AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I / OFFICE AGENT, CLASS I
Position Description
Réussir dans les deux langues! – Success in both languages!
Ressources humaines ? Human Resources
AVIS NO. 189
AFFICHAGE: 2022.11.09
AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I (100%)
La Commission scolaire Riverside est à la recherche d’un(e) candidat(e) pour occuper le poste d’agent(e) de bureau, classe I, pour le bureau de la direction générale situé au 7525 chemin de Chambly à Saint-Hubert, Québec.
NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer diverses tâches administratives de nature complexe selon des méthodes et des procédures établies.
TÂCHES
Fournir un soutien administratif au bureau du directeur général, y compris les services de la formation générale des adultes et de la formation professionnelle.
Rédiger, préparer, créer, vérifier et assurer le suivi des factures, des bons de commande, des reçus, des demandes de financement, des statistiques, des états, des formulaires, des inventaires et de tout autre rapport, tableau ou document administratif de même nature.
Organiser des événements et des réunions, y compris la planification des repas, selon les besoins.
S’inscrire aux conférences, soumettre les demandes de chèques pour les frais d’inscription, aider à organiser les voyages, soumettre les demandes de remboursement de frais pour les rapports MC, les demandes de PIC, etc.
Préparer les rapports de dépenses, traiter les feuilles de temps et soutenir les coordonnateurs et les professionnels associés aux services d’éducation générale des adultes et de formation professionnelle. Travailler en collaboration avec le service des ressources humaines et les centres ACCESS en ce qui concerne les contrats et les ententes de service, en s’assurant qu’ils sont conformes aux normes et aux politiques de la commission scolaire.
Gérer le courrier, les calendriers, la création de demandes GRDS, les DA, accueillir les visiteurs et répondre aux courriels et aux appels téléphoniques, traiter les demandes de remboursement de frais et les rapports MC des directeurs d’école et des professionnels.
Fournir un soutien administratif au coordinateur des élèves internationaux concernant les élèves internationaux et les jeunes, les dépenses, les documents officiels et les contrats, la tutelle, etc.
Soutenir la secrétaire de gestion dans les tâches administratives liées à la formation générale des adultes et à la formation professionnelle (SEAO, demandes d’autorisation, etc.).
Préparer et traiter les procédures disciplinaires et les réunions liées à la Politique relative au maintien d’un environnement sécuritaire, respectueux et sans drogues dans les écoles.
Rédiger de la correspondance ou des documents en compilant des informations, effectuer les révisions nécessaires selon les demandes, effectuer des recherches sur Internet, selon les besoins, en lien avec les fonctions exercées.
Aider, à l’occasion, les collègues avec les logiciels et programmes courants utilisés, former les nouveaux agents de bureau de classe I, si nécessaire.
Agir en tant que commissaire à la déclaration de serment.
Effectuer toute autre tâche connexe en conformité avec la convention collective.
QUALIFICATIONS
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme d’études secondaires ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.
AUTRE QUALIFICATIONS
Maîtriser les applications Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.), avoir une connaissance de base de la bureautique et une excellente connaissance de l’anglais et du français, à l’oral et à l’écrit.
SALAIRE ANNUEL DE BASE
Conformément à l’accord relatif au personnel de soutien : de 782,60 $ à 875,00 $ (35 heures/semaine) selon les qualifications et l’expérience.
LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES AVANT 16H00 LE 17 NOVEMBRE 2022.
SEULS LES CANDIDATS SÉLECTIONNÉS SERONT CONTACTÉS.
La Commission scolaire Riverside est un employeur qui souscrit au principe de l’e�galite� d’accès a` l’emploi. La Commission scolaire Riverside souscrit a` un programme d’accès a` l’e�galite� en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes présentant un handicap a` poser leur candidature.
NOTICE NO. 189
POSTING: 2022.11.09
OFFICE AGENT, CLASS I (100%)
Riverside School Board is seeking a candidate to occupy the position of an Office Agent, Class I, for the Office of the Director General located at 7525 Chemin de Chambly in St. Hubert, Québec.
NATURE OF WORK
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties of a complex nature according to established methods and procedures.
CHARACTERISTIC FUNCTIONS
Provides administrative support to the Office of the Director General, including the services of Adult General Education and Vocational Training.
Drafts, prepares, creates, verifies, and follows up on invoices, purchase orders, receipts, funding requests, statistics, statements, forms, inventories and any other administrative report, table, or document of the same nature.
Arranges events and meetings including meal planning, as requested.
Registers for conferences, submits cheques requests for registration fees, helps make travel arrangements, submits expense claims for MC reports, PIC requests, etc.
Prepares expense reports, processes time sheets and supports the Coordinators and Professionals associated with the services of Adult General Education and Vocational Training. Works in collaboration with the Human Resources department and ACCESS Centres regarding service contracts and agreements, ensuring they are compliant to school board standards and policies.
Handles the mail, the calendars, the creation of GRDS requests, DA’s, greets visitors and answers emails and phone calls, handles expense claims and MC reports of School Principals and Professionals.
Provides clerical support to the International Students Coordinator regarding international and youth students, expenses, official documents and contracts, guardianship, etc.
Supports the Executive Secretary with administrative tasks related to Adult General Education and Vocational Training (SEAO, Authorization Requests, etc.)
Prepares and handles disciplinary hearings and meetings related to the Policy to Maintain a Safe, Respectful and Drug-Free Environment in Schools.
Drafts correspondence or documents by compiling information, makes the necessary revisions as requested, carries out research on the Internet, as needed, related to the duties performed.
Helps, on occasion, colleagues with the common software and programs used, trains new Class I Office Agents, if required.
Act as a Commissioner of Oath.
Performs any other related tasks in conformity with the collective agreement.
QUALIFICATIONS
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma, or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have one (1) year of pertinent experience.
OTHER QUALIFICATIONS
Proficient with Microsoft Office applications (Word, Excel, PowerPoint, etc.), have a basic knowledge of office automation and excellent knowledge of English and French, spoken and written.
ANNUAL BASIC SALARY
In accordance with the Support Staff Agreement: $782.60 to $875.00 (35 hours/week) according to qualifications and experience.
APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED BEFORE 4:00PM ON NOVEMBER 18, 2022, THROUGH APPLY TO EDUCATION. ONLY SELECTED CANDIDATES WILL BE CONTACTED.
Riverside School Board is an equal opportunity employer. Riverside School Board has implemented an Equal Access to Employment Program and encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people, and handicapped persons.