Career Detail

Office Agent Principal Class

Position Description

NOTICE OF VACANCY PLEASE POST

ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED

Applicants are invited to apply for this vacancy. Please submit your letter of application and current curriculum vitae NO LATER THAN 4:30 P.M. ON February 27, 2023 to https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .

OFFICE AGENT PRINCIPAL CLASS

EQUIPMENT SERVICES

1925, Brookdale Avenue Dorval, QC. H9P 2Y7

Director: Peter Amos

Status of post: Replacement full-time

Start date: Immediate

End date: June 30, 2023, or another date determined by the board.

Working Schedule: 35 hours per week

Qualifications:

Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have six (6) years of pertinent experience.

AND

Have a thorough knowledge of office automation.

Other Requirements:

Must be bilingual

Must have excellent knowledge and demonstrated ability in Microsoft WORD, EXCEL, ACCESS, POWERPOINT & Google suites

Must have excellent interpersonal and communication skills

Demonstrated ability to deal with the public in a professional manner

Demonstrated above-average organizational skills and the ability to meet strict deadlines

Demonstrated ability to work independently as well as effectively on a team

Demonstrated ability to multi-task and work effectively under pressure

Ability to treat documents with diligence while respecting confidentiality

Must be willing to work additional hours during very busy periods

Must be able to start work at 8:00 am (flexible)

Knowledge of PAIE GRH would be an asset

Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :

$23.12 To $28.31 per hour

Nature of the work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in organizing, coordinating and monitoring the work performed by their team composed of administrative support staff. This class of employment also includes employees who perform principally, and customarily highly specialized work characterized by the complexity1, expertise2 and autonomy3 required.

Daily Tasks/Dossiers:

Being the main point of contact for all caretaking and maintenance employees pertaining to human resource and payroll questions and concerns.

Verification of caretaking absence line throughout the day

Managing and entry of absences for all caretaking and maintenance personnel

Maintain the equipment services ACCESS database for caretaking and maintenance vacations

Scheduling and managing of replacement caretakers

Coordination of overtime shifts

Maintenance of Overtime Priority List

Payroll entry for all a replacement caretakers

Assisting in the movement of personnel/posting sessions

Drafting of Human Resource Transaction Forms

Preliminary processing of activity and expense, overtime, salary adjustment and school activity forms

Managing the accumulated time dossier for caretaking and maintenance personnel

The board wide programming of devices (key fobs, access cards and micro-tags) for card access entry on AVIGILON

Managing of split shift merge dossier

Drafting of letters and memos for the Assistant Director of Equipment Services

Other related tasks

AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER

LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.

Les candidats sont invités à postuler pour ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, D’ICI 16h30, le 27 février 2023 à https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .

AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE PRINCIPALE

EQUIPMENT SERVICES

1925, Brookdale Avenue Dorval, QC. H9P 2Y7

Directeur: Peter Amos

Statut du poste : Remplacement à temps plein

Date de début : Immédiatement

Date de fin : 30 juin 2023 ou une autre date à déterminer par la commission scolaire

Horaire de travail: 35 heures par semaine

Qualifications requises:

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

ET

Avoir des connaissances approfondies en bureautique.

Autres exigences:

Posséder d’excellentes compétences à l’écrit et à l’oral en français et en anglais

Faire preuve d’un solide esprit mathématique et analytique en résolution de problèmes

Avoir une connaissance des logiciels Microsoft Office, Access, Excel et Word

Examens exigés

Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et communications

Avoir une capacité supérieure à la moyenne pour traiter avec le public de manière professionnelle

Avoir des habiletés d’organisation supérieures à la moyenne et la capacité de respecter les échéanciers serrés

Avoir une capacité d’exécuter plusieurs tâches à la fois et de travailler efficacement sous pression

Avoir la capacité de travailler en équipe

Être capable d’assumer les responsabilités et les tâches de l’emploi avec une supervision minimale

Accepter de travailler selon un horaire flexible lors des périodes très occupées

La connaissance du système de paie GRICS – un atout

Expérience du secteur de l’éducation des adultes et de la formation professionnelle – un atout

Échelle de salaire selon la convention collective de l’UIES:

23,12 $ à 28,31 $ de l’heure

Nature du travail

Le travail principal et habituel d’une personne salariée de cette classe d’emplois consiste à organiser, coordonner et surveiller le travail effectué par son équipe composée de personnel de soutien administratif. Cette classe d’emploi comprend également les employés qui effectuent principalement et habituellement un travail hautement spécialisé caractérisé par la complexité1, l’expertise2 et l’autonomie3 requises.

Tâches quotidiennes/dossiers :

Être le principal point de contact pour tous les employés de conciergerie et d’entretien en ce qui concerne les questions et les préoccupations relatives aux ressources humaines et à la paie.

Vérification de la ligne d’absence des concierges tout au long de la journée.

Gestion et saisie des absences pour tout le personnel de gardiennage et d’entretien

Maintien de la base de données ACCESS des services d’équipement pour les congés de conciergerie et d’entretien

Programmation et gestion des concierges de remplacement

Coordination des quarts de travail en heures supplémentaires

Tenue à jour de la liste de priorité des heures supplémentaires

Saisie de la paie pour tous les concierges remplaçants

Aide au mouvement du personnel/sessions d’affectation

Rédaction des formulaires de transaction des ressources humaines

Traitement préliminaire des formulaires d’activités et de dépenses, d’heures supplémentaires, d’ajustement salarial et d’activités scolaires

La gestion du dossier des heures accumulées pour le personnel de conciergerie et d’entretien

La programmation à l’échelle de l’établissement des dispositifs (porte-clés, cartes d’accès et micro-tags) pour la saisie des accès par carte sur AVIGILON

La gestion du dossier de fusion des équipes fractionnées

Rédaction de lettres et de mémos pour le directeur adjoint des services de l’équipement

Autres tâches connexes

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