Office Agent Class I
Position Description
NOTICE OF VACANCY – PLEASE POST
ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED
Please submit your letter of application and current curriculum vitae NO LATER THAN 4:30 pm. On June 15, 2023 to https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .
OFFICE AGENT CLASS I
WESTWOOD SENIOR HIGH SCHOOL
69 Côte Saint-Charles, Hudson Heights, QC. J0P 1J0
Principal: Elaine Fraser
Status of post: Replacement, part-time
Start date: August 31, 2023
Working Schedule: 7 hours per week (Monday)
Cyclical layoff during the summer period
Qualifications:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have one (1) year of pertinent experience
AND
Have a basic knowledge of office automation
Other Requirements:
Must be bilingual (English & French)
Must be able to function autonomously with minimal supervision
Must be able to multi-task
Must be able to work as part of a team
Accuracy, attention to detail, strong organizational skills are essential
Must be able to summarize data and prepare reports using Excel and other Microsoft Office software
o Testing of Microsoft Office Required
Knowledge of Dofin, Mozaik, Access, Adobe Suite is an asset
Ability to meet deadlines, particularly during peak periods
Must be able to effectively communicate updates and information to other staff members
Ability to maintain and streamline filing system procedures
Must be comfortable with Google docs/ sheets/ forms
Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :
$22.36 To $25.00 per hour
Nature of the work
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties of a complex nature according to established methods and procedures.
Daily Tasks/Dossiers
Manages all of the schools ordering and associated PO’s.
Responsible for completing all tasks related to SCHOLAGO/ Payroll etc
Tracks goods received and follows up with purchasing on outstanding orders
Submits the in-trust numbers to Finance
The employee uses all necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets, Google, and communicates effectively and professionally via e-mail.
The employee is responsible for completing all tasks related to the ordering process
Collaborates with office staff on dossiers such as convocation and awards ceremonies
The employee is required to replace the receptionist during lunch as part of the task.
AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER
LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.
Les candidats sont invités à postuler pour ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, D’ICI 16h30, le 15 juin 2023 à https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .
AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I
ÉCOLE SEONDAIRE WESTWOOD SENIOR
69 Côte Saint-Charles, Hudson Heights, QC. J0P 1J0
Directrice : Elaine Fraser
Statut du poste : Remplacement à temps partiel
Date de début: 31 août 2023
Horaire de travail: 7 heures par semaine (Lundi)
Mise à pied cyclique pendant l’été
Qualifications requises:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente.
ET
Avoir des connaissances de base en bureautique.
Autres exigences:
Bilinguisme – essentiel
Capacité de fonctionner de manière autonome avec une supervision minimale
Capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois
Capacité de travailler en équipe
Exactitude, attention aux détails et excellent sens de l’organisation – essentiels
Capacité de résumer des données et de préparer des rapports avec Excel et d’autres logiciels Microsoft Office
Examen sur Microsoft Office exigé
Connaissance de Dofin, Mozaik, Access et Adobe Suite, un atout
Capacité de respecter des échéances, particulièrement en période de pointe
Communication efficace des mises à jour et des renseignements aux autres membres du personnel de soutien
Capacité de tenir à jour et de simplifier les méthodes du système de classement
Doit être à l’aise avec Google docs/ feuilles/ formulaires
Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES:
22,36 $ à 25,00 $ de l’heure
Nature du travail
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux
administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.
Tâches quotidiennes/Dossiers
Gérer toutes les commandes et les bons de commandes des écoles
Responsable de l’exécution de toutes les tâches liées à SCOLAGO/la paie
Faire le suivi des marchandises reçues et des achats des bons de commande en attente
Envoyer les numéros de compte en fidéicommis aux Finances
Utiliser tous les logiciels nécessaires pour exécuter ses tâches de traitement de texte, d’entrées dans les bases de données, Google, et communique efficacement et professionnellement par courriel.
Exécuter toutes les tâches du processus de commande
Aider à l’organisation d’événements de l’école comme les cérémonies de remise de diplôme.
Remplacer la réceptionniste pendant le dîner.