Administrative Assistant/Book Keeper
Position Description
PEF is hiring an Administrative Assistant/Bookkeeper!
Hours: 20-25 weekly
Schedule: Hybrid Work Model
Location: Pearson Educational Foundation – 5050 Rue Sherbrooke, Lachine, H8T 1H8
About the Organization:
Through a commitment to public education and the promotion of learning for all, the Pearson Educational Foundation (PEF) works diligently to ensure that every LPBSB student has the opportunity to become a life-long learner and a self-assured, respectful, and responsible individual. Recognizing that government funding of public education is finite, the Foundation supports students by supplying seed money for a broad array of innovative projects generated by teachers and administrators withing the LBPSB community. These include programs for special needs’ students to assist children’s integration into regular classrooms and allow them to maximize their potential. In addition, PEF supplies winter outerwear to economically disadvantaged students and funds for the LBPSB’s Hungry Kids Program, which provides breakfasts and hot lunches from K to Grade 11. PEF also manages many bursaries and scholarships that are awarded at convocation (high school) and collaborates on large-scale fundraisers with respective LBPSB schools.
Qualifications:
– Background in accounting
– Experience with MS outlook, Excel, Word, Adobe Pro, and desktop publishing software
– Familiarity with charitable platforms such as Canada Helps, Benevity, Square and PayPal
-Bilingual, both oral and written
Responsibilities include:
Customer Service
– Respond and follow up on communications promptly.
– Provide fund information to each school or centre administrator on a yearly basis.
– Acknowledge each donor by email or mail; include tax receipt when applicable.
– Create and manage PEF newsletter in collaboration with board members.
Office Tasks
– File and archive documents.
– Attend monthly board meeting and take minutes.
Bookkeeping
– Coordinate with respective individuals to obtain signatures for ATM deposits.
– Oversee PEF donations and process all transactions.
– Manage and reimburse all qualified expenses.
– Perform monthly bank reconciliations and provide monthly reports for PEF BOD meetings.
– Administer scholarships and award cheques (for LBPSB graduates)
Fundraising Management and Grant Administration
– Liaise with schools hosting events.
– Handle income and tax receipts for respective events.
– Share schools’ respective events on all PEF platforms.
– Work with committee to update and distribute grant applications to schools.
– Oversee all applications by keeping spreadsheet of various projects and initiatives.
– Communicate all accepted and refused grant applications.
– Collect and manage follow up reports.
– Document completed projects and include photos of each in office and PEF platforms.
– Collaborate with schools regarding available venues for fundraisers.
– Lead the Rona Cupak Fund (snowsuit program).
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heures: 20-25 par semaine
horaire: Poste hybride
Lieu: Fondation Pearson pour L’Education – 5050 Rue Sherbrooke, Lachine, H8T 1H8
À propos de nous:
Grâce à un engagement envers l’éducation publique et la promotion de l’apprentissage pour tous, la Fondation Pearson pour l’Éducation (FPE) travaille avec diligence pour s’assurer que chaque élève de la CSLBP a la possibilité de devenir un apprenant tout au long de la vie et un individu sûr de lui, respectueux et responsable. Reconnaissant que le financement gouvernemental de l’éducation publique soit limité, la Fondation soutient les étudiants en fournissant des fonds de démarrage pour un large éventail de projets innovants générés par des enseignants et des administrateurs au sein de la communauté de la CSLBP. Il s’agit notamment de programmes destinés aux élèves ayant des besoins spéciaux pour faciliter l’intégration des enfants dans les salles de classe ordinaires et leur permettre de maximiser leur potentiel. De plus, PEF fournit des vêtements d’extérieur d’hiver aux étudiants économiquement défavorisés et des fonds pour le programme Hungry Kids de la CSLBP, qui fournit des petits déjeuners et des repas chauds de la maternelle à la 11ième année. PEF gère également de nombreuses bourses d’études qui sont attribuées à l’obtention du diplôme (lycée) et collabore à des collectes de fonds à grande échelle avec les écoles respectives de la CSLBP.
Compétences
– Formation en comptabilité
– Expérience avec MS Outlook, Excel, Word, Adobe Pro et les logiciels de publication
– Connaissance des plateformes caritatives telles que Canada Helps, Benevity, Square et PayPal
-Bilingue
Les responsabilités incluent:
Service à la clientèle
– Répondre et suivre toutes communications en délais raisonnable.
– Fournir les informations sur les fonds à chaque administrateur d’école, sur une base annuelle.
– Accuser réception de chaque donateur par courriel ou par courrier ; inclure un reçu fiscal, le cas échéant.
– Créer et gérer le bulletin PEF en collaboration avec les membres du conseil d’administration.
Tâches de bureau
– Classer et archiver tous documents.
– Assister aux réunions mensuelles du conseil d’administration et rédiger les procès-verbaux.
Tenue de comptabilité
– Coordonner avec les individus respectifs pour obtenir les signatures pour les dépôts de guichets automatiques.
– Superviser les dons du PEF et traiter toutes les transactions.
– Gérer et rembourser toutes les dépenses admissibles.
– Effectuer les réconciliations bancaires mensuelles et fournir des rapports mensuels pour les réunions FPE.
– Coordonner les bourses et les chèques d’attribution (pour les diplômes de la CSLBP).
Gestion des collectes de fonds et administration des subventions
– Assurer la liaison avec les écoles qui organisent des événements.
– Gérer les revenus et les reçus fiscaux pour les événements respectifs.
– Promouvoir les événements respectifs des écoles sur toutes les plateformes FPE.
– Travailler avec le comité pour mettre à jour et distribuer les demandes de subventions aux écoles.
– Superviser toutes les candidatures en conservant une feuille de calcul des divers projets et initiatives.
– Communiquer toutes les demandes de subvention acceptées et refusées.
– Collecter et gérer les rapports de suivi.
– Documenter les projets achevés et inclure des photos de chacun dans les bureaux et les plateformes PEF.
– Collaborer avec les écoles concernant les lieux disponibles pour les collectes de fonds.
– Diriger le Fonds « Rona Cupak » (programme d’habits de neige).