POSTE VACANT SECRÉTAIRE 35HRES/SEMAINE – VACANT SECRETARY 35 HRS/ WEEK
Position Description
Commission Scolaire New Frontiers
New Frontiers School Board
Offre D’emploi: NFSB2023-024-113
POSTE VACANT
SECRÉTAIRE
35HRES/SEMAINE
CENTRE ADMINISTRATIF
Veuillez poser votre candidature au plus tard le 21 juin 2023 ,QUALIFICATIONS REQUISES
QUALIFICATIONS REQUISES
Scolarité et expérience
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.
SUPÉRIEUR IMMÉDIAT
Gérante – Services administratifs
HORAIRE DE TRAVAIL
35 heures par semaine – lundi à vendredi
DATE DE DÉBUT
Le 1 octobre, 2023. Ceci est un post de 12 mois.
RÉMUNÉRATION
22.18$- 24.13$ de l’heure en conformité avec les échelles salariales par le ministère.
EXIGENCES DE LA COMMISSION SCOLAIRE
Compétences écrites et orales dans les deux langues officielles;
Avoir de solides compétences interpersonnelles;
Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft et du traitement de texte;
Connaissance de logiciels pédagogiques et du logiciel de paie, un atout
AUTRE EXIGENCE
Avoir des connaissances en bureautique.
NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à assister une ou plusieurs personnes en exécutant des tâches de secrétariat.
ATTRIBUTIONS CARACTÉRISTIQUES
La personne salariée de cette classe d’emplois effectue la saisie à l’ordinateur, de textes et de diverses données à partir de manuscrits ou de diverses sources qu’elle présente sous forme de lettres, tableaux, rapports, plan et autres; elle vérifie l’orthographe et l’application des règles grammaticales dans les textes qu’elle saisit et signale les corrections à apporter; elle reçoit et achemine les appels téléphoniques et fournit des renseignements généraux; elle tient à jour des dossiers et des registres et effectue le classement des dossiers et des documents; elle prend connaissance du courrier et le remet aux destinataires; elle rédige des accusés de réception, des lettres ou des notes simples; elle recherche et recueille des renseignements à inclure dans des formulaires qu’elle remplit ou dans des rapports et dans la correspondance.
Selon les instructions et dans les limites de sa fonction, elle effectue des communications téléphoniques de renseignements d’ordre général relativement à la suppléance du personnel enseignant ou, plus particulièrement avec les parents, concernant la fréquentation scolaire; elle participe aux opérations massives d’achat d’articles et fournitures scolaires en effectuant des travaux de transcription et de vérification; elle prête et récupère des volumes; elle effectue les opérations pertinentes à la vente d’articles scolaires.
Elle peut être appelée à effectuer des travaux de compilation, de vérification et d’inscription.
Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle utilise le courrier électronique; elle effectue, au besoin, des recherches sur Internet. Elle peut être appelée à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail commun.
Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles ou les nouveaux secrétaires.
Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe
**“Comme employeur, la commission scolaire New Frontiers souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif en encourageant toutes les candidates et tous les candidats qualifiés à présenter une demande. Nous nous sommes engagés à créer un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et équitables.”
**“The New Frontiers School Board is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce, encouraging all qualified applicants to apply. We are committed to developing inclusive, barrier-free selection processes and work environments.”
Le Service des ressources humaines – Human Resources Department
Commission Scolaire New Frontiers
New Frontiers School Board
6/13/2023
Job Offer: NFSB2023-024-113
VACANT
SECRETARY
35 hrs/ week
BOARD OFFICE
Please apply by June 21, 2023.
REQUIRED QUALIFICATIONS
Schooling and experience
Hold a Diploma of Vocational Studies in Secretarial Studies, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority.
IMMEDIATE SUPERVISOR
Manager of Administrative Services.
WORK SCHEDULE
35 hours per week – Mondays to Friday
EFFECTIVE DATE
October 1, 2023.
REMUNERATION
$22.18- $24.13 In conformity with the salary scales set by the Ministry.
BOARD REQUIREMENTS
Experience:
Written and oral proficiency in the two official
languages.
Strong interpersonal skills.
Word processing and spreadsheet software.
OTHER REQUIREMENTS
Have a basic knowledge of office automation.
NATURE OF THE WORK
The principal and customary work of the employee in this class of employment consists in assisting one or more persons in carrying out secretarial tasks.
CHARACTERISTIC FUNCTIONS
The employee in this class of employment enters texts and various data in a computer from manuscripts or various sources and produces letters, tables, reports, meeting agendas and other documents; verifies the spelling and grammar rules in the texts entered and identifies the corrections to be made; receives and transfers telephone calls and provides general information; updates records and registers and files records and documents; opens and forwards the mail to the persons to whom it is addressed; drafts acknowledgements of receipt, simple letters or notes; finds and collects information to be included on forms that he or she fills out or in reports and correspondence.
As instructed and within the limits of his or her function, the employee relays telephone messages and information of a general nature concerning supply teachers or, more specifically, to parents, concerning school attendance; takes part in bulk purchases of school supplies and articles by carrying out transcription and verification duties; loans and retrieves books; carries out duties related to the sale of school supplies.
He or she may be required to compile, verify and enter data.
He or she uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; uses e-mail and, if necessary, carries out research on the Internet. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.
The employee may be required to train new secretaries.
If need be, he or she performs any other related duty.
**“Comme employeur, la commission scolaire New Frontiers souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et valorise la diversité au sein de son effectif en encourageant toutes les candidates et tous les candidats qualifiés à présenter une demande. Nous nous sommes engagés à créer un processus de sélection et un milieu de travail inclusifs et équitables.”
**“The New Frontiers School Board is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce, encouraging all qualified applicants to apply. We are committed to developing inclusive, barrier-free selection processes and work environments.”
Le Service des ressources humaines – Human Resources Department