Office Agent Class I
Position Description
NOTICE OF VACANCY PLEASE POST
ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED
Applicants are invited to apply for this vacancy. Please submit your letter of application and current curriculum vitae NO LATER THAN 4:30 P.M. ON June 29, 2023 to https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .
OFFICE AGENT CLASS I
PLACE CARTIER
257 Beaconsfield Blvd, Beaconsfield, QC. H9W 4A5
Director: Peggy Grant
Status of post: Regular full-time
Start date: August 9, 2023
Working Schedule: 35 hours per week
Qualifications:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have one (1) year of pertinent experience
AND
Have a basic knowledge of office automation
Other Requirements:
Must be bilingual
Must have excellent knowledge and demonstrated ability in Microsoft Office: Word and Excel
Testing required
Knowledge of Google Suite is an asset
Knowledge of Jade Tosca
Must be comfortable working in an environment where confidentiality on student dossiers is of paramount importance and interaction with outside agencies is an integral part of the job
Must be a strong team player able to work collaboratively in a team environment and able to work independently
Ability to work with the public
Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :
$22.36 to $25.00 per hour
Nature of the work
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties of a complex nature according to established methods and procedures.
Daily Tasks/Dossiers:
Monitoring and reporting of students absences in Google sheets and in Jade Tosca
Working collaboratively with Teachers and Techs
Entry of student marks into Jade Tosca
Evaluation of student admissability into Adult Education
Registration of students into Jade Tosca per semester (quarterly). This includes the necessaty of flex hours into the evening and/or summer periods and percise data entry
Assist in the coordination of examinations, preparing, storing and monitoring exam documents
Assisting administration with the collection of school fees
Assisting the organization of school based events such as convocations ect.
AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER
LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.
Les candidats sont invités à postuler pour ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, D’ICI 16h30, LE 29 juin 2023 à https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/.
AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I
PLACE CARTIER
257, boul. Beaconsfield, Beaconsfield QC. H9W 4A5
Directrice: Peggy Grant
Statut du poste : Régulier à temps plein
Date de début: 9 août 2023
Horaire de travail: 35 heures par semaine
Qualifications requises:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente.
ET
Avoir des connaissances de base en bureautique.
Autres exigences:
Bilinguisme obligatoire
Excellente connaissance des logiciels Microsoft: WORD et EXCEL et des aptitudes manifestes à les utiliser
Examens requis
Connaissance de la suite Google – un atout
Connaissance de Jade Tosca
Aisance dans un environnement où la confidentialité sur les dossiers des élèves est d’une importance capitale et l’interaction avec les organismes externes fait partie intégrante du travail
Avoir un solide esprit d’équipe et être capable de travailler en équipe et de façon autonome;
Capacité de travailler avec le public
Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES:
22,36 $ à 25,00 $ de l’heure
Nature du travail
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.
Tâches quotidiennes/Dossiers
Vérifier et signaler les absences d’élèves dans les feuilles Google et Jade Tosca
Travailler en collaboration avec les enseignants et les techniciens
Entrer les notes des élèves dans Jade Tosca
Évaluer l’admissibilité des élèves à la formation des adultes
Inscrire les élèves dans Jade Tosca à chaque étape (trimestrielle). Être obligatoirement disposé à faire des heures flexibles en soirée ou en été et entrer les données avec précision
Aider à la coordination des examens, préparer, archiver et surveilles les documents d’examens
Aider la direction à percevoir les frais de scolarité
Aider à l’organisation d’événements de l’école comme les cérémonies de remise de diplôme, etc.