Position Description

ÉCOLE SECONDAIRE HORIZON 

Directeur: Benjamin Matlin

Qualifications requises :

Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

ET

Avoir des connaissances de base en bureautique

ET

Être titulaire d’un document datant d’au plus trois (3) ans attestant la réussite :

1. Soit d’un cours de secourisme général d’une durée minimale de huit (8) heures;

Soit d’un cours d’appoint d’une durée minimale de six (6) heures visant la mise à jour des connaissances acquises dans le cadre du cours mentionné au paragraphe précédent.

Autres exigences :

• Bilinguisme (anglais et français)

• Excellente connaissance de Microsoft Office et connaissance des méthodes générales de secrétariat

  • Examens requis

• Connaissance de Google Docs/Sheets et des formulaires

• Connaissance des systèmes GPI, DOFIN et PAIE

• Connaissance de l’entrée des absences et suppléances dans le système de paie 

• Excellentes compétences en relations interpersonnelles, en organisation et en gestion du temps

• Attitude ouverte et accueillante

• Connaissance du fonctionnement quotidien d’une école

• Excellentes compétences en communication

• Capacité de travailler des heures supplémentaires le soir durant l’année scolaire (p. ex. soirée du programme, conférences pour parents)

• Connaissance du processus d’inscription des élèves 

• Capacité et disposition à intervenir positivement et à aider les élèves ayant divers besoins

Nature du travail:

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à voir, selon les instructions ou en collaboration, à la bonne marche administrative de l’école ou du centre, notamment en assumant la responsabilité et la coordination des travaux administratifs du secrétariat de l’école ou du centre d’éducation des adultes ou du centre de formation professionnelle.

Tâches quotidiennes/Dossiers:

• Assister le directeur dans le fonctionnement général de l'école : 
• Gestion de Scholago et remplacement des absences internes des enseignants
• Remplir les formulaires OER et HRTF nécessaires
• Saisie des contrats de service
• Aide à la coordination et à la planification d'événements tels que la cérémonie de remise des diplômes.
• Assurer le suivi des absences des enseignants
• Accueillir et traiter les parents et les membres de la communauté de manière accueillante et professionnelle.
• Préparer et tenir à jour des listes d'enseignants, d'aides à l'intégration, etc. disponibles pour des remplacements. 
• Responsable de tous les aspects de la paie
• Accueillir les enseignants stagiaires et les organiser
• Kit du nouvel employé
• Gérer et comprendre Mozaik et GPI
• Archivage et classement
• Gestion des dossiers du personnel et des formulaires d'urgence
• Saisir les demandes d'entretien
• Coordonner le personnel de bureau
• Responsable des factures et des paiements
• Responsable de toutes les finances et des dépôts bancaires, de l'émission des chèques, des relevés bancaires, de l'encaissement des frais de scolarité, des notes de frais
• Préparer les entretiens avec les parents et les enseignants
• Tous les rapports (incidents, accidents, événements mensuels)
• Création du calendrier scolaire

Return to Careers Listing