Office Agent Principal Class
Position Description
NOTICE OF VACANCY PLEASE POST
ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED
Applicants are invited to apply for this vacancy. Please submit your letter of application and current curriculum vitae NO LATER THAN 4:30 P.M. ON February 27, 2023 to https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .
OFFICE AGENT PRINCIPAL CLASS
EQUIPMENT SERVICES
1925, Brookdale Avenue Dorval, QC. H9P 2Y7
Director: Peter Amos
Status of post: Replacement full-time
Start date: Immediate
End date: June 30, 2023, or another date determined by the board.
Working Schedule: 35 hours per week
Qualifications:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have six (6) years of pertinent experience.
AND
Have a thorough knowledge of office automation.
Other Requirements:
Must be bilingual
Must have excellent knowledge and demonstrated ability in Microsoft WORD, EXCEL, ACCESS, POWERPOINT & Google suites
Must have excellent interpersonal and communication skills
Demonstrated ability to deal with the public in a professional manner
Demonstrated above-average organizational skills and the ability to meet strict deadlines
Demonstrated ability to work independently as well as effectively on a team
Demonstrated ability to multi-task and work effectively under pressure
Ability to treat documents with diligence while respecting confidentiality
Must be willing to work additional hours during very busy periods
Must be able to start work at 8:00 am (flexible)
Knowledge of PAIE GRH would be an asset
Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :
$23.12 To $28.31 per hour
Nature of the work
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in organizing, coordinating and monitoring the work performed by their team composed of administrative support staff. This class of employment also includes employees who perform principally, and customarily highly specialized work characterized by the complexity1, expertise2 and autonomy3 required.
Daily Tasks/Dossiers:
Being the main point of contact for all caretaking and maintenance employees pertaining to human resource and payroll questions and concerns.
Verification of caretaking absence line throughout the day
Managing and entry of absences for all caretaking and maintenance personnel
Maintain the equipment services ACCESS database for caretaking and maintenance vacations
Scheduling and managing of replacement caretakers
Coordination of overtime shifts
Maintenance of Overtime Priority List
Payroll entry for all a replacement caretakers
Assisting in the movement of personnel/posting sessions
Drafting of Human Resource Transaction Forms
Preliminary processing of activity and expense, overtime, salary adjustment and school activity forms
Managing the accumulated time dossier for caretaking and maintenance personnel
The board wide programming of devices (key fobs, access cards and micro-tags) for card access entry on AVIGILON
Managing of split shift merge dossier
Drafting of letters and memos for the Assistant Director of Equipment Services
Other related tasks
AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER
LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.
Les candidats sont invités à postuler pour ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, D’ICI 16h30, le 27 février 2023 à https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .
AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE PRINCIPALE
EQUIPMENT SERVICES
1925, Brookdale Avenue Dorval, QC. H9P 2Y7
Directeur: Peter Amos
Statut du poste : Remplacement à temps plein
Date de début : Immédiatement
Date de fin : 30 juin 2023 ou une autre date à déterminer par la commission scolaire
Horaire de travail: 35 heures par semaine
Qualifications requises:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.
ET
Avoir des connaissances approfondies en bureautique.
Autres exigences:
Posséder d’excellentes compétences à l’écrit et à l’oral en français et en anglais
Faire preuve d’un solide esprit mathématique et analytique en résolution de problèmes
Avoir une connaissance des logiciels Microsoft Office, Access, Excel et Word
Examens exigés
Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et communications
Avoir une capacité supérieure à la moyenne pour traiter avec le public de manière professionnelle
Avoir des habiletés d’organisation supérieures à la moyenne et la capacité de respecter les échéanciers serrés
Avoir une capacité d’exécuter plusieurs tâches à la fois et de travailler efficacement sous pression
Avoir la capacité de travailler en équipe
Être capable d’assumer les responsabilités et les tâches de l’emploi avec une supervision minimale
Accepter de travailler selon un horaire flexible lors des périodes très occupées
La connaissance du système de paie GRICS – un atout
Expérience du secteur de l’éducation des adultes et de la formation professionnelle – un atout
Échelle de salaire selon la convention collective de l’UIES:
23,12 $ à 28,31 $ de l’heure
Nature du travail
Le travail principal et habituel d’une personne salariée de cette classe d’emplois consiste à organiser, coordonner et surveiller le travail effectué par son équipe composée de personnel de soutien administratif. Cette classe d’emploi comprend également les employés qui effectuent principalement et habituellement un travail hautement spécialisé caractérisé par la complexité1, l’expertise2 et l’autonomie3 requises.
Tâches quotidiennes/dossiers :
Être le principal point de contact pour tous les employés de conciergerie et d’entretien en ce qui concerne les questions et les préoccupations relatives aux ressources humaines et à la paie.
Vérification de la ligne d’absence des concierges tout au long de la journée.
Gestion et saisie des absences pour tout le personnel de gardiennage et d’entretien
Maintien de la base de données ACCESS des services d’équipement pour les congés de conciergerie et d’entretien
Programmation et gestion des concierges de remplacement
Coordination des quarts de travail en heures supplémentaires
Tenue à jour de la liste de priorité des heures supplémentaires
Saisie de la paie pour tous les concierges remplaçants
Aide au mouvement du personnel/sessions d’affectation
Rédaction des formulaires de transaction des ressources humaines
Traitement préliminaire des formulaires d’activités et de dépenses, d’heures supplémentaires, d’ajustement salarial et d’activités scolaires
La gestion du dossier des heures accumulées pour le personnel de conciergerie et d’entretien
La programmation à l’échelle de l’établissement des dispositifs (porte-clés, cartes d’accès et micro-tags) pour la saisie des accès par carte sur AVIGILON
La gestion du dossier de fusion des équipes fractionnées
Rédaction de lettres et de mémos pour le directeur adjoint des services de l’équipement
Autres tâches connexes