Career Detail

REMPLACEMENT SECRÉTAIRE D’ÉCOLE OU DE CENTRE – REPLACEMENT SCHOOL OR CENTRE SECRETARY

Position Description

Commission Scolaire New Frontiers

New Frontiers School Board

11/15/2022

Offre D’emploi: NFSB2022-023-131

REMPLACEMENT

SECRÉTAIRE D’ÉCOLE OU DE CENTRE

QUALIFICATIONS REQUISES

Diplôme universitaire terminal de premier cycle dans un champ de spécialisation approprié, notamment:

– administration.

– informatique.

SUPÉRIEUR IMMEDIAT

Directeur(trice) d’école

REMUNERATION

$22.81 – $27.10 en conformité avec les échelles salariales par le ministère.

EXIGENCES DE LA COMMISSION SCOLAIRE

Compétences écrites et orales dans les deux langues officielles;

Avoir de solides compétences interpersonnelles;

Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft et du traitement de texte;

Connaissance de logiciels pédagogiques et du logiciel de paie.

Autres exigences

Avoir des connaissances en bureautique.

Être titulaire d’un document datant d’au plus trois (3) ans, attestant la réussite:

• 1° soit d’un cours de secourisme général d’une durée minimale de huit (8) heures;

• 2° soit d’un cours d’appoint d’une durée minimale de six (6) heures visant la mise à jour des connaissances acquises dans le cadre du cours mentionné au paragraphe précédent.

NATURE DU TRAVAIL

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES

Selon les instructions ou en collaboration, elle planifie et organise le travail du secrétariat de manière à ce que l’école ou le centre se conforme aux diverses obligations administratives à l’égard de la commission, des ministères et divers organismes et à respecter les échéanciers de ces opérations et des diverses activités de l’école ou du centre; elle en fait le suivi et effectue les rappels appropriés; elle prend connaissance des procédures administratives impliquant ses tâches, de manière à s’y conformer et, au besoin, d’en informer les personnes concernées.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle répond aux demandes et doléances et apporte les solutions dans la mesure de sa compétence; en l’absence de la direction et selon les instructions, elle informe sur les décisions et directives normalement applicables aux problèmes qui lui sont signalés.

Elle collige les données nécessaires pour la préparation du budget, participe à son élaboration, voit à son suivi et dresse des rapports sur les soldes budgétaires; elle effectue la tenue des livres comptables de l’école ou du centre et des activités parascolaires, le paiement des factures, des autres comptes et les dépôts bancaires; elle signe conjointement des chèques, concilie des comptes, tient une petite caisse et recueille les argents pour diverses activités ou campagnes de financement.

Elle compile les demandes de matériel du personnel de l’école ou du centre, effectue les calculs nécessaires, vérifie les disponibilités budgétaires et les prix auprès des fournisseurs; selon la politique en vigueur, elle procède aux achats ou remplit les bons de commande, réceptionne les marchandises et voit à leur distribution. Elle tient un magasin d’articles scolaires. Elle dresse l’inventaire physique des immobilisations de l’école ou du centre et l’inventaire des livres de la bibliothèque. Pour les réparations de matériel et d’équipement, elle réquisitionne les services demandés et s’assure que les réparations ont été effectuées.

Selon les instructions, elle dresse la liste des personnes disponibles pour la suppléance du personnel enseignant et, selon les indications, voit au remplacement du personnel absent.

Elle est responsable de la tenue de registres et dossier concernant, entre autres, l’inscription et le classement des élèves, l’assiduité du personnel et des élèves, la paie du personnel temporaire, les examens scolaires, les bulletins, la déclaration de l’effectif scolaire et le transport scolaire; elle vérifie les données nécessaires, les saisit, produit et transmet les rapports; elle remplit divers formulaires.

Elle répond aux besoins des élèves : elle transmet, dans des situations inhabituelles, les messages particuliers et importants aux élèves, aux parents et au personnel de l’école ou du centre et, au besoin, les rappelle aux personnes concernées; selon la politique en vigueur et dans la mesure de sa compétence, prends les mesures appropriées dans les situations d’urgence; elle peut être appelée à exercer la surveillance d’élèves dans des situations exceptionnelles et pour de courtes périodes; au besoin, prodigue les premiers soins; elle remplit les rapports requis.

Elle peut être appelée à effectuer le prêt de volumes et à contrôler le prêt d’appareils audiovisuels et à s’acquitter des tâches administratives relatives à la location ou au prêt de salles, à participer à l’organisation matérielle d’activités éducatives en procédant notamment à la réservation du transport.

Elle répond aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches dont elle s’acquitte et, au besoin, effectue des rappels; elle transmet la documentation pertinente; elle examine le courrier, recherche, recueille et agence les renseignements pertinents; dans les limites de sa fonction, prépare un projet de réponse, achemine le tout à la personne concernée et en assure le suivi; elle prépare la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.

