RESPONSABLE DE LA GESTION ADMINISTRATIVE – ADMINISTRATIVE ASSISTANT LEGAL SERVICES
Position Description
Lester B. Pearson School Board
Applications are invited for the position of
ADMINISTRATIVE ASSISTANT
LEGAL SERVICES
Class 3
Members of the Administrative Staff who wish to be considered for appointment to the above position are invited to make their interest known in writing. Candidates must submit both a curriculum vitae and a letter of application explaining why they would be suitable for this position.
NATURE OF THE WORK
Reporting to the Legal Services Department, the successful candidate will have the knowledge and skills necessary to perform complex tasks with the expertise and autonomy they require, including the management of technical and administrative activities and the production of various documents, in addition to assuming an advisory role to optimize the management of programs or activities under their jurisdiction.
The specific areas assigned to the successful candidate will include:
Council of Commissioners:
Prepares monthly Council of Commissioners meeting.
Manages consultations launched by Council.
Receives and summarizes correspondence for Council meetings.
Formats Policies and Procedures as well as Council Resolutions
Updates local platforms
Post reports and adopted minutes.
Service contracts and judicial records:
Manages the verification of judicial records dossier and the related file of schools’ service suppliers.
Ensures the confidentiality and timely process of judicial records of employees, volunteers, and service suppliers.
Ensures that all documentation received is processed and filed in a structured and professional manner.
Answers inquiries from Principals, school secretaries, daycare technicians, service suppliers and follows-up.
Person responsible for processing complaints
Receives complaints, answers questions, and informs complainants of the complaint process.
Coordinates the complaint process with the people involved and ensures compliance with the legal deadlines.
Responds to requests from the Office of the National Student and sends documentation related to the complaint process.
Compiles data required by law and prepares reports and any other required documents related to the management of the complaint process.
Redacts and reviews policies, procedures, or internal processes.
Assumes any other responsibilities consistent with their duties and as assigned by their immediate supervisor.
QUALIFICATIONS:
The chosen candidate will have:
A minimum of an undergraduate degree in an appropriate field of study
A minimum of 4 years of relevant work experience
Must be bilingual (oral and written). A superior knowledge of written and spoken English and French is required to be able to execute all duties in both languages.
Superior ability to work under pressure to meet strict deadlines and to prioritize several concurrent tasks.
Very strong attention to details and ability to work with high precision, especially during stressful situations.
Ability to adapt to last-minute requests and tasks.
Superior organizational skills and ability and to work independently.
Experience in handling complaints or management of difficult clientele.
Ability to plan different tasks, organize meetings and submit reports promptly.
Excellent knowledge of Microsoft Office.
Superior communication skills.
Availability in the evenings and weekend on an on-call basis.
WORKING CONDITIONS
This position is classified as level 3 with remuneration and working conditions as per the Regulation Respecting the Conditions of Employment of Management Staff of School Boards .
Salary range: $ 60 864 $ – $ 81 150
Applicants are invited to apply for this vacancy. Please submit your letter of application and current curriculum vitae via Apply To Education (Join Our Team – LBPSB – Lester B. Pearson School Board) on the school board website by 4pm on June 8, 2023 to the attention of Alana Quinn-Leroux Director – Department of Human Resources
Interviews will take place the week of June 12.
The Lester B. Pearson School Board subscribes to an Equal Access to Employment program and values diversity in its workforce, encouraging all qualified applicants to apply. We are committed to removing structural barriers, developing inclusive teams of individuals from varied backgrounds and lived experiences, with knowledge and understanding required to serve and be accountable to the communities serviced by the school board.
Commission scolaire Lester-B.-Pearson
Appel de candidatures au poste de
RESPONSABLE DE LA GESTION ADMINISTRATIVE
Classe 3
Les membres du personnel d’administration qui désirent que leur candidature soit étudiée pour l’affectation au poste ci-dessus sont invités à faire connaître leur intérêt par écrit. Les candidats doivent envoyer un curriculum vitae et une lettre de présentation expliquant pourquoi ils s’estiment qualifiés pour ce poste.
