Career Detail

SECRETAIRE / SECRETARY

Position Description

Réussir dans les deux langues! – Success in both languages!

Ressources humaines ? Human Resources

AVIS NO 209

AFFICHAGE: 2022.12.08

SECRÉTAIRE

Ce poste régulier à temps plein est présentement disponible à l’école secondaire régionale Centennial située au 880 Hudson Greenfield Park.

NATURE DU TRAVAIL : Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat.

TÂCHES : La personne salariée de cette classe d’emplois effectue la saisie à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de diverses sources qu’elle présente sous forme de lettres, tableaux, rapports et autres; elle vérifie l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes qu’elle saisit et signale les corrections à apporter; elle reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements généraux.

Elle tient à jour des dossiers et des registres et effectue le classement des dossiers et des documents; elle prend connaissance du courrier et le remet aux destinataires; elle rédige des accusés de réception,

des lettres ou des notes simples; elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans des formulaires qu’elle remplit ou dans des rapports et dans la correspondance.

Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle effectue des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général relativement à la suppléance du personnel enseignant ou, plus particulièrement avec les parents, concernant la fréquentation scolaire; elle participe aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification; elle prête et récupère des volumes; elle effectue les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires.

Elle peut être appelée à effectuer des travaux de compilation, de vérification et d’inscription.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle utilise le courrier électronique; elle effectue, au besoin, des recherches sur Internet. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun. Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires. Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

QUALIFICATIONS : Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

AUTRES EXIGENCES : Doit posséder une certaine expérience ou connaissance des élèves ayant des besoins particuliers et comprendre la complexité reliée à ce milieu de travail. Connaissance en bureautique. Excellente connaissance de la langue anglaise et française, parlée et écrite.

HORAIRE : 8 h 15 à 16 h 15 (une heure pour repas).

TRAITEMENT : 776,30 $ à 844,55 $ par semaine de 35 heures, selon qualifications et expérience.

LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES AU PLUS TARD LE 14 DÉCEMBRE 2022 À 16H PAR L’INTERMÉDIAIRE DE APPLY TO EDUCATION.

La Commission scolaire Riverside souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes présentant un handicap à poser leur candidature.

NOTICE NO. 209

POSTING: 2022.12.08

SECRETARY

This regular full-time position is currently available at Centennial Regional High School located at 880 Hudson street, Greenfield Park.

NATURE OF WORK: The principal and customary work of the employee in this class of employment consists in assisting one or more persons in carrying out secretarial tasks.

DUTIES: The employee in this class of employment enters texts and various data in a computer from manuscripts or various sources and produces letters, tables, reports and other documents; verifies the spelling and grammar rules in the texts entered and identifies the corrections to be made; receives and transfers telephone calls and provides general information; updates records and registers and files records and documents; opens and forwards the mail to the persons to whom it is addressed; drafts acknowledgements of receipt, simple letters or notes; finds and collects information to be included on forms that he or she fills out or in reports and correspondence. As instructed and within the limits of his or her function, the employee relays telephone messages and information of a general nature concerning supply teachers or, more specifically, to parents, concerning school attendance; takes part in bulk purchases of school supplies and articles by carrying out transcription and verification duties; loans and retrieves books; carries out duties related to the sale of school supplies. He or she may be required to compile, verify and enter data.

He or she uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; uses e-mail and, if necessary, carries out research on the Internet. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.

The employee may be required to train new secretaries. If need be, he or she performs any other related duty.

QUALIFICATIONS: Hold a Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority.

OTHER REQUIREMENTS: Candidate must have some experience/knowledge of children with special needs and understand the complexity of the environment they will be working in. Have a basic knowledge of office automation. Excellent English and French language skills (written and spoken).

SCHEDULE: 8:15 a.m. to 4:15 p.m. (one hour lunch)

SALARY: $776.30 to $844.55 per 35-hour week, according to qualifications and experience.

APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED BEFORE 4:00PM ON DECEMBER 14, 2022 THROUGH

APPLY TO EDUCATION.

Riverside School Board has implemented an Equal Access Employment Program and encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and people with disabilities.

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