School/Centre Secretary
Position Description
NOTICE OF VACANCY PLEASE POST
ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED
Applicants are invited to apply for this vacancy. Please submit your letter of application and current curriculum vitae NO LATER THAN 4:30 P.M. on June 2, 2023 to https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .
SCHOOL/CENTRE SECRETARY
DORVAL ELEMENTARY SCHOOL
1750 Carson Ave, Dorval, Qc. H9S 1N3
Principal: Heather-Anne Denton
Status of post: Replacement, full-time
Start date: August 14, 2023
End date: June 30, 2024
Working Schedule: 35 hours per week
Qualifications:
Hold a Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have four (4) years of pertinent experience.
AND
Have a basic knowledge of office automation.
AND
Hold a certificate dated no more than three (3) years attesting to the successful completion of:
a standard first aid course of a minimum eight (8)-hour duration.
a refresher course of a minimum six (6)-hour duration updating the skills acquired in the course mentioned in subparagraph 1
Other Requirements:
Bilingual (English and French)
Excellent knowledge of Microsoft Office and general secretarial procedures
Testing required
Knowledge of Google docs/sheets and forms
Knowledge of GPI, DOFIN and PAIE systems would be an asset
Knowledge of entry of absences and substitution in the payroll system would be an asset
Must demonstrate strong interpersonal, organizational and time management skills
Receptive and friendly attitude
Familiarity with how a school functions on a daily basis would be an asset
Strong communication skills
Ability to work additional hours in the evening throughout the school year (e.g., curriculum night, parent conferences)
Knowledge of the student registration process would be an asset
Ability and disposition to positively intervene and support students with various needs
Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :
$22.81 – $27.10 per hour
Nature of the work
In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or center by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training center secretaries.
Daily Tasks/Dossiers
Assists Principal in the general running of the school:
Student registration and placement
Staff and student absences
School exams and report cards
Student enrolment and transportation
Assists in event coordination and planning
Administers first aid; completes the reports required and informs parents and teachers
Responsible for monitoring teacher absences
Greeting and dealing with parents and community members in a welcoming and professional manner
Prepares and maintains lists of teachers, integration aides, etc. available for substitution
Responsible for general accounting, purchasing, and payroll
Assists IT in preparing teacher timetables in GPI for overmax classes
AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER
LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.
Les candidats sont invités à postuler pour ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, D’ICI 16h30, le 2 juin 2023, à https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .
SECRÉTAIRE D’ÉCOLE OU DE CENTRE
ÉCOLE PRIMAIRE DORVAL
1750 Carson Ave, Dorval, Qc. H9S 1N3
Directrice: Heather-Anne Denton
Statut du poste: Remplacement à temps plein
Date de début: 14 août 2023
Date de fin: 30 juin 2024
Horaire de travail: 35 heures par semaine
Qualifications requises:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.
ET
Avoir des connaissances de base en bureautique
ET
Être titulaire d’un document datant d’au plus trois (3) ans attestant la réussite :
1-Soit d’un cours de secourisme général d’une durée minimale de huit (8) heures;
2-Soit d’un cours d’appoint d’une durée minimale de six (6) heures visant la mise à jour des connaissances acquises dans le cadre du cours mentionné au paragraphe précédent.
Autres exigences:
Bilinguisme (anglais et français)
Excellente connaissance de Microsoft Office et connaissance des méthodes générales de secrétariat
Examens requis
Connaissance de Google Docs/Sheets et des formulaires
Connaissance des systèmes GPI, DOFIN et PAIE – un atout
Connaissance de l’entrée des absences et suppléances dans le système de paie – un atout
Excellentes compétences en relations interpersonnelles, en organisation et en gestion du temps
Attitude ouverte et accueillante
Connaissance du fonctionnement quotidien d’une école – un atout
Excellentes compétences en communication
Capacité de travailler des heures supplémentaires le soir durant l’année scolaire (p. ex. soirée du programme, conférences pour parents)
Connaissance du processus d’inscription des élèves – un atout
Capacité et disposition à intervenir positivement et à aider les élèves ayant divers besoins
Échelle de salaire selon la convention collective de l’UIES:
22.81 $ – 27.10 $ de l’heure
Nature du travail
En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.
Tâches quotidiennes/Dossiers
Aider la direction de l’école au fonctionnement général de l’école
Inscription et placement des élèves
Absences du personnel et des élèves
Examens scolaires et bulletins
Inscription et transport des élèves
Aider à la planification et à la coordination d’événements
Prodiguer les premiers soins; remplir les rapports requis et informer les parents et les enseignants
Faire le suivi des absences d’enseignants
Recevoir les parents et les membres de la communauté et leur répondre de manière accueillante et professionnelle
Préparer et tenir à jour des listes d’enseignants, de préposés à l’intégration, etc. disponibles pour des remplacements
Assumer la responsabilité de la comptabilité générale, des achats et de la paie
Aider les TI à préparer des calendriers dans GPI pour les classes dépassant le maximum