Directeur Adjoint Au Service Des Ressources Matérielles – Régulier_ Assistant Director Of Material Resources – Regular
Position Description
Directeur adjoint au service des ressources matérielles
Régulier à temps plein – 35 heures par semaine
Centre administratif de la commission scolaire
Département des ressources matérielles
À propos de la Commission scolaire Western Québec
Western Québec est une commission scolaire anglophone dévouée au développement personnel et à la préparation professionnelle de ses élèves. Les enseignantes, enseignants et le personnel se vouent tous à l’excellence académique, et à un enseignement de qualité qui encourage le développement social, émotionnel et moral. Western Québec respecte et promeut les droits et les responsabilités de chaque individu tout en privilégiant un apprentissage axé sur l’élève dans un environnement sécuritaire et sain. Les parents et les communautés sont considérés comme des partenaires qui collaborent à l’enrichissement de nos programmes et l’atteinte d’objectifs.
Les 31 écoles et centres d’enseignement aux adultes de Western Québec offrent l’enseignement de langue anglaise aux élèves admissibles sur un territoire immense et diversifié qui couvre les régions de l’Outaouais, de Pontiac et de l’Abitibi-Témiscamingue. Les différences culturelles sont mises en valeur et célébrées dans notre population étudiante par des programmes d’immersion française, des événements pour et par les Premières Nations, et par d’autres activités et initiatives étudiantes.
Nature du travail
Selon le mandat défini par le directeur général et sous l’autorité de directeurs, les emplois de directeur adjoint des services consistent à diriger une partie des programmes et ressources d’un ou plusieurs champs d’activités pouvant s’exercer au sein d’une direction. Ces emplois comportent l’exercice des fonctions de la gestion (planification, organisation, direction, contrôle, évaluation).
Ces emplois comportent notamment les responsabilités suivantes :
Participer à l’élaboration des politiques de la commission scolaire pour les programmes qu’ils dirigent.
Définir ou collaborer à la définition des objectifs et des politiques propres aux programmes qu’ils dirigent compte tenu des politiques et des objectifs généraux de la commission scolaire scolaire.
Établir les programmes, la répartition des responsabilités, les normes et les procédures de mise en œuvre des programmes sous leur responsabilité.
Diriger des activités, des programmes ou des ressources.
Évaluer les résultats de la mise en œuvre des programmes sous leur responsabilité.
Diriger, contrôler et évaluer le rendement du personnel sous leur responsabilité immédiate.
Assister et conseiller le directeur général ou leur directeur, de même que les cadres des autres services et des établissements, relativement aux programmes sous leur responsabilité.
Participer à l’élaboration du budget de leur direction et assurer le contrôle des dépenses pour les ressources et programmes sous leur responsabilité.
Remplacer le directeur lorsque requis.
Responsabilités
Élaborer les orientations et les stratégies de la commission en ce qui concerne les services des ressources matérielles dont il a la responsabilité et, le cas échéant, déterminer le plan d’action annuel.
Assumer la responsabilité de l’élaboration, de l’implantation, du développement et de l’application de règles et de procédures relativement à l’entretien préventif, à l’entretien physique et ménager, à l’approvisionnement et à la gestion de l’énergie.
Assumer la responsabilité de la protection des biens meubles et immeubles.
Assumer la responsabilité de la construction, de l’amélioration, de l’agrandissement et de la transformation des immeubles.
S’assurer de l’élaboration des règles et des procédures relatives aux achats, à l’approvisionnement et à la gestion des inventaires.
S’assurer de l’élaboration des politiques et du plan d’action ayant trait à l’aménagement et à l’utilisation des locaux, des espaces et des équipements.
Collaborer à la négociation, à la rédaction et à l’application des protocoles d’ententes de même qu’à l’établissement du plan de répartition et de destination des immeubles.
Développer et maintenir un réseau de communications et d’échanges avec divers partenaires, dont les ministères, les municipalités et les entreprises.
S’assurer de la promotion et de l’application des règles en matière de santé et sécurité au travail.
Développer et fournir des outils de gestion de ressources matérielles adaptés aux besoins des établissements et des autres unités administratives.
Mettre en place et supporter les différents mécanismes de consultation et de concertation.
S’assurer de la transmission de toute information pertinente afin d’assurer un support aux gestionnaires de la commission scolaire.
Intervenir, au besoin, dans les établissements et les unités administratives de la commission scolaire afin d’évaluer les situations problématiques et proposer des solutions appropriées.
En matière de gestion d’ensemble de la commission scolaire
Participer à la définition et à la détermination de la vision, des valeurs organisationnelles, des orientations stratégiques, des objectifs et des priorités.
Participer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques et des règlements; voir à l’application de ceux-ci.
Collaborer à l’élaboration du plan d’effectifs et à la répartition budgétaire.
Représenter la commission scolaire sur les questions relatives aux services des ressources matérielles.
En matière de gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles de son unité administrative
Recommander le plan d’effectifs.
Procéder ou participer à la sélection du personnel.
