Career Detail

School/Centre Secretary

Position Description

NOTICE OF VACANCY PLEASE POST

ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED

Applicants are invited to apply for this vacancy. Please submit your letter of application and current curriculum vitae NO LATER THAN 4:30 P.M. on June 14, 2023 to https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .

SCHOOL/CENTRE SECRETARY

JOHN RENNIE HIGH SCHOOL

501 Boul. Saint-Jean, Pointe-Claire, QC. H9R 3J5

Principal: Jennifer Kurta

Status of post: Replacement, full-time

Start date: July 1, 2023

End date: June 30, 2024, or another date determined by the board.

Working Schedule: 35 hours per week

Qualifications:

Hold a Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have four (4) years of pertinent experience.

AND

Have a basic knowledge of office automation.

AND

Hold a certificate dated no more than three (3) years attesting to the successful completion of:

a standard first aid course of a minimum eight (8)-hour duration.

a refresher course of a minimum six (6)-hour duration updating the skills acquired in the course mentioned in subparagraph 1

Other Requirements:

Bilingual (English and French)

Excellent knowledge of Microsoft Office and general secretarial procedures

Testing required

Knowledge of Google docs/sheets and forms

Knowledge of GPI, DOFIN and PAIE systems would be an asset

Knowledge of entry of absences and substitution in the payroll system would be an asset

Must demonstrate strong interpersonal, organizational and time management skills

Receptive and friendly attitude

Familiarity with how a school functions on a daily basis would be an asset

Strong communication skills

Ability to work additional hours in the evening throughout the school year (e.g., curriculum night, parent conferences)

Knowledge of the student registration process would be an asset

Ability and disposition to positively intervene and support students with various needs

Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :

$22.81 – $27.10 per hour

Nature of the work

In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in ensuring, as instructed or in conjunction with others, the smooth operation of the school or center by assuming the responsibility and coordination of the administrative tasks of school or adult education or vocational training center secretaries.

Daily Tasks/Dossiers

Assists Principal in the general running of the school:

Managing Scholago and filling in internal teacher absences

Filling in the necessary OER’s and HRTF forms

Service Contract entries

Student enrolment and transportation

Assists in event coordination and planning such as convocation

Administers first aid; completes the reports required and informs parents and teachers

Responsible for monitoring teacher absences

Greeting and dealing with parents and community members in a welcoming and professional manner

Prepares and maintains lists of teachers, integration aides, etc. available for substitution

Responsible for all aspects of payroll

Oversees student option forms, teacher preference forms and access cards

Welcome student teachers and organizes them

New employee kits

Manage and understand Mozaik and GPI

Archiving and filing

Managing personnel files and emergency forms

Entering maintenance requests

Coordinating office staff

AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER

LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.

Les candidats sont invités à postuler pour ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, D’ICI 16h30, le 14 juin 2023 à https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .

SECRÉTAIRE D’ÉCOLE OU DE CENTRE

ÉCOLE SECONDAIRE JOHN RENNIE

501, boul. Saint-Jean, Pointe-Claire, QC. H9R 3J5

Directrice: Jennifer Kurta

Statut du poste: Remplacement à temps plein

Date de début: 1 juillet 2023

Date de fin: 30 juin 2024 ou une autre date à déterminer par la commission scolaire

Horaire de travail: 35 heures par semaine

Qualifications requises:

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

ET

Avoir des connaissances de base en bureautique

ET

Être titulaire d’un document datant d’au plus trois (3) ans attestant la réussite :

1-Soit d’un cours de secourisme général d’une durée minimale de huit (8) heures;

2-Soit d’un cours d’appoint d’une durée minimale de six (6) heures visant la mise à jour des connaissances acquises dans le cadre du cours mentionné au paragraphe précédent.

Autres exigences:

Bilinguisme (anglais et français)

Excellente connaissance de Microsoft Office et connaissance des méthodes générales de secrétariat

Examens requis

Connaissance de Google Docs/Sheets et des formulaires

Connaissance des systèmes GPI, DOFIN et PAIE – un atout

Connaissance de l’entrée des absences et suppléances dans le système de paie – un atout

Excellentes compétences en relations interpersonnelles, en organisation et en gestion du temps

Attitude ouverte et accueillante

Connaissance du fonctionnement quotidien d’une école – un atout

Excellentes compétences en communication

Capacité de travailler des heures supplémentaires le soir durant l’année scolaire (p. ex. soirée du programme, conférences pour parents)

Connaissance du processus d’inscription des élèves – un atout

Capacité et disposition à intervenir positivement et à aider les élèves ayant divers besoins

Échelle de salaire selon la convention collective de l’UIES:

22,81 $ – 27,10 $ de l’heure

Nature du travail

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Tâches quotidiennes/Dossiers

Aider la direction de l’école au fonctionnement général de l’école

Gérer Scolago et remplir les absences des enseignants internes

Remplir les formulaires de transaction pour les ressources humaines et les fiches de suppléance nécessaires

Contrats de service

Inscription et transport des élèves

Aider à la planification et à la coordination d’événements tels que la convocation

Prodiguer les premiers soins; remplir les rapports requis et informer les parents et les enseignants

Faire le suivi des absences d’enseignants

Recevoir les parents et les membres de la communauté et leur répondre de manière accueillante et professionnelle

Préparer et tenir à jour des listes d’enseignants, de préposés à l’intégration, etc. disponibles pour des remplacements

Assumer la responsabilité de la comptabilité générale, des achats et de la paie

Formulaires d’options et cartes d’accès

Accueil et organisation des enseignants stagiaires

Nouvelles trousses pour employés

Gestion et compréhension de Mozaik et GPI

Archivage et classement

Gestion des dossiers du personnel et des formulaires d’urgence

Entrée des demandes d’entretien

Coordination du personnel de bureau

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