SECRÉTAIRE DE CENTRE PROFESSIONNEL / VOCATIONAL CENTER SECRETARY
Position Description
Réussir dans les deux langues! – Success in both languages!
Ressources humaines ? Human Resources
AVIS NO 187
AFFICHAGE : 2022.11.03
SECRÉTAIRE DE CENTRE PROFESSIONNEL
Projet spécial
Ce poste temporaire à temps plein est présentement disponible jusqu’au 30 juin, 2023 au centre ACCESS Cleghorn, situé au 163 Cleghorn, à Saint-Lambert.
NATURE DU TRAVAIL :
Remplir les fonctions de secrétaire de centre auprès de la direction du centre.
TÂCHES :
Planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école se conforme aux diverses obligations administratives, fait le suivi et effectue les rappels appropriés. Répond aux demandes et doléances et apporte des solutions dans la mesure de sa compétence; informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés. Collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; effectue la tenue des livres comptables de l’école et des activités parascolaires, le paiement des factures et les dépôts bancaires; concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement. Compile les demandes de matériel du personnel de l’école, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution. Dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et voit au remplacement du personnel absent. Responsable de la tenue de registres et dossiers concernant l’inscription des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; remplit divers formulaires. Répond aux besoins des élèves; au besoin, prodigue les premiers soins. Examine le courrier, prépare les réponses, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée. Rédige, à partir d’indications sommaires, des notes de service, des infolettres ou des communiqués; participe à l’élaboration du système de classement; archive les documents de l’école selon la politique en vigueur. Utilise les logiciels Word, Excel, Dofin, Achat et JADE. Peut être appelé à maintenir le site web de l’école et à coordonner le travail du personnel de soutien.
Sera tenu d’aider à la planification et à la surveillance des examens.
Au besoin, accomplit toute autre tâche connexe
QUALIFICATIONS :
DEP en secrétariat ou diplôme de 5e secondaire ou diplôme ou attestation d’études dont l’équivalence est reconnue et quatre (4) années d’expérience pertinente.
AUTRES EXIGENCES :
Excellente connaissance d’Office 365. Excellente connaissance de la langue anglaise et française, parlée et écrite. Titulaire d’un document datant d’au plus trois (3) ans, attestant la réussite d’un cours de secourisme général d’une durée minimale de huit (8) heures ou un cours d’appoint d’une durée minimale de six (6) heures visant la mise à jour des connaissances acquises dans le cadre du cours de huit (8) heures.
Solides compétences en matière de collaboration et de travail d’équipe, grande aptitude aux interactions interpersonnelles. Doit être disposé à participer à des activités de développement professionnel et être motivé pour être en apprentissage continu.
HORAIRE : 8 h 30 à 16 h 30 (une heure pour repas).
TRAITEMENT : 798,35 $ à 948,50 $ par semaine de 35 heures, selon qualifications et expérience.
LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES AU PLUS TARD LE 11 NOVEMBRE 2022 À 16H PAR L’INTERMÉDIAIRE DE APPLY TO EDUCATION.
La Commission scolaire Riverside souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes présentant un handicap à poser leur candidature.
NOTICE NO 187
POSTING: 2022.11.03
VOCATIONAL CENTER SECRETARY (Special Project)
This temporary full-time position is presently available until June 30, 2023 at ACCESS Cleghorn, located at 163 Cleghorn in St. Lambert.
NATURE OF WORK:
Performs the functions of a center secretary on behalf of the Center Directors.
DUTIES:
Plans and organizes secretarial work so that the school complies with administrative obligations, carries out the follow-up and the appropriate reminders. Responds to requests and complaints and tries to resolve problems within his or her competence; provides information on the decisions and directives normally applicable to the problems reported to him or her. Compiles the necessary information for the preparation of the budget, participates in preparing it, monitors it and prepares reports on the budget balances; keeps the accounting books of the school and of extracurricular activities, pays invoices and makes bank deposits; reconciles accounts, keeps a petty cash and collects funds raised during fund- raising events. Compiles requests for materials from school staff, verifies budget allocations and prices with suppliers; purchases goods or fills out purchase orders as well as receives and distributes goods. Prepares the list of teachers available for substitution and ensures that absent employees are replaced; responsible for keeping registers and files on student registration, staff and student absences, temporary staff payroll, report cards, declaration of student enrolment and student transportation. Verifies the necessary data, enters it, produces and forwards reports and fills out forms. Responds to students’ needs; if necessary administers first aid. Handles the mail, prepares a draft response, forwards it to the person concerned and ensures the follow-up; prepares a summary of complicated problems and issues before forwarding them to the person concerned. Drafts, from brief notes, memorandums, newsletters or bulletins; takes part in setting up a filing system; archives school documents according to the policy in effect. Uses Word, Excel, Dofin, Achat and JADE. May be required to maintain the school website and coordinate work of the support staff.
Will be required to assist in scheduling and invigilation of exams. If need be, performs any other related duties.
QUALIFICATIONS:
Diploma of Vocational Studies (DVS) in secretarial studies, Secondary School Diploma or diploma or attestation of studies recognized as equivalent and four (4) years of pertinent experience.
OTHER REQUIREMENTS:
Excellent knowledge of Office 365. Excellent English and French language skills (written and spoken). Certificate dated no more than three (3) years attesting to the successful completion of a standard first aid course of a minimum eight (8) hour duration or a refresher course of a minimum six (6) hour duration updating the skills acquired in the eight (8) hour course. Strong collaboration and teamwork skills, highly skilled in interpersonal interactions.
Must be willing to attend professional development activities and be self-motivated towards lifelong learning.
SCHEDULE: 8:30 a.m. to 4:30 p.m. (one hour lunch)
SALARY: $798.35 to $948.50 per 35-hour week, according to qualifications and experience.
APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED BEFORE 4:00PM ON NOVEMBER 11, 2022 THROUGH
APPLY TO EDUCATION.
Riverside School Board has implemented an Equal Access Employment Program and encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and people with disabilities.