Career Detail

Agente Ou Agent De Bureau, Classe I – Régulier Temps Plein – 35 Heures Par Semaine / Office Agent, Class I- Regular Full Time – 35 Hours Per Week

Position Description

Agente ou Agent de Bureau, Classe I

Régulier à temps plein – 35 heures par semaine

Centre administratif de la commission scolaire – Département des ressources financières

Nous, la commission scolaire de Western Quebec, reconnaissons que les terres sur lesquelles nous vivons, apprenons et travaillons sont le territoire traditionnel non cédé des peuples algonquins Anishinaabe. Nous les remercions de partager ces terres et nous nous engageons, en tant qu’organisation, en tant qu’éducateurs et en tant qu’individus, à entretenir une relation continue qui reconnaît et respecte les terres, les traditions et la culture du peuple Anishinaabe. La Commission scolaire Western Québec s’engage à bâtir une communauté éducative ayant pour objectif commun de réaliser le potentiel de tous nos élèves en cultivant un solide corps de soutien et l’excellence professionnelle, pédagogique et administrative. Nous encourageons donc les candidatures des Autochtones, ainsi que celles des autres groupes racialisés, des personnes vivant avec un handicap, des personnes de confession religieuse et des minorités de genre. En tant qu’organisation, nous nous efforçons d’embaucher des personnes qui reflètent les communautés que nous servons, et qui pratiquent l’amour de l’apprentissage tout au long de la vie, le travail d’équipe et l’éthique professionnelle la plus élevée. Nos efforts pour obtenir une main-d’œuvre diversifiée qui contribue à un environnement de travail culturellement sûr comprennent la mise en place de pratiques d’emploi proactives afin d’aborder les barrières systémiques et d’éliminer les obstacles à l’embauche et à la rétention de personnes qualifiées.

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir

divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.

Fonctions caractéristiques

La personne salariée de cette classe d’emplois s’assure du respect des normes, règlements,

directives, politiques, méthodes et procédures applicables et pour ce faire, selon le cas, elle

rédige, dresse, confectionne, vérifie et effectue le suivi de factures, de bons de commande, de

récépissés, de listes, de registres divers tels que le registre de paie, d’absences, de congés, de

taxation, les demandes de financement, des statistiques, des relevés, des formulaires, des

inventaires ou tout autre rapport, tableau ou document administratif du même ordre; dans ce

cadre, elle recueille, valide et compile les données qui lui sont nécessaires.

Elle effectue la tenue de livres comptables, entre les écritures dans les journaux, concilie des

comptes, encaisse des paiements au comptoir, par courrier ou par mode direct, fait des

paiements et des dépôts, codifie les dépenses, tient une petite caisse et effectue certains achats

de valeur relativement peu élevée; elle compile les données budgétaires, collabore à l’élaboration

du budget d’une unité ou d’un service et informe sur les soldes budgétaires.

Elle communique avec des personnes de la commission scolaire ou de l’extérieur pour obtenir ou

fournir des renseignements reliés à ses tâches, transiger sur des délais, faire connaître les

normes et les règlements et transmettre des décisions; elle rédige la correspondance inhérente

à ses tâches.

Selon les instructions, elle effectue l’ensemble des opérations administratives reliées aux tests

d’aptitude et fait passer des examens.

Elle utilise un ordinateur et les divers logiciels nécessaires pour l’exécution de ses travaux tels

que traitement de texte, bases de données, tableurs et programmes maison; elle effectue des

recherches sur Internet; elle utilise le courrier électronique. Elle peut être appelée à apporter une

aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes propres à leur travail

commun.

Elle peut être appelée à initier au travail les nouvelles agentes ou nouveaux agents de bureau,

classe I ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises:

Scolarité et expérience

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe

d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme

ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir

une (1) année d’expérience pertinente.

Autre exigence

Avoir des connaissances en bureautique.

Autres exigences

-Bilinguisme – français et anglais.

-Connaissance des systèmes Dofin et TFP, un atout

Conditions de travail

Salaire : $22.36-$25.00 de l’heure en fonction des qualifications, de la scolarité et de l’expérience

Date d’entrée en fonction : le 1 juillet 2024

Le poste est régi par la convention collective entre le CPNCA et L’Union indépendante des employés de soutien de la Commission Scolaire Western Québec (S19).

LES CANDIDATURES DOIVENT ÊTRE SOUMISES PAR L’INTERMÉDIAIRE DE APPLYTOEDUCATION

https://westernquebec.ca/resources/careers/

avant le 9 avril 2024 à 16 heures

Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés

Office Agent, Class I

Regular Full Time – 35 hours per week

Board Office – Financial Services Department

We, the Western Quebec School Board, acknowledge that the lands upon which we live, learn, and work are the traditional unceded territory of the Algonquin Anishinaabe peoples. We thank them for sharing these lands and commit, as an organization, as educators and as individuals, to an ongoing relationship that recognizes and respects the lands, traditions, and culture of the Anishinaabe people. The Western Quebec School Board is committed to building an educational community with the common purpose to realize the potential of all our students by cultivating a strong corps of support, professional, teaching, and administrative excellence. We, therefore, encourage applications from Indigenous people, as well as from other racialized people groups, persons living with a disability, people of religious faith, and gender minorities. As an organization, we strive to hire individuals who reflect the communities we serve, and who embody and practice a love of life-long learning, teamwork, and the highest professional ethics. Our efforts to achieve a diverse workforce that contributes to a culturally safe working environment include establishing proactive employment practices to address systemic barriers and removing obstacles to hiring and retaining qualified people.

Nature of the work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties of a complex nature according to established methods and procedures.

Characteristic functions

The employee in this class of employment ensures that the applicable practices, regulations, directives, policies, methods and procedures are respected. To do so, he or she drafts, prepares, produces, verifies and follows up on invoices, purchase orders, receipts, lists and various registers, such as payroll, absence, leave or taxation registers, funding requests, statistics, statements, forms, inventories and any other administrative report, table or document of the same nature; in this context, gathers, validates and compiles the necessary data.

He or she keeps accounting books, makes journal entries, reconciles accounts, receives payments at a counter, by mail or direct payment, makes payments and deposits, codes expenditures, keeps a petty cash and makes purchases of a nominal value; compiles budget data, participates in preparing the budget of a unit or a department and conveys budget balances.

He or she contacts persons in and outside the school board to obtain or provide information related to his or her duties, determines deadlines, makes practices and regulations known and conveys decisions.

He or she drafts correspondence related to his or her duties.

As instructed, the employee carries out administrative operations related to aptitude tests and administers examinations.

The employee uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; he or she carries out research on the Internet; uses electronic mail. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.

The employee may be required to train new class I office agents as well as to coordinate the work of support staff.

If need be, he or she performs any other related duty.

Required qualifications

Schooling and experience

Hold a Diploma of Vocational Studies in an appropriate specialty for the class of employment, a Secondary School Diploma or a diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have one (1) year of pertinent experience.

Other requirements

Have a basic knowledge of office automation.

Other requirements

-Bilingualism French and English.

-Knowledge of Dofin and TFP systems, an asset

Working Conditions

Salary: $22.36-$25.00 per hour based on qualifications; schooling; experience

Start Date: July 1, 2024

The position is governed by the collective agreement between CPNCA and the independent association of support staff of the Western Quebec School Board (S19).

APPLICATIONS MUST BE SUBMITTED THROUGH APPLYTOEDUCATION

https://westernquebec.ca/resources/careers/

by 4:00 p.m., April 9, 2024

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