Définir les tâches, diriger, animer le personnel et en assurer la supervision et l’évaluation.
Élaborer un plan de perfectionnement et de formation pour le personnel de l’unité administrative.
Assurer la circulation de l’information.
Préparer, administrer le budget et en assurer le suivi.
Identifier les besoins et les priorités et s’assurer de la gestion des inventaires en matière de fournitures, d’équipements et de matériel.
S’assurer du développement, de l’application et de la mise à jour des ressources informationnelles.
Assumer toute autre responsabilité compatible à sa fonction, et qui lui est confiée par son supérieur immédiat.
Qualifications et exigences
Grade universitaire de 1er cycle dans un champ d’études approprié sanctionnant un programme d’études universitaires d’une durée minimale de trois ans ou occuper un emploi de hors-cadre ou de cadre, dont les qualifications minimales exigent de détenir un grade universitaire de 1er cycle, dans une commission scolaire.
Six (6) années d’expérience pertinente.
Compétences et aptitudes
Excellentes aptitudes de communication orale et écrite.
Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de négociation, avec une capacité avérée à influencer et à obtenir l’adhésion de diverses parties prenantes.
Excellentes capacités d’organisation et souci du détail.
Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité avérée à respecter les délais.
Solides compétences en matière d’analyse et de résolution de problèmes.
Solides compétences en matière de supervision, d’encadrement et de leadership.
Conditions de travail
Le poste est régi par le Règlement sur certaines conditions de travail des cadres des commissions scolaires.
Échelle de traitement de classe 7 : 84 101 $ à 112 133 $.
Vacances annuelles : 30 à 35 jours.
Deux (2) jours de congé personnel.
Jours de congés sociaux.
Régime de retraite.
Programme d’assurance collective.
Programme d’aide aux employés.
Équilibre entre vie professionnelle et vie privée (horaires flexibles et possibilité d’un jour de télétravail par semaine).
Questions sur cette offre d’emploi
Veuillez envoyer un courriel à Pascal Proulx pproulx@wqsb.qc.ca
Comment postuler
Les candidatures doivent être soumises par l’intermédiaire de Apply To Education https://westernquebec.ca/resources/careers/
OU
En envoyant votre lettre de motivation, votre curriculum vitae et tout autre document pertinent à HR@wqsb.qc.ca
Date limite pour postuler
Le 12 juillet 2024, à 16h.
Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés.
Date de début souhaitée
6 août 2024
Nous, la commission scolaire de Western Quebec, reconnaissons que les terres sur lesquelles nous vivons, apprenons et travaillons sont le territoire traditionnel non cédé des peuples algonquins Anishinaabe. Nous les remercions de partager ces terres et nous nous engageons, en tant qu’organisation, en tant qu’éducateurs et en tant qu’individus, à entretenir une relation continue qui reconnaît et respecte les terres, les traditions et la culture du peuple Anishinaabe.
La Commission scolaire Western Québec s’engage à bâtir une communauté éducative ayant pour objectif commun de réaliser le potentiel de tous nos élèves en cultivant un solide corps de soutien et l’excellence professionnelle, pédagogique et administrative. Nous encourageons donc les candidatures des Autochtones, ainsi que celles des autres groupes racialisés, des personnes vivant avec un handicap, des personnes de confession religieuse et des minorités de genre. En tant qu’organisation, nous nous efforçons d’embaucher des personnes qui reflètent les communautés que nous servons, et qui pratiquent l’amour de l’apprentissage tout au long de la vie, le travail d’équipe et l’éthique professionnelle la plus élevée. Nos efforts pour obtenir une main-d’œuvre diversifiée qui contribue à un environnement de travail culturellement sûr comprennent la mise en place de pratiques d’emploi proactives afin d’aborder les barrières systémiques et d’éliminer les obstacles à l’embauche et à la rétention de personnes qualifiées.
Assistant Director of Material Resources
Regular Full Time – 35 hours per week
Board Office
Material Resources Department
About the Western Québec School Board
Western Québec is an English school board dedicated to developing lifelong learners who contribute to society and are prepared for their future. All teachers and staff are committed to academic excellence and the provision of quality education which encourages social, emotional and moral development. Western Québec respects and promotes the rights and responsibilities of every individual while maintaining a student-centred, safe and healthy learning environment. Parents and communities are valued as collaborative partners in enriching programs and achieving goals.
Western Québec’s 31 schools and centres provide English-language education to eligible students over an immense and diverse territory which covers the Outaouais, Pontiac and Abitibi-Témiscamingue regions. Cultural differences are valued and celebrated within our student population through French-Immersion programs, First Nations events and student initiatives and activities.
Nature of the Work
In keeping with the mandate defined by the director general and under the authority of a director, the position of assistant director of services entails overseeing some of the programs and resources of one or more fields of activity within a department. The position includes the performance of management duties (planning, organization, supervision, control, and evaluation).
