Position Description

Technicien(ne) en administration

Project spécial -Temporaire 1 an

15 heures par semaine

Centre administratif – Département des ressources financières

Nous, la commission scolaire de Western Quebec, reconnaissons que les terres sur lesquelles nous vivons, apprenons et travaillons sont le territoire traditionnel non cédé des peuples algonquins Anishinaabe. Nous les remercions de partager ces terres et nous nous engageons, en tant qu’organisation, en tant qu’éducateurs et en tant qu’individus, à entretenir une relation continue qui reconnaît et respecte les terres, les traditions et la culture du peuple Anishinaabe. La Commission scolaire Western Québec s’engage à bâtir une communauté éducative ayant pour objectif commun de réaliser le potentiel de tous nos élèves en cultivant un solide corps de soutien et l’excellence professionnelle, pédagogique et administrative. Nous encourageons donc les candidatures des Autochtones, ainsi que celles des autres groupes racialisés, des personnes vivant avec un handicap, des personnes de confession religieuse et des minorités de genre. En tant qu’organisation, nous nous efforçons d’embaucher des personnes qui reflètent les communautés que nous servons, et qui pratiquent l’amour de l’apprentissage tout au long de la vie, le travail d’équipe et l’éthique professionnelle la plus élevée. Nos efforts pour obtenir une main-d’œuvre diversifiée qui contribue à un environnement de travail culturellement sûr comprennent la mise en place de pratiques d’emploi proactives afin d’aborder les barrières systémiques et d’éliminer les obstacles à l’embauche et à la rétention de personnes qualifiées.

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer divers genres de travaux techniques reliés à la gestion des ressources humaines et financières, à l’élaboration et à la mise en application de normes et des travaux reliés aux opérations administratives. Dans son travail, elle peut assister du personnel professionnel et du personnel cadre.

Projet spécial

Au cours des dernières années, le modèle de financement du ministère de l’Éducation à évolué et s’est complexifié, ce qui a amené à l’augmentation considérable de postes budgétaires. Présentement, il y a un déséquilibre entre le poste budgétaire et la nature de la dépense/revenu dans le système financier et dans le système de paie. Sous la supervision de la direction des finances, le mandat sera :

D’analyser les transactions dans le système comptable et apporter les corrections nécessaires au niveau du système de paie et du système financier;

Soutenir les écoles/centres et départements avec le « Resource facilitator » et faire les modifications et les mise à jour nécessaires (accès, nouvelles mesures, nouveaux postes budgétaires).

Attributions caractéristiques

Dans le domaine de la gestion des ressources humaines, l’employé, dans cette classe d’emploi, participe au processus de recrutement et de promotion en menant des entrevues, en participant à des jurys d’examen, en vérifiant ou en déterminant les qualifications académiques et professionnelles des candidats en fonction de normes, en s’assurant de l’authenticité des documents produits, en vérifiant les antécédents professionnels, en organisant des sessions d’examen, en administrant des tests et autres examens requis. Accueille les nouveaux employés et les informe des conditions générales de travail, notamment en organisant et en animant des séances d’information, participe à l’élaboration des descriptions de postes en effectuant des études sur le terrain et en interrogeant le personnel ; informe le personnel des diverses questions relatives aux conventions collectives ou à toute autre réglementation concernant la gestion des ressources humaines et participe à leur application.

Dans le domaine de la gestion des ressources financières, prépare les états financiers ; passe les écritures comptables, les transferts, les rapprochements, etc. ; effectue des analyses techniques des comptes et des rapports ; contrôle les opérations effectuées par d’autres, détecte et corrige les erreurs. Recueille, analyse et synthétise les données nécessaires à la préparation du budget ; participe à la préparation du budget ; assure le suivi du budget et analyse certaines écritures ; informe et assiste les personnes concernées afin qu’elles respectent les règles prescrites. Peut être amené à répondre aux questions des auditeurs et à leur fournir les informations et pièces justificatives nécessaires.

Élaborer et adapter les méthodes et procédures de travail et veiller à leur application dans le cadre de la réalisation des activités courantes dans certains secteurs.

Travaille avec d’autres à l’analyse des besoins en ressources matérielles, participe à l’élaboration de normes et supervise leur application.

Appliquer ou adapter les techniques de gestion à la réalisation d’activités administratives spécifiques et aux opérations courantes.

Utilise un ordinateur et les logiciels nécessaires à l’exercice de ses fonctions. Effectue des recherches sur Internet et peut être amené à aider un membre du personnel à utiliser des logiciels spécifiques à son travail. Prépare des rapports et communique avec les organismes (y compris le ministère et les organismes extérieurs).

Peut être amené à former des techniciens moins expérimentés ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien dans l’exécution de tâches liées à la mise en œuvre de programmes impliquant des opérations techniques dont il est responsable.

En cas de besoin, effectuer toute autre tâche connexe.

Qualifications requises

Scolarité

Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de l’administration générale ou dans d’autres programmes techniques appropriés à la classe d’emploi ou dans une spécialité appropriée à la classe d’emploi ou un diplôme ou une attestation d’études reconnus équivalents par l’autorité compétente.

Autres exigences

Bilinguisme – français et anglais.

Avoir une connaissance de base de la bureautique.

Excellentes compétences en matière de communication.

Excellente capacité d’analyse et d’interprétation de données.

