Administration Technician
Position Description
NOTICE OF VACANCY PLEASE POST
ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED
Applicants are invited to apply for this vacancy. Please submit your letter of application and current curriculum vitae NO LATER THAN May 26, 2023 at 4:30 P.M. ON https://www.applytoeducation.com/
ADMININSTRATIVE TECHNICIAN
STUDENT SERVICES DEPT
1925 Brookdale, Dorval Quebec
Director: Stéphanie Stever
Status of post: Regular Full Time
Start date: Immediate
Working Schedule: 35 hours per week
Qualifications:
Hold a Diploma of College Studies in Business Administration with an option appropriate for the class of employment or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority.
Have relevant experience in this field
Have a thorough knowledge of office automation.
Other Requirements:
Must be fluent in English and in French
Excellent knowledge of Microsoft Office, Access, Excel and Word, ADOBE, One Note, PowerPoint
Requires testing
Excellent interpersonal and communication skills
Above-average ability to deal with employees, principals and outside organizations
Must have an excellent knowledge and demonstrated ability in using the various Google suite tools and applications
Must have an excellent knowledge and demonstrated ability of INFINI & DOFIN platforms
Liaison with HR and Finance
Above-average organizational skills and ability to meet strict deadlines
Attention to detail is extremely important
Ability to multi-task and work effectively under pressure
Ability to work as part of a team
Able to carry out the responsibilities and duties of the job with minimal supervision
Willing to work extra hours during very busy periods
Ability to treat documents with diligence while respecting confidentiality
Excellent knowledge of Charlemagne, JADE and GPI would be an asset
Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :
$24.21 To $32.32 per hour
Nature of the work
The main and usual role of the employee in this job class is to perform various administrative tasks of a complex nature according to defined methods and procedures
Daily Tasks/Dossiers:
Manage Hors Reseau Agreements and transportation services (Summit School, Peter Hall, MOSD, Yaldei)
Generate and manages inter board agreements and transportation services withspecialized settings
Maintain/update/generate IEP/TEVA lists, manage the SN coding and professional resources dossier- referral for service packages and assessment tracking
Organization and filing of student confidential files and related data entry
Manage the sending and receiving ofreports to parents, schools and outside organizations and institutions
Order, manage and keep inventory of testing materials (psychology, OT, SLP and adaptive equipment)
Archive and retrieve SSD confidential files, deliver direct support to professionals and Admin re: student information
Manage new student registration and intake information
Attend and record minutes at committee meetings
Ability to carry out complex and specialized duties andensure that deadlines are met
Ability to remind the persons concerned, in or outside of the school board, of procedures and deadlines.And train SSD personnel in following procedures and protocols
Generates data, analyze, interpret and present the information and deals with the public or with employees both within and outside of Student Services in a professional manner
Ensure interpretation and application of clauses, rules and conditions in policies
AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER
LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.
Les candidats sont invités à postuler pour ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, D’ICI 16h30, LE 26 mai, 2023 sur https://www.applytoeducation.com/
TECHNICIENNE EN ADMINISTRATION
SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
1925, avenue Brookdale, Dorval, Québec
Directeur:
Jennifer Neill
Statut du poste:
Régulier à temps plein
Horaire de travail : 35 heures par semaine
Date de début : 1 juillet 2022
Qualifications requises:
Être titulaire d’un diplôme d’études collégiales en techniques administratives avec option appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
ET
Avoir des connaissances approfondies en bureautique
Autres exigences:
Doit parler couramment l’anglais et le français
Excellente connaissance de Microsoft Office, Access, Excel et Word, ADOBE, One Note, Powerpoint
Nécessite des tests
Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
Capacité supérieure à la moyenne de traiter avec les employés, les directeurs et les organisations externes
Doit avoir une excellente connaissance et une capacité démontrée à utiliser les divers outils et applications de la suite Google
Doit avoir une excellente connaissance et une capacité démontrée des plates-formes INFINI et DOFIN
Liaison avec les RH et les Finances
Compétences organisationnelles supérieures à la moyenne et capacité à respecter des délais stricts
L’attention portée aux détails est extrêmement importante
Capacité à effectuer plusieurs tâches et à travailler efficacement sous pression
Capacité à travailler en équipe
Capable d’assumer les responsabilités et les devoirs du poste avec un minimum de supervision
Disposé à travailler des heures supplémentaires pendant les périodes très chargées
Capacité à traiter les documents avec diligence tout en respectant la confidentialité
Une excellente connaissance de Charlemagne, JADE et GPI serait un atout
Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES:
24.21 $ à 32.32 $ par heure
Nature du travail
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.
Tâches quotidiennes/Dossiers
Gérer les accords hors réseau et les services de transport (Summit School, Peter Hall, MOSD, Yaldei)
Générer et gérer les ententes inter-conseils et les services de transport avec des cadres spécialisés
Maintenir/mettre à jour/générer des listes IEP/TEVA, gérer le codage SN et le dossier des ressources professionnelles – référence pour les packages de services et suivi de l’évaluation
Organisation et classement des dossiers confidentiels des étudiants et saisie des données connexes
Gérer l’envoi et la réception des rapports aux parents, aux écoles et aux organismes et institutions externes
Commander, gérer et tenir l’inventaire du matériel de test (psychologie, OT, SLP et équipement adapté)
Archivez et récupérez les fichiers confidentiels SSD, offrez une assistance directe aux professionnels et aux administrateurs concernant les information sur les étudiants
Gérer les informations d’inscription et d’admission des nouveaux étudiants
Assister et enregistrer les procès-verbaux des réunions du comité
Capacité à effectuer des tâches complexes et spécialisées et à s’assurer que les délais sont respectés
Capacité de rappeler aux personnes concernées, à l’intérieur ou à l’extérieur de la commission scolair, les procédures et les délais. Et former le personnel du SSD aux procédures et protocoles suivants
Génère des données, analyse, interprète et présente l’information et traite avec le public ou avec les employés à l’intérieur et à l’extérieur des Services aux étudiants de manière professionnelle
Assurer l’interprétation et l’application des clauses, règles et conditions des politiques
The Lester B. Pearson School Board subscribes to an Equal Access to Employment program and values
diversity in its workforce, encouraging all qualified applicants to apply. We are committed to developing
inclusive, barrier-free selection processes and work environments.
Comme employeur, la Commission scolaire Lester-B.-Pearson souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise
la diversité au sein de son effectif en encourageant les candidates et les candidats qualifiés à présenter une demande.
Nous nous sommes engagés à créer un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et équitables.