NATURE DU POSTE
Relevant des services juridiques, la personne dont la candidature sera retenue possède les connaissances et les compétences nécessaires à effectuer des tâches complexes avec l’expertise et l’autonomie qu’elles requièrent, dont l’exercice de fonctions de gestion d’activités techniques et administratives, de production de documents divers, en plus d’assumer un rôle conseil pour favoriser la gestion optimale des programmes ou activités relevant de sa compétence.
Tâches spécifiques du poste :
Conseil des Commissaires
Prépare la réunion mensuelle du Conseil des commissaires
Gère les consultations soumises par le Conseil
Reçoit et résume la correspondance pour les réunions du Conseil
Met en forme les documents de Politiques et procédures ainsi que les résolutions du Conseil
Met à jour les plateformes locales
Affiche les rapports et les procès-verbaux adoptés
Contrats de service et antécédents judiciaires
Gère le dossier de la vérification des antécédents judiciaires et le volet lié aux fournisseurs de services aux écoles
Garantit la confidentialité et le traitement rapide des dossiers judiciaires des employés, des bénévoles et des fournisseurs de service
Veille à ce que toute la documentation reçue soit traitée et classée de façon structurée et professionnelle
Répond aux demandes de renseignements des directeurs, des secrétaires d’école, des techniciennes de garderie, des fournisseurs de service et assure les suivis requis
Personne responsable du traitement des plaintes
Reçoit les plaintes, répond aux questions et informe les plaignants du processus de plainte
Coordonne le processus de plainte avec les personnes impliquées en veillant au respect des délais prescrits par la loi
Répond aux demandes du Bureau du Protecteur National de l’Élève et transmet la documentation en lien avec le processus de plainte
Compile les données requises par la loi et prépare des rapports et tout autre document requis qui se rapporte à la gestion du processus de plainte
Rédige et révise des politiques, procédures ou processus internes
Assume toute autre responsabilité compatible avec ses fonctions et qui lui est attribuée par son supérieur immédiat.
QUALIFICATIONS :
La personne dont la candidature sera retenue :
Est titulaire d’un diplôme universitaire de premier cycle dans un domaine d’études approprié.
Détient 4 ans d’expérience de travail pertinente.
Est bilingue (oral et écrit). Une connaissance supérieure de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit est exigée afin de permettre l’exécution des fonctions dans les deux langues.
Démontre un souci du détail marqué et la capacité à travailler avec une extrême minutie, particulièrement en situation de stress, ainsi qu’une capacité supérieure à travailler sous pression, à respecter des délais stricts et à hiérarchiser plusieurs tâches simultanées.
A la capacité de s’adapter aux demandes et tâches de dernière minute.
Possède un sens aigu de l’organisation et la capacité à travailler de manière autonome.
A de l’expérience dans la gestion de plaintes ou de clientèle difficile.
Démontre la capacité de planifier différentes tâches, organiser des réunions et à soumettre les comptes-rendus rapidement.
Possède des habiletés de communication supérieures.
Démontre une excellente connaissance de Microsoft Office.
Est disponible à travailler sur appel le soir ou la fin de semaine.
CONDITIONS D’EMPLOI
Ce poste est classifié dans la classe 3 et la rémunération ainsi que les conditions d’emploi respectent le Règlement des conditions d’emploi des gestionnaires des commissions scolaires .
Échelle salariale : 60 864 $ – 81 150 $
Les candidats sont invités à postuler ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, via postuler à l’éducation ( Join Our Team – LBPSB – Lester B. Pearson School Board) sur le site Web du conseil scolaire, à l’attention de Alana Quinn-Leroux, directrice – service des Ressources humaines, au plus tard à 16 h le 8 juin 2023. .
Les entrevues auront lieu la semaine du 12 juin
La Commission scolaire Lester-B.-Pearson souscrit au programme de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise la diversité au sein de ses effectifs en encourageant tous les candidats qualifiés à présenter une demande d’emploi. Elle s’est engagée à abolir les barrières structurelles, à former des équipes inclusives composées de personnes issues de divers horizons et détenant de l’expérience vécue qui possèdent des connaissances et la compréhension nécessaires pour dispenser des services et répondre aux communautés que sert la commission scolaire.