Coordonnateur Des Services Des Ressources Matérielles -Régulier à Temps Plein / Coordinator Of Material Resources – Regular Full Time
Position Description
Coordonnateur des services des ressources matérielles
Régulier à temps plein – 35 heures par semaine
Centre administratif de la commission scolaire
Département des ressources matérielles
À propos de la Commission scolaire Western Québec
Western Québec est une commission scolaire anglophone dévouée au développement personnel et à la préparation professionnelle de ses élèves. Les enseignantes, enseignants et le personnel se vouent tous à l’excellence académique, et à un enseignement de qualité qui encourage le développement social, émotionnel et moral. Western Québec respecte et promeut les droits et les responsabilités de chaque individu tout en privilégiant un apprentissage axé sur l’élève dans un environnement sécuritaire et sain. Les parents et les communautés sont considérés comme des partenaires qui collaborent à l’enrichissement de nos programmes et l’atteinte d’objectifs.
Les 31 écoles et centres d’enseignement aux adultes de Western Québec offrent l’enseignement de langue anglaise aux élèves admissibles sur un territoire immense et diversifié qui couvre les régions de l’Outaouais, de Pontiac et de l’Abitibi-Témiscamingue. Les différences culturelles sont mises en valeur et célébrées dans notre population étudiante par des programmes d’immersion française, des événements pour et par les Premières Nations, et par d’autres activités et initiatives étudiantes.
Nature du travail
L’emploi de coordonnateur des services des ressources matérielles comporte l’ensemble des fonctions requises pour la coordination, la supervision, l’évaluation, la recherche et le développement d’un ou plusieurs programmes et activités reliés à la gestion des ressources matérielles de la commission scolaire.
L’emploi comporte principalement la responsabilité de la coordination d’un ou plusieurs programmes et activités relatifs aux projets d’immobilisations, à l’entretien des bâtiments, aux équipements et aux terrains, aux services d’approvisionnement, aux ressources énergétiques, aux activités immobilières, à la gestion des locaux et des espaces, à la sécurité et à l’entretien ménager.
L’emploi consiste à assumer, à l’intérieur de son champ de compétence, un rôle de services conseils et d’expertise fonctionnelle auprès des gestionnaires de la commission scolaire pour favoriser la gestion optimale des ressources matérielles.
Responsabilités
Participer à l’élaboration des orientations et des stratégies de la commission en ce qui concerne les services des ressources matérielles dont il est responsable et, le cas échéant, collaborer à la détermination du plan d’action annuel.
Participer à l’élaboration et coordonner l’implantation, le développement et l’application de règles et de procédures relativement à l’entretien préventif, à l’entretien physique et ménager, à l’approvisionnement et à la gestion de l’énergie.
S’assurer de la réalisation de l’ensemble des activités reliées à la protection des biens meubles et immeubles.
Assumer les responsabilités qui lui sont confiées relativement à la construction, à l’amélioration, à l’agrandissement et à la transformation des immeubles.
Procéder à l’élaboration de règles et de procédures relatives aux achats, à l’approvisionnement et à la gestion des inventaires.
Procéder à l’élaboration des politiques ayant trait à l’aménagement et à l’utilisation des locaux et des équipements.
Collaborer à la négociation, à la rédaction et à l’application des protocoles d’ententes de même qu’à l’établissement du plan de répartition et de destination des immeubles.
Collaborer à la promotion et à l’application des règles en matière de santé et sécurité au travail.
Coordonner l’élaboration, la mise en place et l’amélioration des outils essentiels à la gestion des ressources matérielles de la commission scolaire.
Coordonner l’élaboration, la mise en place et l’amélioration d’outils de gestion des ressources matérielles adaptés aux besoins des établissements et des autres unités administratives.
Assister, au besoin, les gestionnaires des établissements et des unités administratives de la commission scolaire.
Assurer, lorsque requis, la transmission de toute information pertinente afin d’apporter un support aux gestionnaires de la commission scolaire.
En matière de gestion d’ensemble de l’unité administrative
Participer à la définition et à la détermination des orientations stratégiques, des objectifs et des priorités.
Participer à l’élaboration et à la mise à jour des politiques et des règlements.
Collaborer à l’élaboration du plan d’effectifs et à la répartition budgétaire.
Assurer la révision et la rationalisation des pratiques administratives facilitant la gestion des ressources de son secteur.
Représenter, sur demande, la commission scolaire ou l’unité administrative sur les questions relatives à son secteur d’activités.
En matière de gestion des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles de son ou de ses secteurs d’activités
Participer à l’élaboration du plan d’effectifs.
Participer à la sélection du personnel.
Superviser et évaluer le personnel sous sa responsabilité.
