Position Description

Pourcentage de la tâche: 100%, regular full-time

LE POSTE

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à effectuer divers genres de travaux techniques reliés à la gestion des ressources humaines et financières, à l’élaboration et à la mise en application de normes et des travaux reliés aux opérations administratives. Dans son travail, elle peut assister du personnel professionnel et du personnel cadre.

LES RESPONSABILITÉS

• Collaborer à l’analyse des besoins en ressources matérielles, participer à l’élaboration de normes et contrôler leur application.
• Appliquer ou adapter des techniques de gestion à la réalisation d’activités administratives spécifiques et d’opérations courantes.
• Produire des rapports destinés aux organismes concernés et en assurer la transmission.
• Effectuer le suivi de la facturation et le classement des documents.
• Répondre au téléphone et assigner les appels aux départements appropriés.
• Assurer le suivi des travaux d’entretien régulier dans les différentes écoles, en soutien aux équipes des ressources matérielles.
• Soutenir l’équipe des ressources matérielles, effectuer les suivis des travaux auprès des sous-traitants, et utiliser le système de billets (tickets).
• Utiliser un ordinateur et divers logiciels nécessaires à l’exécution des tâches, effectuer des recherches sur Internet et, au besoin, assister le personnel pour l’utilisation de logiciels spécifiques.
• Initier des techniciennes ou techniciens moins expérimentés, le cas échéant, et coordonner le travail du personnel de soutien dans l’accomplissement de tâches liées à la réalisation des programmes d’opérations techniques sous sa responsabilité.
• Accomplir, au besoin, toute autre tâche connexe.

L’utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d’alléger le texte et n’a aucune intention discriminatoire.
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Percentage of work: 100%, regular full-time

THE POSITION

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing various technical tasks related to the management of human and financial resources, development and implementation of standards and activities related to administrative operations. As part of his or her duties, the employee may assist professionals and senior staff.

THE RESPONSIBILITIES

• Develops and adapts work methods and procedures and oversees their application in the context of the delivery of the current activities in certain sectors.
• Works with others on the analysis of needs in material resources, participates in developing standards and oversees their application. 
• Applies or adapts management techniques to the delivery of specific administrative activities and current operations. 
• Prepares reports intended for the organizations concerned and ensures the distribution.
• Ensures follow-up on invoices and filing of documents
• Answers phone and assign calls to the right department
• Supports the Buildings and equipment team in the follow-up of regular maintenance work for schools
• In collaboration with the Buildings and equipment team, ensures follow-up on work completed by the outsourcing partners and use a tracking system (tickets)
• Uses a computer and the various software needed to perform his or her duties or to conduct research on the Internet. May be required to assist staff with the software specific to their work.
• May be required to train less experienced technicians as well as coordinate the work of support staff in performing duties related to the implementation of programs involving technical operations for which he or she is responsible.
• Performs any other related duty.

The use of the masculine gender has been adopted in order to lighten the text and has no discriminatory intent.

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