Position Description

Réussir dans les deux langues! – Success in both languages!

Ressources humaines ? Human Resources

AVIS NO. 20 AFFICHAGE

2022.08.08

ATTACHÉ OU ATTACHÉE D’ADMINISTRATION (100%)

Temporaire

Ce poste temporaire à temps plein comme professionnel(le) est présentement disponible au sein du département des services éducatifs aux bureaux de la Commission scolaire Riverside, situés au 7525, chemin de Chambly, StHubert, Québec, J3Y 0N7.

NATURE DU TRAVAIL

Sous la supervision de la direction des services éducatifs, ce poste comprend notamment, la participation à l’élaboration, la mise à jour et l’application des politiques, des procédures et des processus administratifs d’une ou de plusieurs unités administratives de la commission scolaire; il comporte également la supervision et la coordination du travail du personnel de soutien associé à son secteur d’activités, ainsi que l’étude et l’analyse de différents dossiers en vue de faire des recommandations et d’en assurer le suivi. La personne retenue travaillera de près avec l’équipe des services éducatifs et les équipes écoles. Cet employé peut aussi, dans le cadre de ces fonctions, aider le personnel cadre.

La personne retenue effectuera les tâches suivantes :

L’employé identifie les besoins en ressources humaines et matérielles dans son secteur d’activités et effectue certaines démarches en vue de l’embauche ou l’acquisition de celles-ci.

L’employé établit les besoins, et collabore au développement, à l’implantation et la mise à jour des programmes et des systèmes informatiques liés à son champ d’activités; donne de la formation à d’autres membres du personnel quant à l’utilisation de logiciels informatiques.

L’employé élabore, rédige, planifie, applique, contrôle et met à jour la règlementation, les directives, les procédures et les processus administratifs liés à la mise en oeuvre des activités de l’organisation scolaire, notamment en matière de soutien au personnel administratif des écoles; évalue les besoins en termes de formation (secrétaires d’école, TOS, etc. ainsi que les administrateurs dans tous les domaines non pédagogiques); supervise l’allocation de la formation requise en temps opportun (y compris la technologie, les ressources humaines, les finances, la paie, etc.); suit les actions et révise les plans, et agit en tant que liaison pour toutes les questions relatives à l’organisation scolaire.

L’employé recommande le choix des normes et procédures appropriées aux besoins identifiés; évalue les résultats.

L’employé participe à l’élaboration et applique des outils de planification et de contrôle budgétaire; voit à ce que le suivi budgétaire soit fait et s’assure que chaque unité respecte les normes administratives en vigueur.

L’employé analyse les éléments de revenus et dépenses et en fait rapport, reçoit et analyse les demandes budgétaires et participe à l’élaboration des prévisions budgétaires.

L’employé conseille ou assiste les gestionnaires, travaille avec les professionnels et le personnel de soutien, et veille au respect des politiques et règlements en vigueur.

L’employé collabore avec tous les membres du service éducatif sur le dossier de la sécurité de l’information afin d’établir des plans et d’identifier des actions à court, moyen et long terme; évalue et analyse les zones de vulnérabilité et supervise l’examen des plans conçus en collaboration, sur la base de ce suivi.

L’employé effectue des études et des analyses de dossiers, contrats, ententes et autres documents; donne des avis et fait des recommandations afin d’y apporter des corrections et des mises à jour; prépare des contrats et des ententes et en supervise l’application.

QUALIFICATIONS REQUISES

Diplôme universitaire de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié, notamment : administration.

AUTRES EXIGENCES

Excellente connaissance de l’anglais et du français, à l’écrit comme à l’oral

Excellentes compétences technologiques, avec la capacité de maitriser des logiciels techniques

Une excellente capacité à collaborer et à travailler en équipe

Compétence développée en relations interpersonnelles

Une excellente connaissance de l’organisation scolaire au Québec

Une connaissance de GPI (GRICS) est un atout

SALAIRE ANNUEL DE BASE : Selon la convention collective des professionnel(le)s, soit de 47 886$ à 79 426$ (35 heures/semaine) selon qualifications et expérience.

HORAIRE : du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES AU PLUS TARD LE 19 AOÛT 2022 À 16H PAR L’INTERMÉDIAIRE DE APPLY TO EDUCATION

La Commission scolaire Riverside souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à poser leur candidature.

2022.07.11 English to follow

NOTICE NO. 20 POSTING: 2022.08.08

ADMINISTRATION OFFICER (100%)

Temporary

This temporary full-time position as a professional is currently available to work in the Educational Services Department at the Riverside School Board offices, located at 7525 chemin Chambly, St-Hubert, Quebec, J3Y 0N7.

NATURE OF WORK

Under the supervision of the Director of Educational Services, the position entails participation in the preparation, update and application of administrative policies, procedures and processes of one or several administrative units of the school board; it also encompasses the supervision and coordination of the work of support staff associated with their sector of activity and the study and analysis of various files in order to make and follow up on recommendations. The successful candidate will work closely with the Educational Services team and school teams. As part of their duties, the employee may assist senior staff.

The successful candidate will perform the following tasks :

They identify the needs in human and material resources in their sector of activity and carry out the necessary measures to hire or acquire additional resources.

They assess needs and collaborate in the development, implementation and update of computer programs and systems related to his or her their field of activity. They give training to other personnel with regard to the use of computer programs and applications.

The administration officer develops, drafts, plans, applies, oversees and updates the administrative regulations, directives, procedures and processes related to the implementation of activities connected to school organization namely in support to the schools’ administrative personnel. They assess needs in terms of training (school secretaries, TOS, etc. as well as administrators, in all non-pedagogical areas), oversee the delivery of required training in a timely manner (including technology, HR, Finance, Pay, etc.), monitor actions and review plans accordingly, and act as liaison in all matters pertaining to school organization.

They recommend the standards and procedures appropriate to the needs identified and evaluate the results.

They participate in developing the tools required to prepare and administer the budget and apply them; They ensure that the budget is monitored and that each unit complies with the administrative standards in effect.

They analyze revenue and expenditure items and report thereon, collect and analyze budgetary requests and participate in determining budgetary estimates.

They provide advice and assistance to management staff, work with professional and support staff and ensure compliance with the policies and regulations in effect.

They work collaboratively with all members of Educational Services on the Security of Information dossier to establish plans and identify actions for the short, medium and long term, assess and analyze areas of vulnerability, monitor actions and oversee the reviewing of plans collaboratively designed, based on this monitoring.

They study and analyze files, contracts, agreements and other documents; give advice and make recommendations on the necessary corrections and updates. They draw up contracts and agreements and oversee their application.

REQUIRED QUALIFICATIONS

A bachelor’s degree in an appropriate specialty, notably: administration.

OTHER QUALIFICATIONS

Excellent knowledge of English and French, spoken and written.

Excellent competency in technology, with the ability to master technical programs

Excellent collaborative skills and the ability to work within a team

High competency in interpersonal relations

Knowledge of school organization in Quebec

Knowledge of GPI (GRICS) would be an asset

ANNUAL SALARY : In accordance with the Professionals’ Agreement: $47 886.00 to $79 426.00 (35 hours/week) according to qualifications and experience.

SCHEDULE : Monday to Friday from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.

APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED BEFORE 4:00PM ON AUGUST 19, 2022 THROUGH APPLY TO EDUCATION

Riverside School Board has implemented an Equal Access Employment Program and encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and handicapped persons.

2022.07.11

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