Participer à l’élaboration d’un plan de perfectionnement et de formation pour le personnel de l’unité administrative ou de son secteur d’activités.
Élaborer le budget de son secteur d’activités et en assurer le suivi.
S’assurer de la disponibilité, du fonctionnement et de la bonne utilisation des équipements et du matériel.
Participer au développement et à la mise à jour des ressources informationnelles.
Assumer toute autre responsabilité compatible à sa fonction que peut lui confier son supérieur immédiat.
Qualifications et exigences
Grade universitaire de 1er cycle dans un champ d’études approprié sanctionnant un programme d’études universitaires d’une durée minimale de trois ans ou occuper un emploi de hors-cadre ou de cadre, dont les qualifications minimales exigent de détenir un grade universitaire de 1er cycle, dans une commission scolaire.
Cinq (5) années d’expérience pertinente.
Bilinguisme – français et anglais.
Compétences et aptitudes
Excellentes aptitudes de communication orale et écrite.
Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de négociation, avec une capacité avérée à influencer et à obtenir l’adhésion de diverses parties prenantes.
Excellentes capacités d’organisation et souci du détail.
Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité avérée à respecter les délais.
Solides compétences en matière d’analyse et de résolution de problèmes.
Solides compétences en matière de supervision, d’encadrement et de leadership.
Conditions de travail
Le poste est régi par le Règlement sur certaines conditions de travail des cadres des commissions scolaires.
Échelle de traitement de classe 6 : 78 600 $ à 104 797 $.
Vacances annuelles : 30 à 35 jours.
Deux (2) jours de congé personnel.
Jours de congés sociaux.
Régime de retraite.
Programme d’assurance collective.
Programme d’aide aux employés.
Équilibre entre vie professionnelle et vie privée (horaires flexibles).
Questions sur cette offre d’emploi
Veuillez envoyer un courriel à Pascal Proulx pproulx@wqsb.qc.ca
Comment postuler
Les candidatures doivent être soumises par l’intermédiaire de Apply To Education https://westernquebec.ca/resources/careers/
OU
En envoyant votre lettre de motivation, votre curriculum vitae et tout autre document pertinent à HR@wqsb.qc.ca
Date limite pour postuler
Le 6 août 2024, à 16h.
Seuls les candidats retenus pour un entretien seront contactés.
Date de début souhaitée
26 août 2024
Nous, la commission scolaire de Western Quebec, reconnaissons que les terres sur lesquelles nous vivons, apprenons et travaillons sont le territoire traditionnel non cédé des peuples algonquins Anishinaabe. Nous les remercions de partager ces terres et nous nous engageons, en tant qu’organisation, en tant qu’éducateurs et en tant qu’individus, à entretenir une relation continue qui reconnaît et respecte les terres, les traditions et la culture du peuple Anishinaabe.
La Commission scolaire Western Québec s’engage à bâtir une communauté éducative ayant pour objectif commun de réaliser le potentiel de tous nos élèves en cultivant un solide corps de soutien et l’excellence professionnelle, pédagogique et administrative. Nous encourageons donc les candidatures des Autochtones, ainsi que celles des autres groupes racialisés, des personnes vivant avec un handicap, des personnes de confession religieuse et des minorités de genre. En tant qu’organisation, nous nous efforçons d’embaucher des personnes qui reflètent les communautés que nous servons, et qui pratiquent l’amour de l’apprentissage tout au long de la vie, le travail d’équipe et l’éthique professionnelle la plus élevée. Nos efforts pour obtenir une main-d’œuvre diversifiée qui contribue à un environnement de travail culturellement sûr comprennent la mise en place de pratiques d’emploi proactives afin d’aborder les barrières systémiques et d’éliminer les obstacles à l’embauche et à la rétention de personnes qualifiées.
Coordinator of Material Resources
Regular Full Time – 35 hours per week
Board Office
Material Resources Department
About the Western Québec School Board
Western Québec is an English school board dedicated to developing lifelong learners who contribute to society and are prepared for their future. All teachers and staff are committed to academic excellence and the provision of quality education which encourages social, emotional and moral development. Western Québec respects and promotes the rights and responsibilities of every individual while maintaining a student-centred, safe and healthy learning environment. Parents and communities are valued as collaborative partners in enriching programs and achieving goals.
Western Québec’s 31 schools and centres provide English-language education to eligible students over an immense and diverse territory which covers the Outaouais, Pontiac and Abitibi-Témiscamingue regions. Cultural differences are valued and celebrated within our student population through French-Immersion programs, First Nations events and student initiatives and activities.
Nature of the Work
The position of coordinator of material resources entails the performance of duties required for the coordination, supervision, evaluation, research and development of one or more programs and activities pertaining to the management of the material resources of the school board.