Excellente connaissance de Microsoft Office, y compris Word, Excel et PowerPoint – un atout.

Connaissance du logiciel « Resource Facilitator » – un atout.

Une connaissance des systèmes Dofin et PAIE/GRH – un atout.

Connaissance des règles budgétaires du MEQ et des paramètres d’allocations – un atout.

Connaissance de la structure comptable établie par le MEQ – un atout.

Conditions de travail

Salaire : 24.21$ à 32.32 $ de l’heure.

Date d’entrée en fonction : le 1 juillet 2024

Date de fin : le 30 juin 2025

Le poste est régi par la convention collective entre le CPNCA et l’IAWQ (S19).

LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES PAR L’INTERMÉDIAIRE DE APPLYTOEDUCATION

https://westernquebec.ca/resources/careers/

avant le 25 mars 2024 à 16 heures

Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés

Administrative Technician

Special Project – 1 year Temporary

15 hours per week

Board Office – Financial Services Department

We, the Western Quebec School Board, acknowledge that the lands upon which we live, learn, and work are the traditional unceded territory of the Algonquin Anishinaabe peoples. We thank them for sharing these lands and commit, as an organization, as educators and as individuals, to an ongoing relationship that recognizes and respects the lands, traditions, and culture of the Anishinaabe people. The Western Quebec School Board is committed to building an educational community with the common purpose to realize the potential of all our students by cultivating a strong corps of support, professional, teaching, and administrative excellence. We, therefore, encourage applications from Indigenous people, as well as from other racialized people groups, persons living with a disability, people of religious faith, and gender minorities. As an organization, we strive to hire individuals who reflect the communities we serve, and who embody and practice a love of life-long learning, teamwork, and the highest professional ethics. Our efforts to achieve a diverse workforce that contributes to a culturally safe working environment include establishing proactive employment practices to address systemic barriers and removing obstacles to hiring and retaining qualified people.

Nature of the Work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing various technical tasks related to the management of educational and financial resources, development and implementation of standards and activities related to administrative operations. As part of their duties, the employee may assist professionals and senior staff from several departments.

Special project

In recent years, the Ministry of Education’s funding model has evolved and become more complex, leading to a considerable increase in budget items. Currently, there is an imbalance between the budget item and the nature of the expense/revenue in the financial and payroll systems. Under the supervision of the Finance Department, the mandate will be to:

Analyze transactions in the accounting system and make the necessary corrections in the payroll and financial systems;

Support schools/centers and departments with the “Resource facilitator” and make the necessary modifications and updates (access, new measures, new budget items).

Characteristic functions

In the area of human resources management, the employee, in this class of employment, participates in the recruitment and promotion process by conducting interviews, participating in examining boards, verifying, or determining the academic and professional qualifications of candidates based on standards, ensuring the authenticity of documents produced, checking work history, organizing examination sessions, administering tests and other required examinations. Greets new employees and informs them of the general working conditions, particularly by organizing and conducting information sessions, participates in drafting job descriptions by conducting field studies and interviewing staff; informs staff of various matters dealing with collective agreements or any other regulation concerning human resources management and participates in their application.

In the area of financial resources management, prepares financial statements; makes accounting entries, transfers, reconciliations and so on; carries out technical analyses of accounts and reports; monitors transactions made by others, detects, and corrects errors. Collects, analyzes, and synthesizes the data required for preparing the budget; participates in preparing the budget; monitors the budget and analyzes certain entries; informs and assists the persons concerned so that they may adhere to the rules prescribed. May be required to respond to questions from auditors and to provide them with the necessary information and supporting documents.

Develops and adapts work methods and procedures and oversees their application in the context of the delivery of the current activities in certain sectors.

Works with others on the analysis of needs in material resources, participates in developing standards, and oversees their application.

Applies or adapts management techniques to the delivery of specific administrative activities and current operations.

Uses a computer and the necessary software to perform duties. Conducts research on the Internet and may be required to assist a staff member with software specific to their work. Prepares reports and communicates with the organizations (including the Ministry and outside agencies).

May be required to train less experienced technicians as well as coordinate the work of support staff in performing duties related to the implementation of programs involving technical operations for which he or she is responsible.

If need be, performs any other related duty.

Required Qualification

Schooling

Hold a Diploma of College Studies in Techniques de l’administration générale (Business Administration) or in other appropriate technical programs for the class of employment or in an appropriate specialty for the class of employment or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority.

Other requirements

Bilingualism – French and English.

Have a basic knowledge of office automation.

Excellent communication skills.

Excellent data analysis and interpretation skills.

Excellent knowledge of Microsoft Office, including Word, Excel and PowerPoint – an asset.

Knowledge of Resource Facilitator software – an asset.

Knowledge of Dofin and PAIE/HRM systems – an asset.

Knowledge of MEQ budget rules and allocation parameters – an asset.

Knowledge of MEQ accounting structure – an asset.

Working Conditions

Salary: $24.21 to $32.32 per hour.

Start Date: July 1, 2024

End Date: June 30, 2025

The position is governed by the collective agreement between CPNCA and IAWQ (S19).

APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED THROUGH APPLYTOEDUCATION

https://westernquebec.ca/resources/careers/

by 4:00 p.m., March 25, 2024

Only those candidates chosen for interviews will be contacted.

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