autonome, les fonctions de nature complexe de secrétaire auprès du département des ressources financières.
La personne retenue effectuera les tâches suivantes :
L’employé répond aux demandes d’information concernant le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, les règlements ou d’autres sujets liés aux fonctions exécutées.
Au besoin, l’employé émet des rappels, transmet la documentation pertinente, gère le courrier entrant et sortant et trouve, recueille et compile l’information pertinente.
Dans les limites des fonctions qui lui sont assignées, l’employé prépare des ébauches de réponses aux demandes de renseignements et veille à ce que le suivi et les échéanciers appropriés soient respectés.
L’employé accueille les visiteurs au département des ressources financières, fournit toute information relevant de sa compétence ou les renvoie aux personnes concernées.
L’employé répond aux écoles dans le cadre de leurs opérations quotidiennes ainsi que dans les situations d’urgence.
L’employé organise des réunions, convoque les participants et prépare les dossiers nécessaires
L’employé prépare une ébauche de l’ordre du jour sur des sujets reçus et, si nécessaire, assiste aux réunions, prend des notes et prépare une ébauche du procès-verbal.
L’employé rédige des notes de service ou des bulletins, établit et tient à jour le système de classement et les documents d’archives au besoin.
L’employé peut parfois avoir à relire ou traduire des documents.
L’employé utilise un ordinateur et les logiciels nécessaires pour s’exercer à ses fonctions liées au traitement de texte, à la saisie de bases de données, aux feuilles de calcul et aux programmes à l’interne; peut être tenu d’aider, à l’occasion, leurs collègues à utiliser les logiciels et les programmes courants.
L’employé peut être tenu de former de nouveaux/ nouvelles secrétaires de gestion et de coordonner le travail de personnel de soutien.
Au besoin, exerce toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS REQUISES :
Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat, être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.
AUTRES EXIGENCES:
Possède une connaissance approfondie de la bureautique;
Possède une excellente connaissance des applications Office 365;
Est autonome, respecte la confidentialité, a de fortes habiletés organisationnelles, est attentif/attentive au détail.
Excellente connaissance du français et de l’anglais, parlé et écrit ;
A un bon jugement, est capable de prendre des décisions et a de bonnes compétences organisationnelles;
Le bon jugement, les compétences pour la prise de décision et tenue des documents sont essentiels ;
Avoir une connaissance du logiciel GPI est un atout
HORAIRE : Du lundi au vendredi, de 8H30 à 16H30 (une heure pour le repas).
TRAITEMENT : 788,90 $ à 910,00 $ par semaine de 35 heures, selon qualifications et expérience.
LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES AU PLUS TARD LE 28 JUIN, 2022 16H PAR L’INTERMÉDIAIRE DE APPLY TO EDUCATION.
La Commission scolaire Riverside souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes présentant un handicap à poser leur candidature.
NOTICE NO. 195 POSTING: 2022.06.21
EXECUTIVE SECRETARY
This regular full-time position will be available as of July 1 2022, at the Riverside School Board office, in Financial Resources department.
NATURE OF WORK:
The principal work of the employee in this class consists of performing, in an autonomous manner, secretarial duties of a complex nature for the financial resources department.
The successful candidate will perform the following tasks:
The employee responds to information requests concerning the follow-up of files and meetings, policies, regulations or other subjects related to the duties performed.
As necessary, they will issue reminders, forward pertinent documentation, manage incoming and outgoing mail, and find, gather and compile pertinent information.
Within the limits of their assigned duties, the employee will prepare draft responses to inquiries and ensure that appropriate follow-up and timelines are met.
The employee greets visitors to the financial resources department, provides any information within his or her competence or refers them to the persons concerned; as instructed, he or she keeps the agenda of the person or persons for whom he or she works.
They will respond to schools in the context of their daily operations as well as in emergency situations.
The employee organizes meetings, convenes participants and prepares the necessary files.
They prepare a draft agenda of the subjects received and, if necessary, attend meetings, take notes and prepare a draft of the minutes.
The employee drafts memorandums or bulletins, sets up and maintains the filing system and archives documents as required.
They may be asked, at times, to proofread and/or translate documents.
The employee uses a computer and the necessary software to perform their duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; they may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.
They may be required to train new executive secretaries and to coordinate the work of support staff.
If need be, they perform any other related duty.
QUALIFICATIONS:
Hold a Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have four (4) years of pertinent experience.
OTHER REQUIREMENTS:
Has sound knowledge of office automation;
Has excellent knowledge of Office 365 applications;
Is autonomous, respects confidentiality, has strong organizational skills, is attentive to detail;
Has strong time management skills and works well collaboratively within a team;
Excellent knowledge of French and English, both written and spoken;• Good judgement, decision-making and record keeping skills are essential;
Knowledge of GPI software is an asset.
SCHEDULE: Monday to Friday, from 8:30 a.m. to 4:30 p.m. (one hour lunch).
SALARY : $788.90 to $910.00 per 35-hour week, according to qualifications and experience.
APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED BEFORE 4:00PM ON June 28, 2022 THROUGH APPLY TO EDUCATION.
Riverside School Board has implemented an Equal Access Employment Program and encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and people with disabilities.