The position includes, in particular, responsibility for the coordination of one or more programs and activities pertaining to capital projects, building maintenance, equipment and grounds, supply services, energy resources, immovables, space and accommodation management, safety and upkeep.
The position consists in providing, within the incumbent’s field of competence, advice and expertise to the administrators of the school board so as to promote the optimal management of material resources.
Responsibilities
Participate in developing the objectives and strategies of the school board dealing with material resources for which the incumbent is responsible and, where applicable, collaborate with other staff members in determining the annual action plan.
Participate in planning and coordinating the implementation, development and application of the rules and procedures related to preventive maintenance, physical maintenance and upkeep and energy management.
Ensure that the activities related to the protection of movables and immovables are carried out.
Assume the responsibilities assigned to him or her as regards the construction, improvement, extension and renovation of immovables.
Define the rules and procedures related to purchases, supplies and inventory control.
Develop the policies dealing with the conversion and use of premises and equipment.
Collaborate with other staff members in negotiating, drafting and applying memorandums of agreement and in developing a plan of allocation and destination of immovables.
Collaborate with other staff members in promoting and applying occupational health and safety rules.
Coordinate the creation, implementation and improvement of the material resources management tools of the school board.
Assist, if necessary, the administrators of the institutions and administrative units of the school board.
Support, as required, the administrators of the school board by providing them with pertinent information.
Overall management of the administrative unit
Participate in defining and developing strategies, objectives and priorities.
Participate in developing and updating policies and by-laws.
Collaborate with other staff members in preparing the staffing plan and in allocating the budget.
Ensure the review and rationalization of administrative practices designed to facilitate the management of the resources in his or her sector.
Represent, upon request, the school board or the administrative unit in matters related to his or her sector of activity.
Management of human, financial, material and information resources of his or her sector or sectors of activity
Participate in preparing the staffing plan.
Participate in selecting staff.
Supervise and evaluate the staff under his or her responsibility.
Participate in developing a professional improvement and training plan for the staff of the administrative unit or sector of activity.
Prepare and monitor the budget for his or her sector of activity.
Ensure the availability, functioning and proper use of equipment and materials.
Participate in developing and updating information resources.
Assume any other responsibility compatible with his or her function that may be assigned to him or her by the immediate supervisor.
Qualifications and Requirements
Undergraduate degree in a relevant field of study certifying a minimum three-year university program OR hold a senior executive or senior staff position in a school board for which an undergraduate degree is required under the minimum qualifications.
Five (5) years of relevant experience.
Bilingualism – French and English.
Skills and abilities
Excellent verbal and written communication skills.
Excellent interpersonal and negotiation skills, with a demonstrated ability to influence and gain buy-in from various stakeholders.
Excellent organizational skills and attention to detail.
Excellent time management skills with a proven ability to meet deadlines.
Strong analytical and problem-solving skills.
Strong supervisory, coaching, and leadership skills.
Working Conditions
The position is governed by the Regulation Respecting Certain Conditions of Employment of Senior Staff of School Boards.
Salary Step 6: $ 78,600 to $ 104,797.
Annual vacation: 30 to 35 days.
Two (2) Personal days.
Special leave days.
Pension plan.
Group insurance program.
Employee assistance program.
Work-life balance (flexible hours).
Questions about this Career Opportunity
Please email Pascal Proulx pproulx@wqsb.qc.ca
How to Apply
Applications must be submitted through Apply To Education https://westernquebec.ca/resources/careers/
OR
By sending your cover letter, resume and any other pertinent documents to HR@wqsb.qc.ca
Deadline to Apply
August 6, 2024, 4:00 p.m.
Only those candidates chosen for interviews will be contacted.
Expected Start Date
August 26, 2024
We, the Western Quebec School Board, acknowledge that the lands upon which we live, learn, and work are the traditional unceded territory of the Algonquin Anishinaabe peoples. We thank them for sharing these lands and commit, as an organization, as educators and as individuals, to an ongoing relationship that recognizes and respects the lands, traditions, and culture of the Anishinaabe people.
The Western Quebec School Board is committed to building an educational community with the common purpose to realize the potential of all our students by cultivating a strong corps of support, professional, teaching, and administrative excellence. We, therefore, encourage applications from Indigenous people, as well as from other racialized people groups, persons living with a disability, people of religious faith, and gender minorities. As an organization, we strive to hire individuals who reflect the communities we serve, and who embody and practice a love of life-long learning, teamwork, and the highest professional ethics. Our efforts to achieve a diverse workforce that contributes to a culturally safe working environment include establishing proactive employment practices to address systemic barriers and removing obstacles to hiring and retaining qualified people.