Secrétaire De Gestion / Executive Secretary
Position Description
Réussir dans les deux langues! – Success in both languages!
Ressources humaines ? Human Resources
AVIS NO 155
AFFICHAGE : 2022.09.23
SECRÉTAIRE DE GESTION
REMPLACEMENT TEMPORAIRE
Ce poste temporaire à temps plein est disponible du 10 octobre 2022 et ce jusqu’ à la fin du mois de septembre 2023 au centre administratif de la Commission scolaire Riverside, aux ressources humaines.
NATURE DU TRAVAIL :
Le rôle principal et habituel de l’employé de cette classe d’emploi consiste à effectuer, de manière relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe auprès de la direction et de la direction adjointe des ressources humaines.
TÂCHES :
Le travail de la personne salariée de cette classe d’emploi comprend la recherche, la cueillette et l’agencement de renseignements à inclure dans la création de rapports et de correspondance. Son rôle propre étant d’assister sa patronne dans l’exécution de tâches cléricales, elle a la responsabilité de fournir elle-même réponses à certaines questions relevant de sa compétence d’une part et de préparer la synthèse des problèmes et questions complexes afin de les transmettre à sa patronne d’autre part; de même, elle peut acheminer les réponses obtenues. Elle est responsable de la coordination des cédules et voit au bon fonctionnement des opérations quotidiennes du Service. Elle reçoit les visiteurs et les réfère au besoin à l’administrateur approprié. Elle voit à l’organisation matérielle des réunions et évènements spéciaux, convoque les participants, prépare les dossiers nécessaires, rédige selon les instructions reçues un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assiste à ces réunions et rédige un projet de compte rendu ou de procès-verbal. Elle rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués, elle participe à l’élaboration du système de classement, elle archive les documents de son secteur selon la politique en vigueur. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Elle assume une partie des responsabilités pour le bon fonctionnement du système automatisé de suppléance pour les enseignant(e)s (Scolago). Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS :
Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.
AUTRES EXIGENCES :
Bonnes connaissances en bureautique ;
Démontrer de solides compétences relationnelles ;
Excellente connaissance du français et de l’anglais, parlé et écrit.
HORAIRE : 8 h 30 à 16 h 30 (une heure pour repas).
TRAITEMENT : 788,90 $ à 910,00 $ par semaine de 35 heures, selon qualifications et expérience.
LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES AU PLUS TARD LE 3 OCTOBRE 2022 À 16H.
La Commission scolaire Riverside souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes présentant un handicap à poser leur candidature.
NOTICE NO. 155 POSTING: 2022.09.23
EXECUTIVE SECRETARY
TEMPORARY REPLACEMENT
This temporary full-time position is available October 10, 2022 until the end of September 2023 at the Riverside School Board office, in Human Resources.
NATURE OF WORK:
The principal and customary work of the employee in this class of employment consists of carrying out, in a relatively autonomous manner, secretarial duties of a complex nature for the Director and the Assistant Director of Human Resources.
DUTIES:
In addition to the normal functions of a secretary, his/her work includes research, the gathering and arrangement of information to be included in the creation of reports and correspondence. As it is his/her function to undertake certain clerical duties on behalf of his/her employer, the executive secretary is responsible for replying to questions within his/her competence on the one hand, and preparing a synthesis of complicated problems and questions for transmittal to his/her employer on the other hand. In the same manner, he/she may dispatch answers received. He/she is responsible for the coordination and follow-up of schedules and for the smooth functioning of the daily operation of the Human Resources Department. He/she receives visitors and refers them to the appropriate administrator, as necessary. The employee organizes meetings and special events, convenes participants and prepares the necessary files, as instructed, he/she prepares a draft agenda of the subjects received and, if necessary, attends meetings and prepares a draft of the minutes. He/she drafts memorandums or bulletins from brief notes and works with others to set up a filing system; archives the documents in his/her sector according to the policy in effect. He/she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used. He/she assumes part of the responsibilities for the functioning of the Automated Substitution System for Teachers (Scolago). When need be, performs any other related task.
QUALIFICATIONS:
Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent and have four (4) years of pertinent experience
OTHER REQUIREMENTS:
Sound knowledge of office automation
Demonstrated strong relational skills
Excellent knowledge of French and English, both written and spoken
SCHEDULE: 8:30 a.m. to 4:30 p.m. (one hour lunch).
SALARY: $788.90 to $910.00 per 35-hour week, according to qualifications and experience.
APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED BEFORE 4:00PM ON OCTOBER 3, 2022.
Riverside School Board has implemented an Equal Access Employment Program and encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and people with disabilities