Office Agent Principal Class
Position Description
NOTICE OF VACANCY PLEASE POST
ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED
Applicants are invited to apply for this vacancy. Please submit your letter of application and current curriculum vitae NO LATER THAN 4:30 P.M. ON June 29, 2023 to https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .
OFFICE AGENT PRINCIPAL CLASS
HUMAN RESOURCES
1925 Brookdale, Dorval, Quebec
Director: Alana Quinn-Leroux
Status of post: Regular, full-time
Start date: August 7, 2023
Working Schedule: 35 hours per week
Qualifications:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have six (6) years of pertinent experience.
AND
Have a thorough knowledge of office automation.
Other Requirements:
Must possess excellent written and verbal skills in both French and English
Must have strong mathematical and problem-solving analytical skills
Testing required
Must have knowledge in Microsoft Office, Access, Excel and Word
Testing required
Excellent interpersonal and communication skills
Above-average ability to deal with public in a professional manner
Above-average organizational skills and the ability to meet strict deadlines for payroll
Ability to multi-task and work effectively under pressure
Ability to work as part of a team
Able to carry out the responsibilities and duties of the job with minimal supervision
May be asked to work additional hours during very busy periods
Knowledge of GRICS payroll system would be an asset
Knowledge of “serie poste” an asset
Must have six years of pertinent experience working in payroll department
Experience with Adult & Vocational Education sector – an asset
Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :
$23.12 To $28.31 per hour
Nature of the work
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in organizing, coordinating, and monitoring the work performed by his or her team composed of administrative support staff. This class of employment also includes employees who perform principally, and customarily highly specialized work characterized by the complexity1, expertise2 and autonomy3 required.
Daily Tasks/Dossiers:
Processing Transaction Forms (payroll)
Daily assistance to school secretaries and daycare technicians
Daily assistance to employees
Provide Legal Counsel with payroll information requested in Subpoena received for an employee
Creation of wage slip jobs in Paie and supporting secretaries/daycare technicians in how/when to enter payments
Generation and transmission of ROE
Running of lists in Access before each pay calculation
Reviewing and following up on anomalies
Preparing, processing, and following up on salary advance requests
Overpayment letters and follow-up
AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER
LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.
Les candidats sont invités à postuler pour ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, D’ICI 16h30, Le 29 juin 2023 à https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .
AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE PRINCIPALE
SERVICE DES RESSOURCES HUMAINES
1925, avenue Brookdale, Dorval, Québec
Directrice: Alana Quinn-Leroux
Statut du poste : Régulier à temps plein
Horaire de travail: 35 heures par semaine
Date de début: 7 août 2023
Qualifications requises:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.
ET
Avoir des connaissances approfondies en bureautique.
Autres exigences:
Posséder d’excellentes compétences à l’écrit et à l’oral en français et en anglais
Faire preuve d’un solide esprit mathématique et analytique en résolution de problèmes
Examens exigés
Avoir une connaissance des logiciels Microsoft Office, Access, Excel et Word
Examens exigés
Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et communications
Avoir une capacité supérieure à la moyenne pour traiter avec le public de manière professionnelle
Avoir des habiletés d’organisation supérieures à la moyenne et la capacité de respecter les échéanciers serrés de la paie
Avoir une capacité d’exécuter plusieurs tâches à la fois et de travailler efficacement sous pression
Avoir la capacité de travailler en équipe
Être capable d’assumer les responsabilités et les tâches de l’emploi avec une supervision minimale
Peut être demandé à travailler des heures supplémentaires lors des périodes très occupées
La connaissance du système de paie GRICS serait un atout.
La connaissance de “serie poste” est un atout
Doit avoir six ans d’expérience pertinente de travail dans un département de paie
Expérience avec le secteur de l’éducation des adultes et de la formation professionnelle – un atout
Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES:
23.12 $ à 28.31 $ par heure
Nature du travail
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son équipe composée du personnel de soutien administratif.
Cette classe d’emplois comprend également les personnes salariées qui, de façon principale et habituelle, effectuent des travaux hautement spécialisés qui se caractérisent par la complexité1, l’expertise2 et l’autonomie3 qu’ils requièrent.
Tâches quotidiennes/Dossiers
Traiter les formulaires de transactions (PAIE)
Aider quotidiennement les secrétaires d’école et aux Techniciens en services de garde
Aider quotidiennement les employés
Fournir au conseiller juridique l’information de la paie demandée dans les assignations reçues pour un employé
Créer des tâches de traitement de fiches de paie et aider les secrétaires/techniciennes en service de garde sur le moment et la manière d’entrer les paiements
Produire et transmettre les relevés d’emploi
Exécuter les listes dans Access avant chaque calcul de la paie
Le suivi des anomalies
Préparation, traitement et suivi des demandes d’avances de salaire
Lettres de surpaiement et suivi