AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I / OFFICE AGENT, CLASS I
Position Description
Réussir dans les deux langues! – Success in both languages!
Ressources humaines ? Human Resources
AVIS. NO. 225
AFFICHAGE : 2023.02.01
AGENTE OU AGENT DE BUREAU CLASSE I (100%)
TEMPORAIRE
Ce poste temporaire à temps plein est présentement disponible, et ce, jusqu’au 30 juin, 2023 à deux Centres de formation professionnelle et d’éducation aux adultes ACCESS, (60%) à 2121 rue Darwin, Sainte-Julie, QC J3E0C9 et (40%) à 4861 Chemin de la Savane Saint Hubert, QC J3Y 9G1.
NATURE DU TRAVAIL :
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.
TÂCHES :
La fonction principale dans ce poste sera de procéder aux inscriptions des étudiants et répondre aux besoins des étudiants. La personne salariée de cette classe d’emplois s’assure du respect des normes, règlements, directives, politiques, méthodes et procédures applicables. Une des principales tâches de ce poste est de préparer les examens pour le secteur de l’éducation aux adultes et de la formation professionnelle, incluant la vérification des examens avant leur distribution ainsi que la révision des examens une fois retournés par les enseignants. Selon le cas, elle rédige, dresse, confectionne, vérifie et effectue le suivi de factures, de bons de commande, de récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de taxation, les demandes de financement, des statistiques, des relevés, des formulaires, des inventaires ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce cadre, elle recueille, valide et compile les données qui lui sont nécessaires.
Elle effectue la tenue de livres comptables, entre les écritures dans les journaux, concilie des comptes, encaisse des paiements au comptoir, par courrier ou par mode direct, fait des paiements et des dépôts, codifie les dépenses, tient une petite caisse et effectue certains achats de valeur relativement peu élevée; elle compile les données budgétaires, collabore à l’élaboration du budget d’une unité ou d’un service et informe sur les soldes budgétaires.
Elle communique avec des personnes de la commission ou de l’extérieur pour obtenir ou fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les normes et les règlements et transmettre des décisions; elle rédige la correspondance inhérente à ses tâches.
Selon les instructions, elle effectue l’ensemble des opérations administratives reliées aux tests d’aptitude et fait passer des examens.
Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des recherches sur Internet; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.
Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau, classe I ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS :
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir une (1) année d’expérience pertinente.
AUTRES EXIGENCES :
Excellentes connaissances en informatiques ;
Être prêt à participer à des activités de développement professionnel et être motivé pour l’apprentissage continu ;
Excellente connaissance de la langue française et anglaise, parlée et écrite. La connaissance d’une troisième langue serait un atout ;
Bon collaborateur et excellent esprit d’équipe, hautement qualifié dans les interactions interpersonnelles.
HORAIRE : Lundi et vendredi, de 8h00 à 16h0 avec une pause-repas de 60 minutes.
Mardi, mercredi et vendredi de 8h00 à 16h00 avec une pause-repas de 60 minutes
TRAITEMENT : 782,60 $ à 875,00 $ par semaine de 35 heures, selon qualifications et expérience.
LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES AU PLUS TARD LE 9 FÉVRIER 2023 À 16H PAR L’INTERMÉDIAIRE DE APPLY TO EDUCATION.
La Commission scolaire Riverside souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes présentant un handicap à poser leur candidature.
NOTICE NO. 225
POSTING: 2023.02.01
OFFICE AGENT CLASS I (100%)
TEMPORARY
This temporary full-time position is currently available until June 30, 2023 at two ACCESS Centers located at 2121 Darwin Street, Sainte-Julie, QC J3E 0Cp (60%) and at 4861 chemin de la Savane, Saint-Hubert, QC J3Y 9G1 (40%).
NATURE OF WORK:
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties of a complex nature according to established methods and procedures.
CHARACTERISTIC FUNCTIONS:
The primary function in this position will be registration of students and responding to the needs of the students. The employee in this class of employment ensures that the applicable practices, regulations, directives, policies, methods and procedures are respected. An important responsibility of this position will be the preparation of examinations for Vocational and Adult Education. This includes verifying exams before they are distributed, as well as reviewing them once returned by the teachers. He or she may also draft, prepare, create, verify and follows up on invoices, purchase orders, receipts, lists and various registers, such as payroll, absence, leave or taxation registers, funding requests, statistics, statements, forms, inventories and any other administrative report, table or document of the same nature; in this context, gathers, validates and compiles the necessary data.
He or she keeps accounting books, makes journal entries, reconciles accounts, receives payments at a counter, in the mail or by direct payment, makes payments and deposits, codes expenditures, keeps a petty cash and makes purchases of a nominal value; compiles budget data, participates in preparing the budget of a unit or a department and conveys budget balances. He or she contacts persons in and outside the school board to obtain or provide information related to his or her duties, determines deadlines, makes practices and regulations known and conveys decisions. He or she drafts correspondence related to his or her duties.
As instructed, the employee carries out administrative operations related to aptitude tests and administers the tests.
The employee uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; he or she carries out research on the Internet; uses e-mail. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.
The employee may be required to train new class I office agents as well as to coordinate the work of support staff. If need be, he or she performs any other related duty.
REQUIRED QUALIFICATIONS:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have one (1) year of pertinent experience.
OTHER REQUIREMENTS:
Excellent computer skills.
Must be willing to attend professional development activities and be self-motivated towards life long learning.
Excellent knowledge of English and French, spoken and written. A third language would be an asset. Strong collaboration and team work skills, highly skilled in interpersonal interactions.
SCHEDULE: Monday and Friday, from 8:00 a.m. to 4:00 p.m. (one-hour lunch)
Tuesday, Wednesday and Thursday from 8:00 a.m. to 4:00 p.m. (one-hour lunch)
SALARY: $782.60 to $875.00 per 35-hour week, according to qualifications and experience.
APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED BEFORE 4:00PM ON FEBRUARY 9, 2023 THROUGH
APPLY TO EDUCATION
Riverside School Board has implemented an Equal Access Employment Program and encourages applications from women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and people with disabilities.