**“Comme employeur, la commission scolaire New Frontiers souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif en encourageant toutes les candidates et tous les candidats qualifiés à présenter une demande. Nous nous sommes engagés à créer un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et équitables.”

Le Service des ressources humaines

Commission Scolaire New Frontiers

New Frontiers School Board

11/15/2022

Job Offer: NFSB2022-023-131

REPLACEMENT

SCHOOL OR CENTRE SECRETARY

REQUIRED QUALIFICATIONS

Hold a Diploma of Vocational Studies (DVS) in secretarial studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have four (4) years of pertinent experience.

IMMEDIATE SUPERVISOR

Director of Educational and Technology Services

REMUNERATION

$22.81 – $27.10 in conformity with the salary scales set by the MEQ.

BOARD REQUIREMENTS:

Written and oral proficiency in the two official languages;

Strong interpersonal skills;

Word processing and spreadsheet software;

Knowledge of educational software and payroll software

Other requirements

Have a basic knowledge of office automation. Hold a certificate dated no more than three (3) years attesting to the successful completion of:

1. A standard first aid course of a minimum eight (8)-hour duration.

2. A refresher course of a minimum six (6)-hour duration updating skills acquired in paragraph 1.

NATURE OF THE WORK

In addition to the defined duties in the class of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or centre by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training centre secretaries.

CHARACTERISTIC DUTIES

As instructed or in conjunction with others, the employee plans and organizes secretarial work so that the school or centre complies with the various administrative obligations associated with the board, the ministries and various organizations and meets the deadlines of the operations and the various school or centre activities; he or she carries out the follow-up and the appropriate reminders; he or she takes note of the administrative procedures related to his or her tasks so that he or she may comply thereto and, if necessary, inform the persons concerned about them.

As instructed and within the limits of his or her duties, the employee responds to requests and complaints and tries to resolve problems within his or her competence; in the absence of the administration and as instructed, he or she provides information on the decisions and directives normally applicable to the problems reported to him or her. He or she compiles the necessary information for the preparation of the budget, participates in preparing it, monitors it and prepares reports on the budget balances; he or she keeps the accounting books of the school or centre and of extracurricular activities, pays invoices and other accounts and makes bank deposits; he or she signs cheques jointly, reconciles accounts, keeps a petty cash and collects funds raised during fund-raising events.

He or she compiles requests for material from school or centre staff, carries out the necessary calculations, verifies budget allocations and prices with suppliers; he or she purchases goods or fills out purchase orders as well as receives and distributes them according to the policy in effect. He or she keeps a school supply store. He or she draws up the physical inventory of the school’s or centre’s immovables and of library books. As regards the repair of material and equipment, he or she requests the appropriate services and ensures that the necessary repairs are made. As instructed, he or she prepares the list of teachers available for substitution and, as requested, ensures that absent employees are replaced.

He or she is responsible for keeping registers and files concerning, among others, student registration and placement, staff and student absences, temporary staff payroll, school exams, report cards, declaration of student enrollment and student transportation; he or she verifies the necessary data, enters it, produces and forwards reports; he or she fills out forms.

He or she responds to students’ needs: he or she conveys, in unusual circumstances, important messages to students, parents and school or centre staff and, if necessary, reminds those concerned; according to the policy in effect and within his or her competence, takes the appropriate measures in emergency situations; he or she may be required to supervise students in exceptional circumstances and for short periods; if necessary; he or she administers first aid; he or she completes the reports required. He or she may be required to carry out the loan of books and oversee the loan of audiovisual equipment and carry out administrative tasks related to the loan and rental of rooms, participates in organizing the materials for educational activities, such as transportation reservations.

He or she responds to information requests on the follow-up of files and meetings, policies, regulations or other subjects related to the duties performed and, if necessary, forwards the pertinent documentation; he or she handles the mail as well as finds, gathers and compiles pertinent information; within the limits of his or her duties, prepares a draft response, forwards it to the person concerned and ensures the follow-up; prepares a summary of complicated problems and issues before forwarding them to the person concerned.

The employee organizes meetings, calls on participants and prepares the necessary files; he or she drafts, as instructed, a proposed agenda of the subjects received and, if necessary, attends meetings and prepares a draft of the minutes. He or she drafts from brief notes memorandums or bulletins; he or she takes part in setting up a filing system, he or she archives school or centre documents according to the policy in effect. He or she uses a computer and the various software required to perform his or her duties related to word processing, data base entry, spreadsheets and in-house programs; he or she carries out research on the Internet and follows up on e-mail messages. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used. He or she may be required to train new school or centre secretaries and to coordinate the work of support staff.

If need be, he or she performs any other related task.

**“The New Frontiers School Board is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce, encouraging all qualified applicants to apply. We are committed to developing inclusive, barrier-free selection processes and work environments.”

Le Service des ressources humaines

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