This position includes, in particular, the following responsibilities:
Participate in formulating school board policies for the programs the incumbent oversees;
Define or collaborate in defining the objectives and policies related to the programs the incumbent oversees; while taking into account the general objectives and policies of the school board;
Establish the programs, the delegation of responsibilities, the standards and procedures for implementing programs under the incumbent’s responsibility;
Oversee activities, programs or resources;
Assess the results of the implementation of programs under the incumbent’s responsibility;
Direct, supervise and evaluate the staff under the incumbent’s responsibility;
Assist and advise the director general or director as well as senior staff of other services and institutions concerning programs under the incumbent’s responsibility;
Replace the director, as needed.
Responsibilities
Develop the objectives and strategies of the school board dealing with material resources for which the incumbent is responsible and, where applicable, determine the annual action plan.
Assume the responsibility for devising, developing, implementing and applying the rules and procedures related to preventive maintenance, physical maintenance and upkeep, supplies and energy management.
Assume the responsibility for the protection of movables and immovables.
Assume the responsibility for the construction, improvement, extension and renovation of immovables.
Ensure that rules and procedures related to purchases, supplies and inventory control are defined.
Ensure that the policies and action plan dealing with the conversion and use of premises, space and equipment are developed.
Collaborate with other staff members in negotiating, drafting and applying memorandums of agreement and in developing a plan of allocation and destination of immovables.
Develop and maintain a communication and exchange network with various partners including ministries, municipalities and businesses.
Ensure the promotion and application of occupational health and safety rules.
Create and provide material resources management tools adapted to the needs of the institutions and other administrative units.
Put in place and promote consultation and cooperation measures.
Support the administrators of the school board by ensuring that pertinent information is provided to them.
Intervene, if necessary, in the institutions and administrative units of the school board in order to assess problem situations and to find the appropriate solutions.
Overall management of the school board
Participate in defining and developing the vision, organizational values, strategies, objectives and priorities.
Participate in developing and updating policies and by-laws and ensure that they are applied.
Collaborate with other staff members in preparing the staffing plan and in allocating the budget.
Represent the school board in material resources matters.
Management of human, financial, material and information resources of his or her
administrative unit
Formulate recommendations concerning the staffing plan.
Select or participate in selecting staff.
Determine the duties; manage and animate staff while ensuring its supervision and evaluation.
Develop a professional improvement and training plan for the staff of the administrative unit.
Ensure that information is circulated.
Prepare, administer and monitor the budget.
Identify the needs and priorities in supplies, equipment and materials as well as ensure proper inventory control.
Ensure that information resources are developed, applied and updated.
Assume any other responsibility compatible with his or her function that may be assigned to him or her by the immediate superior.
Qualifications and Requirements
Undergraduate degree in a relevant field of study certifying a minimum three-year university program OR hold a senior executive or senior staff position in a school board for which an undergraduate degree is required under the minimum qualifications.
Six (6) years of relevant experience.
Skills and abilities
Excellent verbal and written communication skills.
Excellent interpersonal and negotiation skills, with a demonstrated ability to influence and gain buy-in from various stakeholders.
Excellent organizational skills and attention to detail.
Excellent time management skills with a proven ability to meet deadlines.
Strong analytical and problem-solving skills.
Strong supervisory, coaching, and leadership skills.
Working Conditions
The position is governed by the Regulation Respecting Certain Conditions of Employment of Senior Staff of School Boards.
Salary Step 7: $ 84,101 to $ 112,133.
Annual vacation: 30 to 35 days.
Two (2) Personal days.
Special leave days.
Pension plan.
Group insurance program.
Employee assistance program.
Work-life balance (flexible hours and the possibility of one day per week of teleworking).
Questions about this Career Opportunity
Please email Pascal Proulx pproulx@wqsb.qc.ca
How to Apply
Applications must be submitted through Apply To Education https://westernquebec.ca/resources/careers/
OR
By sending your cover letter, resume and any other pertinent documents to HR@wqsb.qc.ca
Deadline to Apply
July 12, 2024, 4:00 p.m.
Only those candidates chosen for interviews will be contacted.
Expected Start Date
August 6, 2024
We, the Western Quebec School Board, acknowledge that the lands upon which we live, learn, and work are the traditional unceded territory of the Algonquin Anishinaabe peoples. We thank them for sharing these lands and commit, as an organization, as educators and as individuals, to an ongoing relationship that recognizes and respects the lands, traditions, and culture of the Anishinaabe people.
The Western Quebec School Board is committed to building an educational community with the common purpose to realize the potential of all our students by cultivating a strong corps of support, professional, teaching, and administrative excellence. We, therefore, encourage applications from Indigenous people, as well as from other racialized people groups, persons living with a disability, people of religious faith, and gender minorities. As an organization, we strive to hire individuals who reflect the communities we serve, and who embody and practice a love of life-long learning, teamwork, and the highest professional ethics. Our efforts to achieve a diverse workforce that contributes to a culturally safe working environment include establishing proactive employment practices to address systemic barriers and removing obstacles to hiring and retaining qualified people.