Position Description

Department: Educational Services

Job percentage: 100%

Nature of the work

In addition to the duties defined in the class of employment of secretary, the principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing, in a relatively autonomous manner, secretarial duties of a complex nature for one or more persons.

Characteristic function

• Respond to information requests concerning the followup of files and meetings, policies, regulations or other subjects related to the duties performed and, if necessary, issue reminders; forward the pertinent documentation; handle the mail as well as find, gather and compile pertinent information; within the limits of their duties, prepare a draft response, forward it to the person concerned and ensure the follow-up; prepare a summary of complicated problems and issues before forwarding them to the person concerned.
• Greet visitors to their administrative unit, provide any information within their competence or refers them to the persons concerned; as instructed, keep the agenda of the person or persons for whom they work.
• Organize meetings, convene participants and prepares the necessary files; as instructed, draft a proposed agenda of the subjects received and, if necessary, attend meetings and prepare a draft of the minutes.
• Draft memorandums or bulletins from brief notes and works with others to set up a filing system; archives the documents in their sector according to the policy in effect.
• Use a computer and the various software required to perform their duties related to word processing, database entry, presentation software, spreadsheets and in-house programs; carries out research on the Internet and follows up on e-mail messages. May be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.
• May be required to train new executive secretaries and to coordinate the work of support staff.
• If need be, perform any other related duty.

Social Advantages

• Sick leave
• Insurance
• Paid holidays
• Life insurance
• Dental insurance
• Employee Assistance Program (EAP)
• Pension scheme
• Telework
• Holidays
• Free parking
• Continuing Education
• Recognition of years of service
• Social activities organized by the company
• Reimbursement of mileage

The use of the masculine gender has been adopted in order to lighten the text and has no discriminatory intent.
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Département: Services Éducatifs

Pourcentage de la tâche: 100%

Nature du travail

En plus des tâches définies à la classe d’emplois de secrétaire, le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à travailler en collaboration avec une ou plusieurs personnes en exerçant, de façon relativement autonome, des tâches de secrétariat de nature complexe.

Attributions caractéristiques

• Répondre aux demandes de renseignements sur le suivi des dossiers et des réunions, les politiques, la réglementation ou autres sujets reliés aux tâches effectuées et, au besoin, effectuer des rappels; transmettre la documentation pertinente; examiner le courrier, rechercher, recueillir et organiser les renseignements pertinents; dans les limites de la fonction, préparer un projet de réponse, l’acheminer à la personne concernée et en assurer le suivi; préparer la synthèse des problèmes et questions complexes avant de les transmettre à la personne concernée.
• Recevoir les personnes qui se présentent à l’unité administrative, fournir l’information relevant de la compétence ou les référer à la personne concernée; gérer, selon les instructions reçues, l’agenda de la ou des personnes pour qui le travail est effectué.
• Voir à l’organisation matérielle des réunions, convoquer les participants, préparer les dossiers nécessaires, rédiger, selon les instructions reçues, un projet d’ordre du jour en fonction des sujets recueillis et, au besoin, assister à ces réunions et rédiger un projet de compte rendu ou de procès-verbal.
• Rédiger, à partir d’indications sommaires, des notes de service ou des communiqués; participer à l’élaboration du système de classement; archiver les documents du secteur selon la politique en vigueur.
• Utiliser un ordinateur et les divers logiciels nécessaires à l’exécution des travaux tels que traitement de texte, bases de données, logiciel de présentation, tableurs et programmes maison; effectuer des recherches sur Internet; faire le suivi du courrier électronique. Peut être appelé à apporter une aide ponctuelle à des collègues pour l’utilisation de logiciels et programmes liés au travail commun.
• Peut être appelé à initier au travail les nouvelles personnes occupant un poste de secrétaire de gestion ainsi qu’à coordonner le travail du personnel de soutien.
• Au besoin, accomplir toute autre tâche connexe.

Avantages sociaux

• Congés de maladie
• Assurance
• Congés payés
• Assurance-vie
• Assurance dentaire
• Programme d’aide aux employés (PAE)
• Régime de retraite
• Télétravail
• Vacances
• Stationnement gratuit
• Formation continue
• Reconnaissance des années de service
• Activités sociales organisées par l’entreprise
• Remboursement du kilométrage

L’utilisation du genre masculin a été adoptée dans le but d’alléger le texte et n’a aucune intention discriminatoire.

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