Office Agent Principal Class
Position Description
NOTICE OF VACANCY PLEASE POST
ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED
Applicants are invited to apply for this vacancy. Please submit your letter of application and current curriculum vitae NO LATER THAN 4:30 P.M. ON June 29, 2023 to https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .
OFFICE AGENT PRINCIPAL CLASS
REGIONS
1925 Brookdale, Dorval, Quebec
Director: Deborah Dixon
Status of post: Replacement, full-time
Start date: July 1, 2023
End date: June 30, 2024, or another date determined by the board
Working Schedule: 35 hours per week
Qualifications:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority and have six (6) years of pertinent experience.
AND
Have a thorough knowledge of office automation.
Other Requirements:
Must possess excellent written and verbal skills in both French and English – Testing is required for both French and English written and oral
Must have strong mathematical and problem-solving analytical skills
Must have knowledge in Microsoft Office, Access, Excel and Word -Testing required
Excellent interpersonal and communication skills
Excellent ability to deal with the public in a professional manner
Excellent organizational skills and the ability to meet strict deadlines
Ability to multi-task and work effectively under pressure
Ability to work as part of a team
Able to carry out the responsibilities and duties of the job with minimal supervision
May be asked to work additional hours during very busy periods
Knowledge of GRICS software including JadeTosca would be an asset
Experience in elementary and secondary education – an asset
Knowledge of the Google platform an asset
Knowledge of the registration process an asset
Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :
$23.12 To $28.31 per hour
Nature of the work
The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in organizing, coordinating and monitoring the work performed by their team composed of administrative support staff. This class of employment also includes employees who perform principally and customarily highly specialized work characterized by the complexity1, expertise2 and autonomy3 required.
Daily Tasks/Dossiers:
Monitor and manage school and daycare fee collection process
Verification of admin expense reports
Receive and manage parent inquiries and concerns
Help manage enriched exams
Manage student placements and transfer requests
Oversee judicial records for volunteers
Assist and support administrator inquiries
AVIS DE POSTE VACANT VEUILLEZ AFFICHER
LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ, DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.
Les candidats sont invités à postuler pour ce poste vacant. Veuillez envoyer votre demande d’emploi avec un curriculum vitae à jour, D’ICI 16h30, le 29 juin 2023 à https://www.lbpsb.qc.ca/join-our-team/ .
AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE PRINCIPALE
RÉGIONS
1925, avenue Brookdale, Dorval, Québec
Directrice: Deborah Dixon
Statut du poste : Remplacement à temps plein
Date de début: 1 juillet 2023
Date de fin: 30 juin 2024 ou une autre date à déterminer par la commission scolaire
Horaire de travail: 35 heures par semaine
Qualifications requises:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.
ET
Avoir des connaissances approfondies en bureautique.
Autres exigences:
Posséder d’excellentes compétences à l’écrit et à l’oral en français et en anglais
Examens exigés
Faire preuve d’un solide esprit mathématique et analytique en résolution de problèmes
Avoir une connaissance des logiciels Microsoft Office, Access, Excel et Word
Examens exigés
Excellentes habiletés en relations interpersonnelles et communications
Avoir une capacité supérieure à la moyenne pour traiter avec le public de manière professionnelle
Avoir des habiletés d’organisation supérieures à la moyenne et la capacité de respecter les échéanciers serrés
Avoir une capacité d’exécuter plusieurs tâches à la fois et de travailler efficacement sous pression
Avoir la capacité de travailler en équipe
Être capable d’assumer les responsabilités et les tâches de l’emploi avec une supervision minimale
Peut être demandé à travailler des heures supplémentaires lors des périodes très occupées
La connaissance du système de paie GRICS – un atout
Expérience en éducation au primaire et au secondaire – un atout
Connaissance de plateforme Google – un atout
Connaissance du processus d’enregistrement – un atout
Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES:
23,12 $ à 28,31 $ de l’heure
Nature du travail
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à organiser, diriger et contrôler les travaux exécutés par les membres de son équipe composée du personnel de soutien administratif.
Cette classe d’emplois comprend également les personnes salariées qui, de façon principale et habituelle, effectuent des travaux hautement spécialisés qui se caractérisent par la complexité1, l’expertise2 et l’autonomie3 qu’ils requièrent.
Tâches quotidiennes/Dossiers
Contrôler et gérer le processus de recouvrement des frais de scolarité et de garderie
Vérification des rapports de dépenses administratives
Recevoir et gérer les demandes de renseignements et les préoccupations des parents
Aider à gérer les examens enrichis
Gérer les demandes de placement et de transfert des élèves
Superviser les dossiers judiciaires des bénévoles
Assister et soutenir les demandes de renseignements des administrateurs