Office Agent Class II
Position Description
NOTICE OF VACANCY PLEASE POST
ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED
Applicants are invited to apply for this vacancy. Please submit your letter of application and current curriculum vitae NO LATER THAN June 13, 2023 at 4:30 P.M. ON https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/
OFFICE AGENT CLASS II
JOHN RENNIE HIGH SCHOOL
501, boul. St-Jean, Pointe Claire, QC. H9R 3J5
Principal: Jennifer Kurta
Status of post: Regular, full-time
Start date: July 1, 2023
Working Schedule: 35 hours per week
Cyclical layoff during the summer period
Qualifications:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority.
Other Requirements:
Must be completely bilingual (French and English)
Must have a receptive and friendly attitude
Must be able to communicate with staff, students and their parents
Must have knowledge of Microsoft Word and Excel – Testing required
Must have knowledge of Google Suite
Knowledge of GPI
Excellent interpersonal and communication skills
Excellent organizational skills and initiative
Ability to work in a team environment
Able to work autonomously
Must be able to multi-task
Accuracy, attention to detail, strong organizational skills are essential
Must have the ability to meet deadlines, particularly during peak periods
Must be able to effectively communicate updates and information to other staff members
Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :
$21.73 To $22.65 per hour
Nature of the work
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties according to established instructions, methods or procedures and requiring routine decisions relevant to administrative tasks as determined by the administration.
Daily Tasks/Dossiers:
Perform reception duties, such as answering phone, responding to emails, greeting students/staff/guests
Must be able to prioritize and delegate traffic in the office.
Must have the ability and disposition to deal with the public
Must take accurate messages
Must manage the entry of visitors and maintain an environment conducive to work at reception
Must respond to student/staff/general public inquiries by phone, email and in person
Responsible for accepting deliveries and ensuring they are sent to the appropriate person/department
Responsible for maintaining accurate and updated student files
Will attend to students who are ill or require minimal health care
Entries into GPI must be accurate and timely
May be asked to work flex hours such as evenings, weekends and summer periods
Must be able to effectively communicate updates and information to other staff members
Must maintain and streamline filing system procedures
AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER
LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.
Les candidats sont invités à postuler pour ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, D’ICI 16h30, LE 13 juin 2023 sur https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/
AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE II
ÉCOLE SECONDAIRE JOHN RENNIE
501, boul. St-Jean, Pointe Claire, QC. H9R 3J5
Directrice: Jennifer Kurta
Statut du poste : Régulier à temps plein
Date de début: 1 juillet 2023
Horaire de travail: 35 heures par semaine
Mise à pied cyclique pendant l’été
Qualifications requises:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
Autres exigences:
Doit être parfaitement bilingue
(français et anglais)
Avoir une attitude réceptive et amicale
Être capable de communiquer avec le personnel, les élèves et leurs parents.
Doit avoir une connaissance de Microsoft Word et Excel – Examens requis
Connaissance de Google Suite
Connaissance de GPI
Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication
Excellent sens de l’organisation et esprit d’initiative
Capacité à travailler en équipe
Capacité à travailler de manière autonome
Doit être capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois
La précision, le souci du détail et un sens aigu de l’organisation sont essentiels.
Capacité à respecter les délais, en particulier pendant les périodes de pointe
Capacité de communiquer efficacement les nouvelles et l’information aux autres membres du personnel
Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES:
21,73 $ à 22,65 $ de l’heure
Nature du travail
Le travail principal et habituel d’un employé de cette classe d’emploi consiste à exécuter une variété de tâches administratives selon des instructions, des méthodes ou des procédures établies et à prendre des décisions de routine relatives à des tâches administratives déterminées par l’administration.
Tâches quotidiennes/Dossiers:
Effectuer des tâches de réception, telles que répondre au téléphone, répondre aux e-mails, accueillir les étudiants/le personnel/les invités
Doit être capable d’établir des priorités et de déléguer le trafic dans le bureau.
Doit avoir la capacité et la disposition à traiter avec le public
Doit prendre des messages précis
Gérer l’entrée des visiteurs et maintenir un environnement propice au travail à la réception.
Doit répondre aux demandes des étudiants/du personnel/du grand public par téléphone, par e-mail et en personne
Responsable d’exclure les livraisons et de s’assurer qu’elles sont envoyées à la personne/au service approprié
Responsable de maintenir des dossiers d’étudiants exacts et à jour
S’occupera des élèves malades ou nécessitant des soins de santé minimaux.
Les entrées dans le GPI doivent être exactes et opportunes
Peut-être demandé à travailler des heures flexibles telles que les soirées, les week-ends et les périodes d’été
Doit être capable de communiquer efficacement des mises à jour et des informations aux autres membres du personnel
Doit maintenir et rationaliser les procédures du système de classement